李劍虹

（廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 廣州 510510）

高校檔案是高校發(fā)展記憶的基石，是高校歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。 檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，提供檔案利用率是工作永恒的主題，做好這項工作對學(xué)校的發(fā)展必定大有裨益。

1 加快信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

我們每個人都強(qiáng)烈地感受到信息快速發(fā)展所帶來的巨大沖擊，一方面，信息技術(shù)為現(xiàn)代檔案管理開辟了美好前景，另一方面， 信息技術(shù)也使得文件和檔案管理工作面臨著更多、更新、更復(fù)雜的難題。 新形勢下，檔案信息化建設(shè)是檔案部門適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。 高校在檔案信息化建設(shè)中，要努力解決三個方面的問題：一是建設(shè)跨學(xué)校的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足； 二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)學(xué)校電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和學(xué)校校務(wù)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學(xué)校公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 做好檔案信息化建設(shè)，要爭取學(xué)校的大力支持，信息化建設(shè)的投入只有起點，沒有終點。爭取把檔案信息資源的開發(fā)與利用納入到學(xué)校、教育部門的信息化建設(shè)規(guī)劃中去。 只有學(xué)校的有力支持，檔案的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)才能得到保證，為提高檔案利用率夯實基礎(chǔ)。

2 為學(xué)校中心工作服務(wù)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

高校檔案館在制訂歸檔范圍和期限時，應(yīng)特別重視學(xué)校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研項目、重大改革工程、重要工作內(nèi)容的檔案材料的范圍和期限，以便為學(xué)校保存有價值的歷史資料，同時也為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源。 對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務(wù)，全程跟蹤，同步發(fā)展，爭取實行預(yù)立卷，這樣會取得良好效果。

高校在檔案資源的積累和保存方面有得天獨厚的優(yōu)勢，例如，上海交通大學(xué)原校長謝繩武先生，有一次去檔案館查找一位南洋公學(xué)時期畢業(yè)的老校友的資料，由于上海交大歷史檔案全部數(shù)字化了，接待人員僅用了幾分鐘的時間就查到了這位校友的資料，謝校長喜出望外，對檔案館的工作大加贊賞，并當(dāng)場表態(tài)再撥款50 萬元，支持檔案館繼續(xù)做好檔案的數(shù)字化工作。這是以服務(wù)促發(fā)展的真實寫照。又比如，南京大學(xué)檔案館積極拓寬服務(wù)功能，豐富服務(wù)形式和手段，為學(xué)生拍攝畢業(yè)證照片，既全面真實地保存了學(xué)生資料，加強(qiáng)了檔案資源建設(shè)，又?jǐn)U大了資金來源，一舉多得。 他們建立的拉貝紀(jì)念館，也是拓展和利用檔案資源的生動例子，得到了德國西門子公司等的資金支持。

3 發(fā)掘高校文化資源，推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新

歷史是一面鏡子，檔案館可以建設(shè)成為愛國主義教育基地。 它既是凝聚校友飲水思源的紐帶，也是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國榮校的課堂，還可作為推介學(xué)校的窗口、融資助學(xué)的媒介。 開發(fā)檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進(jìn)大眾，可以弘揚學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)，提升大學(xué)文化，凝練大學(xué)精神，鼓舞、激勵、引導(dǎo)廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學(xué)校改革和發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動力。

大學(xué)是人才培養(yǎng)、 科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所。 《周易》說：“觀乎人文，以化成天下。 ”意思是說，觀察人類文明的進(jìn)展，就能用人文精神來教化天下。 所謂人文教化就是用人文精神教化人，文化的過程是教育，教育的目的是文化。 高校檔案館要積極發(fā)掘?qū)W校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設(shè)，檔案館與校史館要相互銜接、相互補充。 要充分利用檔案館豐富的校史資源，積極開展各類檔案資源的宣傳展示活動，如在學(xué)校重大紀(jì)念活動時搞小型展覽，在重要的政治活動、重要的紀(jì)念日、名人誕辰時發(fā)行紀(jì)念冊、回憶文集，舉辦陳列展等，更有效地發(fā)揮檔案館的作用，使其切實成為愛國主義教育的基地，以深厚的文化底蘊為社會主義核心價值體系建設(shè)提供強(qiáng)大的精神力量。

4 加大檔案工作的宣傳力度， 反饋信息改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量

通過多種渠道加大檔案工作的宣傳力度，由于檔案工作過去長期處于封閉狀態(tài)， 檔案服務(wù)大眾的功能不為世人所知，大眾利用檔案意識淡薄。 因此，學(xué)校無論是宣傳意識還是宣傳方式都應(yīng)該加強(qiáng)宣傳力度，引導(dǎo)人們樹立正確利用檔案的意識，提供利用檔案的渠道和方法。 通過學(xué)校網(wǎng)站，新聞專欄，宣傳欄，圖片展，校報，宣傳冊等手段廣泛宣傳利用檔案的有關(guān)信息，介紹檔案利用的類型、內(nèi)容、查閱方式以及借閱手續(xù)等，在提高檔案工作知名度的前提下，讓廣大師生員工不斷了解利用檔案的意義和方法， 逐步強(qiáng)化利用檔案的意識。 檔案信息的反饋是改進(jìn)服務(wù)、預(yù)測服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量的有效手段。 在提供利用的同時，一方面及時向廣大師生及有關(guān)人員了解利用檔案效果的實例， 以此來宣傳檔案工作，擴(kuò)大檔案工作的影響；另一方面針對反饋信息進(jìn)行分析研究，發(fā)現(xiàn)存在的不足，及時加以改進(jìn)，從而更好的提供信息服務(wù)。 高校檔案利用的信息反饋應(yīng)該考慮到利用主體的特點，這樣才更有針對性。 高校檔案的利用主體是校內(nèi)各單位、教職員工和學(xué)生， 而且從空間分布上來說是在學(xué)校范圍之內(nèi)，開展效益反饋工作比較容易。 尤其是單位和教職員工，穩(wěn)定性大，利用頻率也高，聯(lián)系起來也方便，各種措施可以交替使用。另一類是畢業(yè)生。這類利用主體雖然人數(shù)相對少，但空間分布極為分散，這就為效益反饋工作帶來了很大難度。 但是往往所得的效益實例會比較典型， 我們除了采取實地調(diào)查、電話采訪以及分發(fā)檔案信息反饋表等方式外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)開展，如通過郵件、QQ 等現(xiàn)代化聯(lián)系方式分法檔案信息反饋表等。

5 提高檔案利用工作積極性的策略

5.1 利用主體： 高校檔案的利用主體可以大體分為兩類，一類是校內(nèi)各單位、教職員工和學(xué)生，這是高校檔案最大的利用主體，尤其是單位和教職員工，穩(wěn)定性大，利用頻率也高。一類是畢業(yè)生。 這類利用主體雖然人數(shù)相對少，空間分布極為分散，這就為效益反饋工作帶來了很大難度。

5.2 檔案類別： 教學(xué)檔案利用頻率最高， 財會檔案次之，黨群、行政類檔案第三。

5.3 檔案利用特點

5.3.1 周期性明顯。 從類別上看，高校檔案中教學(xué)檔案的數(shù)量最多、利用頻率也是最高的，這與學(xué)校以教學(xué)工作為中心是相一致的。 于此相對應(yīng)，高校檔案的利用在實踐中呈現(xiàn)出明顯的周期性。 具體而言，最頻繁的是5-6 月份，一方面這一時期是畢業(yè)生求職、 出國留學(xué)等需要辦理有關(guān)手續(xù)的高峰期，另一方面，準(zhǔn)備評審材料的教職員工也需要查閱檔案材料。

5.3.2 波動性強(qiáng)。 高校檔案利用與高校政策及建設(shè)緊密相關(guān)，如高校校園建設(shè)、本科評估等，會使高?；n案、教學(xué)檔案、行政檔案等的需求量陡然增加，相應(yīng)的利用數(shù)量也會突然增大，因此從縱向比較來看，各年份的利用波動也非常大。

5.4 對應(yīng)策略

5.4.1 高頻檔案優(yōu)先處理。 高校檔案工作部門要特別注意對本校檔案利用頻率高的類別進(jìn)行重點的收集、整理、保管，提高其收齊率和完整率；不僅要用規(guī)定的檔案管理軟件將檔案信息輸入到計算機(jī)里，而且要編制多種檢索工具，編寫各種形式的匯編資料（重要文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、組織沿革等）。

5.4.2 通盤考慮合理安排。 高校檔案工作應(yīng)通盤考慮全年各個階段的工作， 在每年的上半年的1-4 月和下半年的7-10月，主要精力放在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、和編研工作上。在上半年的5-6 月和下半年的11-12 月則要集中精力做好服務(wù)工作，即對利用者查詢服務(wù)，又對教學(xué)院、系、機(jī)關(guān)等單位的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。

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