高紅梅 煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處學(xué)籍檔案管理科，山東 煙臺 264006

淺議高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

高紅梅 煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處學(xué)籍檔案管理科，山東 煙臺 264006

學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理的一個重要組成部分,高校學(xué)籍檔案管理人員作為學(xué)籍檔案管理工作的主體和執(zhí)行者，素質(zhì)的高低直接影響到學(xué)籍檔案管理能否正常進(jìn)行。新時期實(shí)行高校學(xué)籍電子注冊制度后將學(xué)籍檔案管理與計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，對學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)提出了新要求。要適應(yīng)新形勢，強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理，必須提高高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

學(xué)籍檔案；管理人員；素質(zhì)

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程學(xué)習(xí)成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映，是作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)，是高校檔案管理的重要組成部分。高校學(xué)籍檔案管理人員作為學(xué)籍檔案管理工作的主體和執(zhí)行者，素質(zhì)和管理能力的高低、工作效率的快慢、工作質(zhì)量的好壞等都直接影響到學(xué)籍檔案管理能否正常進(jìn)行。因此，在以高等教育大眾化、新的頒布與實(shí)施以及信息數(shù)字化為標(biāo)志，高校的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)入一個嶄新時期的今天，只有提高高校學(xué)籍檔案管理人員的管理理念、素質(zhì)和管理水平，才能強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理。

1 提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的前提是不斷學(xué)習(xí)

1.1 學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和有關(guān)的政策法規(guī), 增強(qiáng)檔案意識, 真正從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。有了良好的檔案意識, 才能在具體的學(xué)籍檔案管理工作中對其資料數(shù)據(jù)做出敏捷地反應(yīng),并及時地加以收集、整理、保管。有了熟悉條文、理解實(shí)質(zhì)為基本要求的學(xué)籍檔案管理，才能對學(xué)籍政策不理解、學(xué)籍手續(xù)辦理不明白等問題的詢問按照國家有關(guān)政策法規(guī),詳細(xì)而準(zhǔn)確地告知。所以，只有不斷學(xué)習(xí)、不斷汲取，才能更新理念、更新手段；才知道“該做什么、該怎樣做”，避免了在工作中的盲目性。

1.2 學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展要求學(xué)籍檔案管理人員必須通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺，通過采集在校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息,實(shí)現(xiàn)從新生入學(xué)注冊、學(xué)籍變動、獎勵處分、畢業(yè)審核、證書發(fā)放等方面的網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，管理理念、手段的更新，需要高校要有計劃地對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行學(xué)籍檔案管理專業(yè)知識、系統(tǒng)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，盡量創(chuàng)造機(jī)會讓他們參加更多的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)；組織他們多參加學(xué)術(shù)經(jīng)驗交流，定期到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，開闊眼界，取長補(bǔ)短，有利于學(xué)籍檔案管理“復(fù)合型”人才素質(zhì)的培養(yǎng)。

2 學(xué)籍檔案管理人員通過“嚴(yán)、早、細(xì)、準(zhǔn)”，實(shí)現(xiàn)更新管理理念及管理手段

2.1 遵守一個“嚴(yán)”字

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理電子注冊手續(xù)。高等學(xué)籍檔案管理工作具有很強(qiáng)的政策性、規(guī)范性，要加強(qiáng)“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”的宣傳，不論是學(xué)生學(xué)籍的取得、畢業(yè)證的取得，還是學(xué)籍的異動、喪失，學(xué)籍檔案管理人員要以教育部下發(fā)的《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》、《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》和《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》及《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等為依據(jù)，嚴(yán)格進(jìn)行新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊與學(xué)歷證書電子注冊等管理，杜絕違規(guī)操作。

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理證明手續(xù)。從學(xué)籍檔案管理部門出具的證明都代表了學(xué)校，具有相應(yīng)的效力，學(xué)籍檔案管理人員要有較強(qiáng)的法律意識，具備過硬的思想政治素質(zhì)，做到依法治檔，維護(hù)檔案安全；要有良好的服務(wù)意識，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。在出具相應(yīng)證明時，一定要謹(jǐn)慎，嚴(yán)格核查，規(guī)范處理，確保真實(shí)可信，既維護(hù)學(xué)生的利益，也維護(hù)學(xué)校的利益。

嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理檔案查詢手續(xù)。長期以來,學(xué)籍檔案管理查詢手續(xù)制度是由各高校根據(jù)相關(guān)法規(guī)制定執(zhí)行的,近幾年出現(xiàn)了直接查詢、委托他人辦理或電話、傳真、電子郵件等多種途徑的查檔方式,為維護(hù)學(xué)籍檔案管理的嚴(yán)肅性,確保個人隱私,我們依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國國家教育委員會令(第六號令)》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本院實(shí)際及工作要求制定有關(guān)的利用規(guī)定，明確查檔手續(xù)。

2.2 做到一個“早”字

對于每年一些有規(guī)律地常規(guī)性工作，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該知道“什么時間該做什么”，不要等到通知來了，再倉促進(jìn)行，容易忙中出錯，要做到早著手、早準(zhǔn)備、爭取主動。我院每年畢業(yè)生部分工作需在學(xué)生畢業(yè)考試離校前進(jìn)行，如：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表按慣例應(yīng)在畢業(yè)生離校實(shí)習(xí)后正式畢業(yè)前填寫，可因為部分學(xué)生實(shí)習(xí)單位偏遠(yuǎn)、出差等諸多不利因素造成了學(xué)生不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成畢業(yè)生登記表填寫，影響了歸檔。針對這一實(shí)際情況，我們做到在學(xué)生離校實(shí)習(xí)前及早發(fā)放，并及時回收、審核、蓋章、歸檔，保證了畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。在每年畢業(yè)生圖像信息采集工作的同時，發(fā)放統(tǒng)一畢業(yè)生信息確認(rèn)表，由學(xué)生本人核對相關(guān)信息，確認(rèn)后簽字。畢業(yè)生信息確認(rèn)表的提前發(fā)放核對，有利于做好畢業(yè)生信息表的匯總反饋，根據(jù)出現(xiàn)問題的學(xué)生信息提早準(zhǔn)備相關(guān)材料并予以及時解決，確保了畢業(yè)審核的報盤工作。

2.3 把握一個“細(xì)”字

學(xué)籍檔案管理人員對紙質(zhì)和電子檔案管理保護(hù)工作的影響在具體的工作中,甚至可以說將直接決定檔案管理的好壞。有很多學(xué)籍檔案管理人員因缺乏良好的檔案意識和態(tài)度,疏于對檔案的保管,最終造成了不可挽回的后果。所以為了避免類似情況的發(fā)生,需要樹立正確的工作理念,明白檔案保管工作的重要性，在工作時培養(yǎng)耐心細(xì)心的工作習(xí)慣；需要充分了解電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同特點(diǎn)，根據(jù)載體壽命、環(huán)境、備份、利用等方面要求的不同，細(xì)致地加以區(qū)別對待；需要嚴(yán)格歸檔時間和方式，定期檢查檔案的完好性,在發(fā)現(xiàn)問題時及時解決或者上報有關(guān)部門解決處理，這樣才能做好檔案管理與保護(hù)的工作。

隨著“以人為本”理念在學(xué)籍檔案管理中的貫徹,學(xué)籍變動的條件呈現(xiàn)了寬松趨勢,學(xué)籍的變動也變得具體、細(xì)致而又繁瑣。高校學(xué)籍檔案管理人員需要運(yùn)用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺對新生學(xué)籍電子注冊、在校生學(xué)籍學(xué)年電子注冊管理、畢業(yè)生電子圖像管理、畢業(yè)信息審核等進(jìn)行全方面、科學(xué)化的學(xué)籍學(xué)歷管理工作，這進(jìn)一步要求學(xué)籍檔案管理人員要細(xì)致、一絲不茍地對待電子注冊數(shù)據(jù)，不能有絲毫的差錯和疏漏。如果因一個小小的疏忽造成學(xué)生注冊信息錯誤或漏失，將會影響學(xué)生的學(xué)籍電子注冊與學(xué)歷電子注冊，影響學(xué)籍檔案管理的進(jìn)與出，給學(xué)生的切身利益帶來無法彌補(bǔ)的損失。

2.4 力求一個“準(zhǔn)”字

隨著高等教育的改革發(fā)展，加強(qiáng)和完善高校的學(xué)籍檔案管理也是高校的頭等大事。在實(shí)行學(xué)籍電子注冊制度以前，學(xué)籍檔案管理工作大部分是以手工操作進(jìn)行，如：在校生學(xué)籍檔案管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證書的填寫以及各類數(shù)據(jù)的上報等，材料繁多、數(shù)據(jù)混亂而導(dǎo)致工作量大、管理難度大，出錯率高，同時也耗費(fèi)了大量的精力、時間。實(shí)行電子注冊制度后，學(xué)籍檔案管理要求各部分、各時期的工作必須毫無差錯，促進(jìn)了規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母咝W(xué)籍檔案管理工作。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理方法的運(yùn)用代替了原來許多需要手工操作的數(shù)據(jù)收集、整理、分析、統(tǒng)計工作，減輕了工作負(fù)擔(dān)，減少了不必要的差錯，大大提高了工作效率，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

由于電子注冊數(shù)據(jù)不只是對學(xué)生數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，它的每個數(shù)據(jù)都必須與學(xué)生的身份信息相吻合，否則畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷將得不到社會的承認(rèn)，會出現(xiàn)影響到就業(yè)、深造等一系列問題。所以，本院抓好對入學(xué)新生嚴(yán)格身份復(fù)查，信息核對，確保了新生信息的準(zhǔn)確可靠，新生學(xué)籍電子注冊的準(zhǔn)確無誤，從源頭上保證了學(xué)歷證書電子注冊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及學(xué)歷證書電子注冊的順利進(jìn)行，切實(shí)維護(hù)了學(xué)生的合法權(quán)益。

綜上所述，實(shí)行高校學(xué)籍電子注冊制度后，將學(xué)籍檔案管理與計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，為高校學(xué)籍檔案管理工作開辟了新的途徑，提供了新的管理手段。隨著制度及技術(shù)上的逐步完善，學(xué)籍檔案管理工作所體現(xiàn)的重要性也就越來越明顯。因此，學(xué)籍檔案管理人員有必要對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行重新審視, 掌握學(xué)籍檔案工作的開展規(guī)律, 以服務(wù)為宗旨,以創(chuàng)新為主題,學(xué)會研究，積極探索適應(yīng)社會發(fā)展的學(xué)籍檔案管理之路，使學(xué)籍檔案管理真正做到規(guī)范化、科學(xué)化；有必要樹立科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理意識, 增強(qiáng)管理育人意識，不斷更新管理理念,更新管理手段,充分發(fā)揮其對教育教學(xué)的服務(wù)作用和政策導(dǎo)向作用，使學(xué)籍檔案管理工作呈現(xiàn)出一種全新的管理模式。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.06.065

高紅梅（1969-），女，山東煙臺人，本科，館員，研究方向為學(xué)籍檔案管理。