黑龍江 李家文

學(xué)校檔案管理工作初探

黑龍江 李家文

檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，針對(duì)現(xiàn)如今中職學(xué)校檔案管理工作中存在問(wèn)題，本文進(jìn)行了探討，以期提高學(xué)校檔案工作的水平。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及成因

1.重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識(shí)，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，表現(xiàn)為對(duì)檔案工作不理不問(wèn)，或?qū)訌?qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集檔案證據(jù)不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

2.檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低。檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中職學(xué)校無(wú)專職檔案管理人員，有的是臨時(shí)配備的。因此，既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員實(shí)在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)。檔案管理人員對(duì)分類、歸檔、整理、保管、利用等知識(shí)未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規(guī)范化。以上問(wèn)題的存在，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。

3.檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質(zhì)的低下，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識(shí)淡薄，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理。

目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等職業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

4.檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。目前，檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄人、有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。這些問(wèn)題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。

二、加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢(shì)下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強(qiáng)人員配備，搞好檔案設(shè)施建設(shè)。為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防設(shè)施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。

3.加強(qiáng)檔案化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。檔案化建設(shè)是社會(huì)化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，處理、傳遞檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

4.加強(qiáng)檔案整理和研究。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦好、辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

（作者單位：哈爾濱市商業(yè)學(xué)校）

（編輯 呂智飛）