黃宏毅

（泉州臺商投資區(qū)管理委員會財(cái)政局 福建 泉州 362000）

檔案信息化建設(shè)指的是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下， 將現(xiàn)代化信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和使用。 加快檔案信息化建設(shè)指的是加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、 標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的過程，其核心是檔案信息資源建設(shè)，基礎(chǔ)是現(xiàn)代信息技術(shù)，目標(biāo)是社會能夠充分利用檔案信息資源。 檔案信息化引起檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，以前的管理模式注重檔案實(shí)體保管和利用，現(xiàn)在的模式注重檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)。 信息化建設(shè)成為檔案業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案信息越來越成為經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展必不可少的重要組成部分。雖然檔案管理者擁有越來越現(xiàn)代化的軟硬件平臺， 但云計(jì)算、掌上移動(dòng)電腦等技術(shù)要素的變革，加之公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)職能的轉(zhuǎn)化，他們依然面臨著艱巨的、長期的任務(wù)，因此需要采取有效的措施，全方位的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

1 統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，加強(qiáng)宣傳

在檔案信息化建設(shè)中， 要努力破除存在的認(rèn)識誤區(qū)，在堅(jiān)持以利用為中心的原則上，認(rèn)真充分地考慮檔案利用需求和特點(diǎn)， 通過與本單位信息化工作發(fā)展水平結(jié)合來開展工作。 要從本單位的實(shí)際出發(fā)，注重實(shí)效，堅(jiān)決摒棄形式主義，追求投資效益，從而充分發(fā)揮信息化工作的效用。 檔案信息化建設(shè)不僅應(yīng)重視量，更應(yīng)重視的是質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)始終以實(shí)用作為其原則，在對館藏目錄進(jìn)行數(shù)字化處理的基礎(chǔ)上，還要有選擇性的對館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，注重信息服務(wù)特色內(nèi)容和獨(dú)特形式的發(fā)掘，憑借自己個(gè)性的信息服務(wù)來滿足社會的需求，從而使自己的信息具有“唯一性”，那么，當(dāng)利用者面對龐大的信息體系時(shí)，更有可能點(diǎn)擊你的網(wǎng)站。 為了給利用者提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)，本單位在充分考慮利用者需求的基礎(chǔ)上，有必要把館藏信息資源有機(jī)地連接成一個(gè)整體，加工成專題的、有序的和系統(tǒng)的信息。 通過多種途徑，使社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識得到提高，更加重視信息化給檔案工作帶來的壓力和挑戰(zhàn)，加深對實(shí)施信息化帶動(dòng)策略的理解。 各檔案館要重視檔案信息化建設(shè)， 將其作為檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且將其融于業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、目標(biāo)管理、執(zhí)法監(jiān)督等活動(dòng)中去。

2 納入發(fā)展規(guī)劃，增配軟硬件設(shè)施

在配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施方面，要合理投入財(cái)力。 當(dāng)前，各級政府是各級檔案部門財(cái)力的主要來源，各檔案部門應(yīng)重視“三網(wǎng)一庫一站”和電子文件管理項(xiàng)目的申報(bào)，盡最大的努力使檔案信息化成為本地政府信息化建設(shè)總格局和檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃中的一部分，在積極爭取資金支持的同時(shí)，保持適當(dāng)?shù)馁Y金投入增長比例。 一是為了緩解檔案信息化建設(shè)資金不足、供需矛盾等問題，依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)增長幅度，加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)資金的投入力度；二是認(rèn)真對待檔案信息化建設(shè)的立項(xiàng)工作， 爭取財(cái)政部門的支持， 使檔案信息化建設(shè)需要的經(jīng)費(fèi)被納入本級財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算； 三是為了更加統(tǒng)籌合理地使用檔案信息化建設(shè)資金，需要施行信息工程監(jiān)理機(jī)制，加強(qiáng)對相關(guān)項(xiàng)目的前期研究和可行性論證。

3 加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化的發(fā)展和應(yīng)用都需要相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支持，因此有必要逐步完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要構(gòu)成部分是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范重點(diǎn)在于對電子文檔信息進(jìn)行管理，包含計(jì)算機(jī)安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指的是電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和實(shí)施， 是檔案信息化建設(shè)工作的需要，有利于提高其工作質(zhì)量和效率。 若要實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息化，應(yīng)當(dāng)遵守規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)格式、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)、字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。 通過完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才會實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、各自為政、互不兼容等情況。

4 建立有效的檔案信息安全保障體系

安全保障是檔案信息化建設(shè)的前提，信息化建設(shè)只有在此前提下，才能真正地實(shí)現(xiàn)價(jià)值。 為了確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息丟失泄密，應(yīng)當(dāng)把檔案信息安全擺在突出位置。 特別是電子文檔因其容易傳輸與擴(kuò)散，更需要加倍保護(hù)。 實(shí)現(xiàn)檔案信息化的安全可以從以下三方面進(jìn)行。 首先，檔案部門應(yīng)嚴(yán)格遵守《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》、《檔案法》 等相關(guān)法律法規(guī)， 逐步完善安全管理體制，認(rèn)真落實(shí)信息安全責(zé)任制度，制訂完備的信息安全應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對信息安全人員、系統(tǒng)管理人員的培養(yǎng)、監(jiān)督與考核，確保檔案信息系統(tǒng)安全。 其次是分層權(quán)限控制，采取必要的安全防范措施，提高對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加快構(gòu)建檔案館局域網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)；同時(shí)為了保證數(shù)據(jù)安全，盡量采取脫機(jī)備份，管理員的指紋識別，密鑰管理等有效措施來加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理；最后是為了提高全員的信息安全意識，防范、打擊計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)犯罪，需要大力開展信息安全和信息法制教育。

5 建立一支高水平的信息開發(fā)和管理隊(duì)伍

隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，對檔案工作人員的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求。 檔案工作人員要具備完善的專業(yè)知識，可以擔(dān)當(dāng)起信息資源的開發(fā)和利用工作。 在人才的培養(yǎng)和發(fā)展方面，要注重以人為本，尊重人才，培養(yǎng)一批管理型、技術(shù)型和復(fù)合型信息化建設(shè)人才，從而建立一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。 一是調(diào)整人才結(jié)構(gòu)，挑選出具有專業(yè)理論知識和技術(shù)特長的人才進(jìn)入到檔案隊(duì)伍中，使檔案管理隊(duì)伍得到優(yōu)化組合。 二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案工作現(xiàn)代化不僅僅在于工作人員原有的知識和水平，更取決于其知識的補(bǔ)充和更新速度。 因此應(yīng)該對在職人員進(jìn)行在職培訓(xùn)或通過外出深造等各種形式的再教育，鼓勵(lì)拓寬個(gè)人知識面，尤其是要接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)、信息管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，為檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。 三是開展總結(jié)交流活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中遇到的問題，取長補(bǔ)短，相互借鑒，從而提升實(shí)際工作能力。 四是完善創(chuàng)新人才激勵(lì)機(jī)制，為了提高人才對工作的滿意度和激發(fā)人才的活力和創(chuàng)新能力，需要制定一系列優(yōu)惠措施，如工資報(bào)酬的正常增加、帶薪休假等，從而建立一支穩(wěn)定的，高水平、高素質(zhì)的信息開發(fā)和管理隊(duì)伍。

6 結(jié)束語

有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)， 在思想方面要足夠重視，加強(qiáng)宣傳；在行動(dòng)方面要采取積極的措施，增配軟硬件設(shè)施，不斷加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，建立有效的檔案信息安全保障體系和建立一支高水平的信息開發(fā)和管理隊(duì)伍。

［1］郭洪敏.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].江蘇檔案,2010(19).

［2］劉濤.談?wù)剻n案工作的“有為”與“有位”[J].科技咨詢導(dǎo)報(bào),2006(14).

［3］馮春華,任雪英.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)[J].長春理工大學(xué)學(xué)報(bào),2009,1.