朱玉美

（兗礦國泰化工公司 山東 鄒城 273500）

如何推動新時期企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

朱玉美

（兗礦國泰化工公司 山東 鄒城 273500）

0 引言

在現(xiàn)代化的知識經(jīng)濟時代，各類信息呈多元化發(fā)展趨勢，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，對看似清閑工作的檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。如何推動企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，如何讓檔案管理工作在推動企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是迫切需要研究和解決的問題。

1 提高意識，更新觀念

1.1 高度重視企業(yè)檔案管理工作

檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，印證著企業(yè)發(fā)展的每一個腳步和每一個里程。而煤炭企業(yè)的檔案管理是一個集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質(zhì)、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始、最真實的資料，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，可以起到維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的作用，保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理工作中的重中之重，同時也是提升企業(yè)品質(zhì)，樹立企業(yè)形象的重要途徑。

檔案的收集、整理關(guān)系著一個企業(yè)運作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案作為企業(yè)的一份完整的、寶貴的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的繁榮發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。因此，規(guī)范和完善企業(yè)的檔案管理工作，是擺在企業(yè)決策層面前一項重要的議事日程，不僅是要高度重視加以保護，而且要定期進行歸類整理，使其在不同時期發(fā)揮不同的作用，盡可能為企業(yè)科學發(fā)展減少損失。

1.2 在檔案管理中更新觀念

變被動為主動，做好做活檔案利用是檔案工作的中心任務(wù)。對于如何更新觀念以更好的為企業(yè)服務(wù)，作為一名檔案管理工作人員，我有以下幾個方面的建議：

首先，作為檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級管理人員、工程技術(shù)人員提供準確、真實、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策，工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。其次，檔案工作人員要積極做好宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)及干部職工增強檔案意識。再次，信息時代發(fā)展的需要。隨著信息時代的飛速發(fā)展和我國加入WTO，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。最后，改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

2 加快推進檔案信息化建設(shè)

2.1 結(jié)合煤礦現(xiàn)代化建設(shè)，建立檔案信息化管理模式

首先，企業(yè)要把握趨勢，積極推進檔案信息化。無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還是企業(yè)檔案部門，都應(yīng)該提高意識，積極推進，不斷改進。其次檔案信息化工作重在管理。要采取有效的方式，對電子文件從產(chǎn)生形成到歸檔保存，再到檢索利用的全過程進行集中管理，滿足企業(yè)對文件的收集存儲和利用需求。再次，檔案信息化建設(shè)必須持之以恒。企業(yè)檔案部門一定要樹立持之以恒的思想，在具體工作中，要每個項目逐步實施，不斷地總結(jié)經(jīng)驗和教訓，逐漸提高檔案信息化工作水平。最后，檔案信息化必須納入煤炭企業(yè)信息化的整體工作中。作為企業(yè)當前的一項重要工作“檔案工作信息化與電子文件管理”，是企業(yè)的主體信息和重要信息，企業(yè)信息化管理必須包括檔案信息化，電子文件的管理必須符合檔案管理的規(guī)定，需要有檔案部門的參與。實現(xiàn)文檔一體化管理，才能成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要管理目標。

數(shù)字化檔案管理優(yōu)點主要有：一是信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

2.2 正確處理保密與利用的關(guān)系，提高數(shù)字化檔案的開放利用

做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安 全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益突顯出來，這種信息技術(shù)可以為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。在檔案管理中，我們應(yīng)努力提倡并推廣數(shù)字化檔案。

推廣數(shù)字化檔案的開放利用有以下三方面的優(yōu)勢：

首先，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱使用起來非常方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費；其次，提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事；再次，增強檔案原件的保護。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3 結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展不僅要靠企業(yè)集團提高檔案管理意識，而且也離不開檔案機構(gòu)的設(shè)置，檔案管理人員的設(shè)置、規(guī)范的企業(yè)集團檔案管理規(guī)章制度等。企業(yè)集團檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，即檔案的數(shù)字化管理不是一朝一夕就可以完成的，這是一個長期的、動態(tài)的過程，而且它會伴隨著企業(yè)集團的發(fā)展而發(fā)展。推廣檔案管理數(shù)字化的過程，實際上就是推動企業(yè)檔案工作發(fā)展的過程，也是企業(yè)順應(yīng)潮流，順應(yīng)形勢，在科學發(fā)展觀的指引下，不斷強大的過程。

［1］劉彥麗.關(guān)于檔案信息化管理的研究[J].商場現(xiàn)代化，2005.

［2］何玲.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討[J].檔案學通訊，2004.

［3］余青雅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].攀登，2005(5).

［4］張海平.淺談現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式[J].山東檔案，2006（3).

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