山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院 王玫

商務(wù)英語(yǔ)函電是一種我們常見(jiàn)的商務(wù)交流手段。商務(wù)函電交流的過(guò)程就是一個(gè)發(fā)出者順利編碼和接受者順利解碼的過(guò)程，商務(wù)英語(yǔ)函電溝通的雙方在價(jià)值取向，思維習(xí)慣以及歷史文化環(huán)境的區(qū)別在部分情況下也會(huì)導(dǎo)致誤解的產(chǎn)生。商務(wù)函電運(yùn)作的過(guò)程是一個(gè)相互的動(dòng)態(tài)的，各方面相綜合的過(guò)程。所以說(shuō)，不斷地研究商務(wù)英語(yǔ)的特點(diǎn)及使用技巧，對(duì)商務(wù)函電的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行完善對(duì)于促進(jìn)自身綜合水平的提高，業(yè)務(wù)量的增大以及最終順利的實(shí)現(xiàn)合作都是十分重要的。如今商務(wù)英語(yǔ)函電還有許多方面的問(wèn)題需要進(jìn)行進(jìn)一步的研究，本文以商務(wù)英語(yǔ)的概念和特點(diǎn)為基礎(chǔ)，著重對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用進(jìn)行了探討。

1 商務(wù)英語(yǔ)函電概述

1.1 商務(wù)英語(yǔ)函電的概念

商務(wù)英語(yǔ)函電是指人們以對(duì)外貿(mào)易知識(shí)為理論基礎(chǔ)，以商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)為表現(xiàn)手段在進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的活動(dòng)中進(jìn)行書(shū)面溝通和交流的網(wǎng)絡(luò)信件等。如今商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)成為人們進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易或者經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)常用的方式之一，隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的普及，商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)不僅僅局限于紙質(zhì)信件，電子信件已經(jīng)成為商務(wù)英語(yǔ)函電的主要形式。商務(wù)英語(yǔ)函電主要涉及的商務(wù)內(nèi)容包括詢(xún)問(wèn)合作意向，進(jìn)行商務(wù)洽談，簽訂雙方合作意向書(shū)，產(chǎn)品或原料采購(gòu)，銷(xiāo)售合同，保險(xiǎn)，合同糾紛等多個(gè)方面。

1.2 商務(wù)英語(yǔ)函電的新特點(diǎn)

商務(wù)英語(yǔ)函電在國(guó)際商務(wù)交流所使用的頻率越來(lái)越高，已經(jīng)成為了商務(wù)交流活動(dòng)中最常用的交流工具之一，所以在新的市場(chǎng)形勢(shì)下充分認(rèn)識(shí)到商務(wù)英語(yǔ)函電的新特點(diǎn)對(duì)商務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展十分重要。

首先，地位顯著化。世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快和世界經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使我國(guó)企業(yè)參與世界競(jìng)爭(zhēng)與合作的成都也不斷地加深。商務(wù)合作進(jìn)行的雙方往往相隔萬(wàn)里，這一切都促進(jìn)了商務(wù)英語(yǔ)函電的產(chǎn)生和發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的今天市場(chǎng)信息也是瞬息萬(wàn)變，信息化的發(fā)展使得商務(wù)英語(yǔ)函電在經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)中更是不可或缺。現(xiàn)今商務(wù)英語(yǔ)函電在雙方合作意向的建立，合同的簽署，中間問(wèn)題的協(xié)商以及合作糾紛的解決方面都發(fā)揮著重要的作用。很多人將對(duì)外貿(mào)易稱(chēng)為“單據(jù)貿(mào)易”，雙方合作的整個(gè)過(guò)程都在很大程度上依賴(lài)于商務(wù)英語(yǔ)函電，特別是雙方由于時(shí)間和地域的關(guān)系常常難以進(jìn)行面對(duì)面的交流，因此商務(wù)英語(yǔ)函電就成為了最為重要的交易憑證。

其次，溝通方式信息化。伴隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)函電已經(jīng)難以滿(mǎn)足現(xiàn)今快捷社會(huì)的要求，紙質(zhì)信函的主導(dǎo)地位已經(jīng)失去，取而代之的是以電子郵件、傳真、MSN等方式進(jìn)行傳輸?shù)纳虅?wù)函電。其實(shí)歸根結(jié)底商務(wù)英語(yǔ)函電也是一種通過(guò)電子手段投遞的信函，本身的格式和表達(dá)方式都沒(méi)有較大的區(qū)別。在先進(jìn)的電子商務(wù)時(shí)代，進(jìn)出口貿(mào)易活動(dòng)者可以通過(guò)電函快速完成報(bào)價(jià)，簽協(xié)議，網(wǎng)上結(jié)賬等活動(dòng)，直接提高自身經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行的效率，更快速地把握市場(chǎng)信息。

再次，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔化。在經(jīng)濟(jì)節(jié)奏逐漸加快的今天，商務(wù)函電開(kāi)始省去客套的語(yǔ)句，在書(shū)寫(xiě)和表達(dá)中往往開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，更加簡(jiǎn)潔，使書(shū)寫(xiě)者和閱讀者都能快速地表達(dá)自身意圖和了解函電內(nèi)容。

最后，形式多樣化。由于商務(wù)英語(yǔ)函電設(shè)計(jì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)的方方面面，依據(jù)函電的用途可以將商務(wù)英語(yǔ)函電分為若干類(lèi)型，這就要求商務(wù)函電的書(shū)寫(xiě)者提升自身素質(zhì)，掌握不同函電的書(shū)寫(xiě)特點(diǎn)。此外，商務(wù)函電的發(fā)送形式包括電子郵件、MSN、傳真、快遞等多種形式，這也要求商務(wù)活動(dòng)進(jìn)行者能夠熟練掌握。

2 商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的功能與優(yōu)越性

2.1 商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的功能

與傳統(tǒng)的尋找合作伙伴所付出高額代價(jià)的形式不同，現(xiàn)今的企業(yè)可以運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)函電平臺(tái)向不特定的潛在顧客提供自身的信息和產(chǎn)品信息，進(jìn)而吸引顧客開(kāi)展合作。同時(shí)企業(yè)也可以主動(dòng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行篩選，從而確定合適的業(yè)務(wù)合作伙伴。此外，交易雙方能夠運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)函電進(jìn)行及時(shí)的洽談，或者通過(guò)網(wǎng)上的白板會(huì)議來(lái)進(jìn)行交流，為雙方提供了多樣的異地溝通方式。商務(wù)英語(yǔ)函電可以運(yùn)用郵件來(lái)交換訂購(gòu)信息，并在網(wǎng)上運(yùn)用銀行的服務(wù)直接完成網(wǎng)絡(luò)支付等，網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)也可以運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)函電來(lái)進(jìn)行，通過(guò)系統(tǒng)來(lái)發(fā)送訂購(gòu)單并運(yùn)用加密等手段保密，在安全的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交易的全套工作。另外，我們都知道對(duì)外貿(mào)易需要牽涉到多個(gè)政府部門(mén)，包括金融、海關(guān)、保險(xiǎn)、環(huán)保、稅收等等，在進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的過(guò)程中企業(yè)往往需要與多個(gè)政府部門(mén)或機(jī)構(gòu)進(jìn)行配合，這就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人員安排。商務(wù)英語(yǔ)函電的運(yùn)用可以直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)單證的辦理，在配合政府工作的同時(shí)也縮短了交易的過(guò)程和時(shí)間。

2.2 商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的的優(yōu)越性

商務(wù)英語(yǔ)函電的使用，將企業(yè)的活動(dòng)放置于虛擬的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，具有較大的優(yōu)越性：

(1)使雙方的溝通速度不斷提升，沖破了地域的壁壘，也使最大量的市場(chǎng)信息得到了快速的分享。為世界經(jīng)濟(jì)資源的分配提供了新的布局可能性。

(2)為企業(yè)節(jié)省下了巨大的交易成本。用數(shù)據(jù)的傳播替代了人員的直接會(huì)面，節(jié)約了通信費(fèi)和人員開(kāi)銷(xiāo)。

(3)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使客戶(hù)可以直接與廠商進(jìn)行溝通，通過(guò)電子郵件、傳真的發(fā)送就可進(jìn)行，更加便捷。

(4)提高了服務(wù)質(zhì)量，能以一種快捷方便的方式提供企業(yè)及其產(chǎn)品的信息及客戶(hù)所需的服務(wù)。

(5)商家能夠迅速的獲取市場(chǎng)信息并運(yùn)用于市場(chǎng)決策中，改善自身的產(chǎn)品和服務(wù)。消費(fèi)者與生產(chǎn)者之間直接的接觸也大大減少了交易中間環(huán)節(jié)，促使新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)模式產(chǎn)生。

(6)商務(wù)英語(yǔ)函電的運(yùn)用也直接提升了企業(yè)的外在形象，商務(wù)英語(yǔ)的應(yīng)用也顯示出了企業(yè)優(yōu)秀的文化儲(chǔ)備和對(duì)外交流經(jīng)驗(yàn)。

3 商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用

新時(shí)期的商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中開(kāi)始顯示出自身的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮更加重要的作用。具體體現(xiàn)在：

3.1 直接降低貿(mào)易成本

對(duì)外貿(mào)易的處理費(fèi)用相對(duì)較高，這也是部分國(guó)內(nèi)企業(yè)不開(kāi)展國(guó)際貿(mào)易的原因。據(jù)統(tǒng)計(jì)，運(yùn)用電子商務(wù)函電進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易在大大縮短中間時(shí)間的前提下還可以省去85%左右的處理費(fèi)用，加快了企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)，在開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)的基礎(chǔ)上節(jié)省企業(yè)成本投入。

商務(wù)英語(yǔ)函電對(duì)企業(yè)成本的節(jié)省作用還表現(xiàn)在對(duì)中間環(huán)節(jié)的削減。進(jìn)行貿(mào)易合作的雙方運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)函電進(jìn)行直接的交流，傳統(tǒng)的對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中雙方要進(jìn)行合作往往需要的過(guò)程比較復(fù)雜，存在多層中間商，中間商的經(jīng)手使貨物的價(jià)格會(huì)產(chǎn)生5倍左右的提升。通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)函電，參加交易活動(dòng)的雙方直接將自己的意向和定位的價(jià)格通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行送達(dá)，這就減去了中間環(huán)節(jié)，使進(jìn)出口貿(mào)易的雙方直接受惠。

3.2 顯著提高交易效率

商務(wù)英語(yǔ)函電中，交易雙方可選用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子格式的合同、提單、發(fā)票和信用證等，這些標(biāo)準(zhǔn)的電子單據(jù)可以在瞬間實(shí)現(xiàn)接收和發(fā)送，在提高工作效率，不致于錯(cuò)失商機(jī)的同時(shí)也可以避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同憑證等常出現(xiàn)的書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤等問(wèn)題，這也使雙方審查合同或者憑證的過(guò)程更加的簡(jiǎn)便，直接提升了雙方工作的效率。

在通過(guò)傳統(tǒng)方式進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的過(guò)程中，交易雙方從進(jìn)行合作意向的洽談開(kāi)始就必須派出人員參加，雙方必須直接面對(duì)面地交流，在后續(xù)的簽訂合同，合同履行，糾紛產(chǎn)生時(shí)更是難以避免的進(jìn)行當(dāng)面的協(xié)商，這些在花費(fèi)大量人力財(cái)力資源的基礎(chǔ)上也由于曠日持久而難以根據(jù)市場(chǎng)信息的變化對(duì)合作的細(xì)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)函電進(jìn)行網(wǎng)上直接溝通，雙方就如同站在一個(gè)無(wú)國(guó)籍無(wú)地域無(wú)時(shí)間限制的平臺(tái)上進(jìn)行洽談，在保證效率節(jié)省人力財(cái)力的基礎(chǔ)上能夠快速結(jié)合市場(chǎng)需求進(jìn)行協(xié)商和調(diào)整，運(yùn)用最便利的手段實(shí)現(xiàn)最大的市場(chǎng)效益。

3.3 提升顧客滿(mǎn)意度

由于地域等方面的限制，進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)的企業(yè)都難以逃過(guò)時(shí)差的影響。這就很難協(xié)調(diào)雙方的談判安排，在傳統(tǒng)的情況下很少有外貿(mào)企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)全天的客戶(hù)服務(wù)，全天候的人員安排對(duì)企業(yè)各方面的消耗都是十分巨大的。運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)函電就可以輕松解決難題，世界各地的客戶(hù)都可以在任何時(shí)間從互聯(lián)網(wǎng)上得到企業(yè)的相關(guān)信息，如果存在疑問(wèn)就可以直接給企業(yè)留言或者發(fā)送郵件傳真等來(lái)聯(lián)系合作意向。企業(yè)只要及時(shí)對(duì)各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行處理就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的良好服務(wù)。這對(duì)企業(yè)把握最大量的合作機(jī)會(huì)，提高合作的可能性十分有利。

3.4 增大合作機(jī)遇

網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)沒(méi)有地域、國(guó)界和宗教信仰限制的世界性平臺(tái)，這一切都有助于對(duì)貿(mào)易壁壘的削減和對(duì)各種進(jìn)出口限制因素的抵制?，F(xiàn)今發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)開(kāi)始提倡在全球范圍內(nèi)對(duì)通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)函電進(jìn)行協(xié)商進(jìn)行的進(jìn)出口貿(mào)易合作實(shí)現(xiàn)免關(guān)稅待遇。這就是一個(gè)很好的開(kāi)始，它在提升了商務(wù)英語(yǔ)函電運(yùn)用量的同時(shí)也促進(jìn)了商務(wù)英語(yǔ)函電在全球范圍內(nèi)的推廣和使用。這也大大促進(jìn)了信息化世界的發(fā)展和世界經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程。

3.5 減少企業(yè)的實(shí)體投入

通常我們開(kāi)展對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)都要求企業(yè)具備相應(yīng)的設(shè)施作為基礎(chǔ)，包括辦公地點(diǎn)、產(chǎn)品展示廳、倉(cāng)庫(kù)、實(shí)體店等，這些也是企業(yè)文化和企業(yè)實(shí)力的外在表現(xiàn)。這些都需要企業(yè)投入大量的資金進(jìn)行建設(shè)，而且這些都被認(rèn)為是進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的必要準(zhǔn)備。

運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)開(kāi)展對(duì)外貿(mào)易在很大程度上降低了企業(yè)的實(shí)體投入，企業(yè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳開(kāi)展對(duì)外貿(mào)易，提供企業(yè)咨詢(xún)服務(wù)。如果在線交易率很高的情況下實(shí)體店的投入就可以相應(yīng)減少，在線的預(yù)訂率較高的話，企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)投入也可以有所降低。這樣企業(yè)就可以把較多的利益讓與客戶(hù)。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的過(guò)程中一定要重視商務(wù)英語(yǔ)函電的作用。商務(wù)英語(yǔ)函電不僅僅改善了外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也帶來(lái)了企業(yè)市場(chǎng)的開(kāi)拓，客戶(hù)源的增多，顧客滿(mǎn)意程度的提升以及自身對(duì)外貿(mào)易合作的實(shí)現(xiàn)。我們應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮商務(wù)英語(yǔ)函電的作用，這有這樣，我們才能真正實(shí)現(xiàn)在雙方互利的基礎(chǔ)上進(jìn)行貿(mào)易合作，在樹(shù)立企業(yè)良好的對(duì)外貿(mào)易形象的基礎(chǔ)上促進(jìn)企業(yè)雙方信息的快速溝通與交換，互惠共贏。

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