朱玉美

（兗礦國泰化工公司 山東 鄒城 273500）

如何推動新時期企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

朱玉美

（兗礦國泰化工公司 山東 鄒城 273500）

0 引言

在現(xiàn)代化的知識經(jīng)濟時代，各類信息呈多元化發(fā)展趨勢，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對新時期檔案工作的新要求、新變化，對看似清閑工作的檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。如何推動企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，如何讓檔案管理工作在推動企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是迫切需要研究和解決的問題。

1 提高意識，更新觀念

1.1 高度重視企業(yè)檔案管理工作

檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，印證著企業(yè)發(fā)展的每一個腳步和每一個里程。而煤炭企業(yè)的檔案管理是一個集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質(zhì)、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始、最真實的資料，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，可以起到維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的作用，保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理工作中的重中之重，同時也是提升企業(yè)品質(zhì)，樹立企業(yè)形象的重要途徑。

檔案的收集、整理關系著一個企業(yè)運作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案作為企業(yè)的一份完整的、寶貴的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的繁榮發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。因此，規(guī)范和完善企業(yè)的檔案管理工作，是擺在企業(yè)決策層面前一項重要的議事日程，不僅是要高度重視加以保護，而且要定期進行歸類整理，使其在不同時期發(fā)揮不同的作用，盡可能為企業(yè)科學發(fā)展減少損失。

1.2 在檔案管理中更新觀念

變被動為主動，做好做活檔案利用是檔案工作的中心任務。對于如何更新觀念以更好的為企業(yè)服務，作為一名檔案管理工作人員，我有以下幾個方面的建議：

首先，作為檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領導、各級管理人員、工程技術人員提供準確、真實、可靠的信息，為領導的決策，工程技術人員的科技攻關提供方便。其次，檔案工作人員要積極做好宣傳，使領導及干部職工增強檔案意識。再次，信息時代發(fā)展的需要。隨著信息時代的飛速發(fā)展和我國加入WTO，檔案管理的數(shù)字化建設已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化檔案館的建設，不能在網(wǎng)絡上有效地傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。最后，改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

2 加快推進檔案信息化建設

2.1 結合煤礦現(xiàn)代化建設，建立檔案信息化管理模式

首先，企業(yè)要把握趨勢，積極推進檔案信息化。無論是企業(yè)領導，還是企業(yè)檔案部門，都應該提高意識，積極推進，不斷改進。其次檔案信息化工作重在管理。要采取有效的方式，對電子文件從產(chǎn)生形成到歸檔保存，再到檢索利用的全過程進行集中管理，滿足企業(yè)對文件的收集存儲和利用需求。再次，檔案信息化建設必須持之以恒。企業(yè)檔案部門一定要樹立持之以恒的思想，在具體工作中，要每個項目逐步實施，不斷地總結經(jīng)驗和教訓，逐漸提高檔案信息化工作水平。最后，檔案信息化必須納入煤炭企業(yè)信息化的整體工作中。作為企業(yè)當前的一項重要工作“檔案工作信息化與電子文件管理”，是企業(yè)的主體信息和重要信息，企業(yè)信息化管理必須包括檔案信息化，電子文件的管理必須符合檔案管理的規(guī)定，需要有檔案部門的參與。實現(xiàn)文檔一體化管理，才能成為企業(yè)信息化建設的重要管理目標。

數(shù)字化檔案管理優(yōu)點主要有：一是信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

2.2 正確處理保密與利用的關系，提高數(shù)字化檔案的開放利用

做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優(yōu)勢，結合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安 全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業(yè)技術培訓以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益突顯出來，這種信息技術可以為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。在檔案管理中，我們應努力提倡并推廣數(shù)字化檔案。

推廣數(shù)字化檔案的開放利用有以下三方面的優(yōu)勢：

首先，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉變?yōu)殡娮訖n案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱使用起來非常方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費；其次，提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事；再次，增強檔案原件的保護。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3 結論

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展不僅要靠企業(yè)集團提高檔案管理意識，而且也離不開檔案機構的設置，檔案管理人員的設置、規(guī)范的企業(yè)集團檔案管理規(guī)章制度等。企業(yè)集團檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，即檔案的數(shù)字化管理不是一朝一夕就可以完成的，這是一個長期的、動態(tài)的過程，而且它會伴隨著企業(yè)集團的發(fā)展而發(fā)展。推廣檔案管理數(shù)字化的過程，實際上就是推動企業(yè)檔案工作發(fā)展的過程，也是企業(yè)順應潮流，順應形勢，在科學發(fā)展觀的指引下，不斷強大的過程。

［1］劉彥麗.關于檔案信息化管理的研究[J].商場現(xiàn)代化，2005.

［2］何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004.

［3］余青雅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].攀登，2005(5).

［4］張海平.淺談現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式[J].山東檔案，2006（3).

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