李成林

(重慶望江工業(yè)有限公司，重慶 400071)

OA(office automation)，廣義講，對于提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)，包括打印機、復印機以及辦公軟件都可以成為OA 系統(tǒng)。本文研究的OA 系統(tǒng)中主要是指利用電腦進行全自動的辦公，處理組織內(nèi)部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

IM(instant messaging)，是即時通訊、實時傳訊軟件，如騰訊的QQ、微軟的MSN 等。本文研究的IM 軟件不同于QQ，不是面向公眾的，而是面向企業(yè)集團內(nèi)部，主要提供企業(yè)內(nèi)部辦公溝通、對外商務溝通的服務。其目的是給員工提供更方便的溝通方式，增強團隊的信息共享和溝通能力，提高工作效率，減少企業(yè)內(nèi)部通訊費用和出差頻次等從而為企業(yè)節(jié)省開支，同時也能創(chuàng)造一種新型的企業(yè)溝通文化。IM 在企業(yè)內(nèi)部進行架構(gòu)，集成OA 的系統(tǒng)賬號及企業(yè)客戶的賬號和密碼。

1 OA 和IM 系統(tǒng)的發(fā)展和特點

1)OA 系統(tǒng)

我國OA 系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于歷史和文化的影響，政府對企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)集團在進行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的上級部門請示匯報。特別是國有大型企業(yè)集團也沿用行政的管理方式，應用紅頭文件就比較普遍。因此OA 系統(tǒng)的基本特點是以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，主要就是辦公文件處理［1］。

辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了5 個階段:從PC 機加上個人辦公軟件實現(xiàn)的文字處理是第1 個階段，這個階段大概在20世紀80 年代到90 年代初，大家主要是實現(xiàn)文字處理，就是單機的辦公自動化;第2 個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應該在90 年代;第3 個階段，即在21 世紀初期，這個階段的特點是以群件技術(shù)為基礎、以協(xié)同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第4 個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA 系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶(互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站)，與組織內(nèi)各個業(yè)務系統(tǒng)進行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。第5 個階段，也就是移動化階段。隨著3G 移動網(wǎng)絡的發(fā)展，OA 進入了移動化階段。移動OA 使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA，同時也引入了基于GPS 的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動審批等移動功能，把OA 應用推向了新的高度［2-3］。

目前，OA 作的所有工作除了將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡上，開始利用計算機技術(shù)的一些先進特點，在系統(tǒng)開發(fā)與管理理念和方法結(jié)合方面也開始進行探索，如任務管理方面，OA 軟件也開始逐漸適用集團化管理和矩陣式管理［4］。但OA 系統(tǒng)的處理的信息范圍實在過于有限，也難以取代和替換專業(yè)的信息系統(tǒng)，這也是下一步數(shù)據(jù)整合和展示功能方面需要走出一條新路。

2)IM 系統(tǒng)

最早的即時通訊軟體是以色列的ICQ，騰訊公司推出的騰訊QQ 也迅速成為我國最大的即時消息軟件。目前在互聯(lián)網(wǎng)上比較流行的即時通訊服務除ICQ、QQ 和MSN 外，還有很多，大致可以分為個人即時通訊、商務即時通訊、企業(yè)即時通訊、行業(yè)即時通訊、網(wǎng)頁即時通訊等典型類型。

隨著應用的深入企業(yè)即時通訊需求將會進一步提高，中國大中型企業(yè)為降低企業(yè)通訊運營成本，提高業(yè)務效率，已經(jīng)更多的關(guān)注企業(yè)即時通訊市場，全國500 強企業(yè)中有80%允許即時通訊軟件成為繼電話、郵件后的又一溝通方式，部分企業(yè)采購了專業(yè)的企業(yè)級即時通訊解決方案，企業(yè)已經(jīng)成為即時通訊工具的重要載體。

2 IM 和OA 系統(tǒng)集成的目的

2.1 OA 系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營管理方面發(fā)揮的作用

1)了解組織結(jié)構(gòu)和人員組成

通過信息系統(tǒng)的使用，讓集團企業(yè)各級部門和人員了解自己在整個集團所在的組織機構(gòu)情況和其他員工情況，加強企業(yè)人員的交流和了解，有利于集團的整合和企業(yè)文化的形成。

2)建立企業(yè)電子人員通訊錄

一般企業(yè)都要定期整理一份員工通訊錄作為企業(yè)工作聯(lián)系使用，通過OA 系統(tǒng)的通訊錄功能，建立集團企業(yè)的電子通訊錄，取代紙質(zhì)通訊錄。

3)管理制度落地為規(guī)范流程

通過流程管理，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生下發(fā)的的各項管理制度進行落實，通過信息化系統(tǒng)，把紙質(zhì)描述的制度變成一個個具體可以執(zhí)行的規(guī)范流程。一方面每一位員工能根據(jù)授權(quán)方面查詢集團企業(yè)內(nèi)部所有下發(fā)的制度和文件;另一方面又通過流程管理，人每一位員工正確規(guī)范按制度和管理要求去一步步走流程。

通過流程圖形化的界面，用戶還可以隨時查詢流程的事務辦理情況，了解上下流程參與人和執(zhí)行人的情況。

通過規(guī)范標準化流程，可有效進行工作管理，明確了各自職責，杜絕工作推諉和職權(quán)濫用現(xiàn)象，加強過程監(jiān)控與督辦，提高了整體工作效率。

通過規(guī)范標準化流程，實現(xiàn)跨單位和跨部門多崗位的協(xié)同工作，開創(chuàng)全天候非接觸辦公服務模式，實現(xiàn)“零距離”服務。電子化的單據(jù)管理，也大大方便了查詢和利用。通過規(guī)范標準化流程，促進流程優(yōu)化，強化團隊協(xié)作，加強工作管理，提高服務質(zhì)量，改進管理方式和管理手段，增加員工對行政部門的工作滿意度。

4)為集團各級單位提供內(nèi)容展示

常見的是通知公告、圖片新聞、文字新聞等功能模塊，為集團企業(yè)。一方面為企業(yè)提供簡單、實用的信息發(fā)布平臺，將企業(yè)新聞、公告、信息資料、學習資料發(fā)布在OA 系統(tǒng)和平臺上面。二是為員工提供自由投搞、評論評級的功能，員工可以自由投稿、對新聞信息資料發(fā)表評論、對學習資料發(fā)表學習心得。

5)員工個人日常辦公事務處理

常見功能模塊為電子郵件、日程管理、文檔傳閱等。其中電子郵件是基于Web 的郵件客戶端，是實現(xiàn)協(xié)作溝通的重要工具。對企業(yè)和個人電子郵件的集中管理來提高溝通的效率，主要的功能包括郵件的收發(fā)、POP3 郵件的收取、文件夾的管理、郵件過濾、郵件搜索、集成通訊錄等功能。其中日程管理為個人及團隊的日程的安排和提醒功能。

6)公文收發(fā)、電子印章事務處理

通過OA 公文收發(fā)，減少集團成員企業(yè)間紙質(zhì)文件的印發(fā)數(shù)量和郵寄數(shù)量，保證各成員企業(yè)公文快速高效的傳遞，同時減少公文傳遞中出現(xiàn)的大量費用和人力。主要具有起草、修改、編排、打印、編號發(fā)文、簽收、來文登記、傳閱、批示、交換、文件檢索等功能。同時在公文中，必須通過安全電子印章實現(xiàn)對公文正文或附件進行修改權(quán)限控制，并借助電子印章的可追溯、防抵賴特性保證了電子公文的安全。

2.2 傳統(tǒng)OA 系統(tǒng)存在的不足

目前國內(nèi)OA 系統(tǒng)的功能已經(jīng)做得比較全面，甚至有的系統(tǒng)功能過于復雜，從某種意義上說OA 系統(tǒng)是集團企業(yè)中運用范圍最廣，使用人員最多，但傳統(tǒng)OA 也存在不足:

1)缺乏大容量文件的實時傳遞:由于OA 系統(tǒng)使用人員多，一個大型企業(yè)集團往往幾千人到幾萬人，考慮到服務器和數(shù)據(jù)資源占用的因素，一般不考慮在OA 系統(tǒng)中傳送大容量的附件和文件，原則上附件不允許超過50M。

2)局限于局域網(wǎng)或通過專線連:OA 系統(tǒng)一般局限于局域網(wǎng)或通過專線連接的網(wǎng)絡中使用，通常采用移動智能平臺通常無法直接進入OA 系統(tǒng)。

3)無法感知其他用戶實時在線:使用傳統(tǒng)OA 的用戶無法實時感知其他的用戶是否正在使用系統(tǒng)在電腦旁，一般通過OA 系統(tǒng)的待辦事宜進行提醒處理相關(guān)事務。

4)無法進行遠程終端進行協(xié)助:在跨集團的信息系統(tǒng)運行中，管理人員或維護人員有時需要對OA 系統(tǒng)進行協(xié)助，而OA 系統(tǒng)無法做到。

2.3 IM 系統(tǒng)在OA 系統(tǒng)中發(fā)揮的重要補充作用

鑒于OA 系統(tǒng)的不足，特別是當系統(tǒng)中要進行比較復雜的流程時，肯定會有很多的事務需要處理，需要及時提醒流程相關(guān)人員立即進入OA 系統(tǒng)去處理事務。而在及時溝通通訊方面就是IM 系統(tǒng)的專長，因此幾年來在OA 系統(tǒng)中對IM 進行融合便成為大的趨勢，雖然有的IM 系統(tǒng)逐步擴展OA 功能，但總體來說還是在原有OA 的基礎上整合進行IM的功能，彌補OA 的短板。IM 與OA 系統(tǒng)整合后，OA 系統(tǒng)擁有即時溝通、團隊協(xié)作、資源與信息實時共享等功能，避免多個系統(tǒng)間切換、重復輸入密碼。同時實現(xiàn)了組織機構(gòu)和人員信息同步、基于事件驅(qū)動的業(yè)務處理全程消息提醒和回調(diào)等諸多新功能，全面增強了系統(tǒng)業(yè)務處理的實時性，方便了公司內(nèi)部的管理和人員使用。

1)OA 通過與IM 的結(jié)合，使組織機構(gòu)和人員信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，提高單位內(nèi)部協(xié)同辦公的效率;在兩個系統(tǒng)未進行整合前，部分集團企業(yè)員工通過互聯(lián)網(wǎng)使用QQ 和飛秋等系統(tǒng)來進行實時信息的傳遞，用員工自己維護和建立的各種用戶群，無法做到組織架構(gòu)和人員數(shù)據(jù)統(tǒng)一，信息也無序和紊亂。

2)OA 通過與IM 的結(jié)合，使OA 溝通實時化得以實現(xiàn)，增強OA 系統(tǒng)處理的即時性，在有事務變化時通知相關(guān)人員，讓相關(guān)人員在第一時間內(nèi)能了解這個信息是非常有用的，可以加快OA 系統(tǒng)中的流程和任務處理的速度。

3)遠程文字、語音和甚至是視頻方式的面對面的網(wǎng)絡協(xié)助溝通，降低溝通運營成本，給員工提供更方便的溝通方式，增強團隊的信息共享和溝通能力，提高工作效率，減少企業(yè)內(nèi)部通訊費用和出差頻次等從而為企業(yè)節(jié)省開支，同時也能創(chuàng)造一種新型的企業(yè)溝通文化。

4)在OA 系統(tǒng)中的每個選人樹的地方，對用戶的狀態(tài)進行實時感知，知道對方現(xiàn)在辦公所屬的狀態(tài)，可以加快溝通和辦事進程;同時可以通過“個性簽名”中留下自己相關(guān)信息，如“20 -30 日在外出差”、“在開會”等等。

5)可以根據(jù)自己工作的需要，建立自己的群組，通過廣播群發(fā)，快速有效傳遞知識。可以召開集團企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡會議。

6)遠程協(xié)助。通過終端電腦遠程協(xié)助，在產(chǎn)業(yè)專網(wǎng)內(nèi)及時進行終端維護和計算機幫助，減少IT 人員維護工作量。

3 IM 和OA 系統(tǒng)集成的方式

3.1 集成的特點

1)獨立運行:IM 軟件是客戶端軟件，在不進入OA 系統(tǒng)時候可以最小化，不占用計算機的顯示版面，同時實現(xiàn)及時的消息提醒。可以充分使用IM 軟件的聊天功能、語音通訊、文件傳輸、會議等功能。IM 軟件中實現(xiàn)對OA 系統(tǒng)的待辦任務和相關(guān)信息的提醒。

2)賬號同步:OA 通過“數(shù)據(jù)同步”功能，將OA 系統(tǒng)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和用戶賬號同步到IM 的數(shù)據(jù)庫中，使得IM 系統(tǒng)不用再錄入基礎數(shù)據(jù)。對于擁有龐大的用戶數(shù)的大的集團單位來說，可以節(jié)省了大量基礎數(shù)據(jù)的錄入工作量。

3)信息提醒:用戶安裝了IM 客戶端后，在啟動提醒服務后，系統(tǒng)自動把OA 系統(tǒng)用戶的待批文件、新任務、新郵件等信息傳到IM 客戶端，提醒OA 用戶及時處理。

4)單點登錄:IM 和OA 系統(tǒng)使用統(tǒng)一的賬號管理，管理一般以在OA 端，在登錄OA 系統(tǒng)的同時，自動登錄IM 系統(tǒng)。同時登錄IM 后可以直接點擊IM 界面的鏈接不用輸入用戶名和密碼直接進入OA 系統(tǒng)，實現(xiàn)自動登錄OA。

5)在線感知:在OA 中用戶名稱后面可以通過IM 感知用戶是否在線。

6)即時傳輸:對于大容量和文件可以特別是超過100M級別大文件進行即時傳輸和離線發(fā)送，彌補OA 系統(tǒng)中對于大容量文件傳遞的限制，減少OA 系統(tǒng)的資源占用IM 和OA系統(tǒng)集成的安全設計。

7)遠程協(xié)助:終端電腦遠程協(xié)助，在產(chǎn)業(yè)專網(wǎng)內(nèi)及時進行終端維護和計算機幫助，減少IT 人員維護工作量。

8)即時回執(zhí):為了加強系統(tǒng)及時溝通的效果，在溝通的同時可以加入回執(zhí)的功能，確認事務的有效處理。

3.2 IM 和OA 系統(tǒng)集成要求

3.2.1 在OA 系統(tǒng)上實現(xiàn)

1)用戶感知:通過對OA 系統(tǒng)進行二次開發(fā)，在OA 系統(tǒng)中所有涉及到選人的地方，增加用戶感知，知道用戶是否上線，是否在工作的崗位上。

2)單點登錄IM:在登錄OA 的同時，自動打開和登錄IM系統(tǒng)而不需要輸入用戶名和密碼。

3.2.2 在IM 系統(tǒng)上實現(xiàn)

1)單點登錄OA:在登錄IM 的同時，自動打開和登錄OA 系統(tǒng)而不需要輸入用戶名和密碼直接調(diào)用OA 功能。

2)當OA 中有新的文件、公告、新聞立即在IM 上進行提醒或彈出相關(guān)信息(根據(jù)權(quán)限設定)。

3.2.3 單點登錄解決方案

單點登錄整合是系統(tǒng)整合中最常見的整合需求，實現(xiàn)雙向單點登錄后，用戶登陸OA 門戶可直接使用IM 客戶端，無需再次登陸。同時使用原OA 用戶賬號和密碼登陸IM 系統(tǒng)，可直接使用EAS 集成功能，無需再次登陸OA。

單點登錄的實現(xiàn)有以下3 種常用方式:①基于LDAP 的統(tǒng)一用戶管理及單點登錄;②基于用戶對應關(guān)系表的單點登錄;③基于系統(tǒng)接口實現(xiàn)單點登錄。

4 結(jié)束語

OA 系統(tǒng)和IM 系統(tǒng)的集成和融合已經(jīng)越來越發(fā)揮重要的作用，OA 系統(tǒng)在實現(xiàn)無紙化辦公的同時邁進了高效辦公的境界，使管理更加方便和快捷。

不少知名的OA 產(chǎn)品開發(fā)企業(yè)在將系統(tǒng)與ERP、人力資源、質(zhì)量、財務、銷售和采購、項目管理等專業(yè)系統(tǒng)進行集成的同時，也開始逐漸將OA 系統(tǒng)的功能向IM 系統(tǒng)領域進行延伸，把IM 系統(tǒng)中的好的做法引入到OA 系統(tǒng)中去，從硬件資源占用的角度以及實施的進度，選擇2 個產(chǎn)品通過接口進行快速整合和集成將會在未來成為主要的方式。

［1］楊德友.網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.四川大學學報，2009，46(3):594-598.

［2］張凱，王茜.運用J2EE 平臺設計高校辦公自動化系統(tǒng)［J］.現(xiàn)代計算機，2009(4):196-197.

［3］楊耿.基于Lotus Notes 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)［J］.計算機工程與設計，2009，30(10):2503-2505.

［4］周江川. 即時協(xié)同的辦公信息工作平臺［J］.四川兵工學報，2010(8):100-102.