劉曉丹

(兗礦國泰化工有限公司 山東 滕州 277527)

0 引言

檔案工作是一項服務性很強的工作，隨著企業(yè)的不斷地發(fā)展壯大，對檔案信息利用工作的要求越來越高，要破除落后保守的“重藏輕用”思想的束縛，積極開展檔案信息開發(fā)利用，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。 要認真研究檔案利用工作所面臨的新情況新特點， 在觀念更新的同時，解決好信息利用工作中的新問題。

隨著企業(yè)改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，企業(yè)檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。 企業(yè)檔案的作用、價值和地位是隨著現代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認識的不斷深化而逐漸提高的，現代化的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)制度已成為促進企業(yè)和諧發(fā)展不可缺少的因素。

1 系統(tǒng)介紹

檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務各項建設，檔案信息利用工作是達到這一目的的直接途徑，所以，檔案信息利用工作是檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在整個檔案工作中占有極為重要的地位，主要表現在：

1.1 檔案信息的開發(fā)與利用工作是檔案業(yè)務工作中最富有活力的環(huán)節(jié)

檔案工作者通過提供檔案與利用者發(fā)生直接關系， 要充分發(fā)揮檔案的作用，滿足不同利用者的需求，擴大檔案工作的影響。事實證明，利用工作開展的好的檔案部門，工作有生氣、有活力，會得到領導的重視，就會獲得自身發(fā)展的良好條件。

從檔案信息利用的對象來看， 利用者的情況千差萬別，利用需求也帶有自身的特點， 而且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，利用需求也在不斷地變化，我們要研究利用需求在很大程度上是為了了解信息利用的發(fā)展變化規(guī)律，能夠做出比較科學的預測［1］，從而更好地為開展利用工作創(chuàng)造條件；從檔案工作的發(fā)展來看，進一步加強檔案利用工作，是搞活檔案工作的重要手段，也是今后一個時期的重點。

1.2 做好檔案信息利用工作是帶動整個檔案工作發(fā)展的關鍵步驟

我們從日常的檔案工作中不能發(fā)現， 通過檔案信息利用工作能夠比較客觀地發(fā)現檔案工作其他業(yè)務環(huán)節(jié)中存在的問題和不足，例如在整個項目檔案的歸檔過程中，前期資料的收集是否齊全，整理的是否規(guī)律，歸檔的是否合理，檔案鑒定是否科學，［2］檢索工具是否適用等等。 同時，隨著檔案信息利用工作的不斷發(fā)展，會對其他業(yè)務工作提出許多新的要求，在信息利用工作的帶動和促進下，這些工作都會得到相應的發(fā)展。

1.3 促進檔案工作由被動變主動，做好做活信息服務

檔案工作是一項服務性工作， 只有通過積極主動優(yōu)質的服務，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動為主動，而且檔案信息利用工作也是做活檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)， 利用工作有了靈活性，能夠很好地滿足各個方面的需求，能夠吸引社會各方對檔案工作的關注，就會使整個檔案事業(yè)充滿活力。

反過來講， 如果檔案的信息服務沒有和信息利用者的“交流”，自然不可能呈現出鮮活生動的局面；如果沒有和信息利用者“溝通”，自然不可能激發(fā)起更廣泛領域的關注，更不可能持續(xù)地發(fā)生作用［3］。因此，在檔案工作提供信息服務的過程中，更應該特別注意供需互動、雙向溝通、做到“需要什么提供什么”、“開發(fā)什么引導什么”，深入分析，挖掘潛在的檔案信息需求，提供“超前服務”。

1.4 運用管理科學原理與方法實現信息化的目的

開辟檔案信息網絡，一方面可以減少檔案管理實際空間利用的矛盾，另一方面也方便了信息利用者，節(jié)約了時間成本和精力成本，可以預見，隨著網絡、通信技術的發(fā)展，網絡將是未來信息開放的主要媒介［4］。

1.4.1 資源共享，避免重復建設

把公司的內部網絡與檔案管理信息系統(tǒng)建立相關公開信息的鏈接就可以共享資源，在節(jié)約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網絡中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發(fā)利用。

1.4.2 技術共享，有利取長補短

檔案信息管理系統(tǒng)建設需要必要地技術人員的大力支持，但相對于整個公司來說，檔案信息管理技術又相對弱小，但就信息的存數量來說，檔案部門又明顯占優(yōu)勢。 鑒于此檔案管理部門可以借助公司“借”技術建設、維護檔案管理萬盞，公司也可以充分利用檔案管理信息資源優(yōu)勢，把過去的、現在的與公司利益有關的權威信息提供給利用者。

1.4.3 人才共享，加快知識更新

檔案管理部門公開檔案信息資料的質量好壞取決于信息公開人員綜合素質的高低，這對檔案管理工作人員的思想觀念、知識結構、知識存量、應用技能都提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。因此， 加強以復合型人才為標準的檔案工作人員知識更新、電子計算機應用技能等方面的培訓，提高檔案工作人員的整體綜合素質是發(fā)展檔案管理網絡共享必須解決的重要問題。

1.5 檔案信息利用工作是檔案工作的中心任務，要同時做好事后跟蹤服務制度

在工程項目建設的過程中，檔案工作貫穿始終，包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管等工作，在很大程度上是為信息利用工作提供基礎和條件，只有檔案信息利用才能真正把檔案工作與工程項目建設緊密的聯系起來，使檔案的價值才得以實現。

檔案信息利用給需求者提供了大量的有用數據，但事后跟蹤也是非常重要的一個環(huán)節(jié)， 隨著信息數字化的開發(fā)，檔案信息服務更應該建立以人為本和數字化時代特征的服務模式和溝通渠道［5］，如建立信息服務反饋窗口、個性化案卷、電子遠程閱覽、根據利用者的需要可開通綠色通道等多元化信息服務理念，再加上全程“無縫隙”流程管理的實施，積極主動與檔案利用者交流、溝通所需，這樣，檔案信息服務會更加生機勃勃的開展下去。

綜上所述，要增強檔案信息利用的實效性，交互性就要建立雙向溝通機制，想利用者之所想，做利用者之所用，在制定可行性開發(fā)先導機制的同時，把好檔案信息服務的質量、主動服務的理念、 及事后跟蹤服務的制度從而樹立起檔案信息的權威性，打造檔案信息服務的品牌更好的為利用者服務。

2 結論

企業(yè)推進檔案信息資源的開發(fā)目的主要體現在圍繞現代企業(yè)科學管理要求，對企業(yè)檔案技術、經濟資源進行科學整合和優(yōu)化配置，建設成為企業(yè)的信息資源中心，實現管理理念、管理模式、管理方式、組織形式、管理制度的創(chuàng)新，實行規(guī)范與創(chuàng)新相結合，這些充分認識到企業(yè)檔案工作趨于完善、知識經濟和信息經濟快速發(fā)展的新形勢下的重要地位和作用， 促使企業(yè)領導把企業(yè)檔案工作納入現代企業(yè)管理創(chuàng)新的重點內容來抓，并加強企業(yè)檔案工作人員、各級經營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，擺正位置，領導重視，廣泛參與，落實責任，齊抓共管，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為企業(yè)發(fā)展和提高經營管理水平服務。

［1］聶云霞.信息公開環(huán)境中信息服務之對策思考[J].檔案學通訊，2007（6）：37-39.

［2］李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討[J].檔案學通訊，2007（3）：27-29.

［3］周毅.檔案信息化中的信息技術外包策略[J].檔案學研究，2004（1）：54-56.

［4］徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式：基于雙向視角的研究[M].中國檔案出版社，2009：33.

［5］張照余，吳品才.檔案信息化建設現狀、問題與對策[J].檔案管理，2007（6）：10-15.