鄧海燕

（南寧市第二人民醫(yī)院 廣西 南寧 530031）

淺議醫(yī)院檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

鄧海燕

（南寧市第二人民醫(yī)院 廣西 南寧 530031）

在醫(yī)院改革與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下,醫(yī)院檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮檔案的信息作用。醫(yī)院檔案管理必須對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革，在檔案管理方法和手段上由傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)為先進(jìn)的現(xiàn)代化管理方式。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院；檔案管理；觀念轉(zhuǎn)變

隨著科技進(jìn)步日新月異、電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展辦公自動化的進(jìn)一步深化，知識創(chuàng)新的新形勢賦予了檔案管理新的內(nèi)涵。醫(yī)院檔案管理必須由封閉走向開放，檔案人員要樹立開拓創(chuàng)新的觀念，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息資源的充分開發(fā)和利用，更好地為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等工作服務(wù)。

1 樹立科學(xué)管理的觀念

醫(yī)院檔案的科學(xué)現(xiàn)代化管理，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字音像技術(shù)、人工智能技術(shù)等管理方法和手段，將原來檔案簡單的集中保管，轉(zhuǎn)為規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)的管理。因此，醫(yī)院檔案事業(yè)要發(fā)展就必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革，檔案工作者應(yīng)建立起開拓進(jìn)取和科學(xué)管理的觀念，掌握現(xiàn)代化技能，根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐對檔案工作的需求，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，在檔案管理方法和手段上由傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的現(xiàn)代化管理方式。可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理，列入規(guī)章制度，付諸實(shí)施。制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作職責(zé)范圍及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制[1]。使醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、庫房管理、檔案的補(bǔ)修改等管理工作實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案管理自動化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)院的臨床教學(xué)、醫(yī)學(xué)科研提供與時(shí)俱進(jìn)的優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

2 樹立學(xué)習(xí)無止境觀念

不斷地學(xué)習(xí)獲取知識，是檔案人員增長才干，提高素質(zhì)的根本途徑。面對新形勢、新任務(wù)，醫(yī)院檔案人員要具備多元復(fù)合的知識素質(zhì)，積極參加各種知識講座、系統(tǒng)培訓(xùn)，或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育?？炭鄬W(xué)習(xí)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的具體內(nèi)容，新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，醫(yī)院檔案人員要主動地通過工作交流、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、行業(yè)論壇等途徑，掌握現(xiàn)代化辦公、計(jì)算機(jī)操作、行業(yè)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等方面知識。了解學(xué)術(shù)研究前沿動態(tài)，了解中外檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。逐漸形成全方位、多維、立體化檔案管理，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各項(xiàng)工作的開展及時(shí)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和信息。通過學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)和相關(guān)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力和工作水平，成為檔案工作的行家里手，成為推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高素質(zhì)、一專多能的復(fù)合型人才[2]。

3 樹立資源共享觀念

醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢，是如何挖掘“藏在深閨人未知”的檔案信息資源，由過去的封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，要把“守”資源的觀念轉(zhuǎn)到“用”資源的層次上;在管理方式上，逐步由傳統(tǒng)的手工操作方法向電子計(jì)算機(jī)方向發(fā)展。目前某些醫(yī)院檔案部門仍用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案仍主要為本單位、本部門服務(wù)，信息資源欠共享。故此檔案工作者，可在不涉及單位機(jī)密、不影響個(gè)人隱私前提下，采用多種的服務(wù)方式，盡可能向本單位或社會開放更多檔案資料，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。知識的創(chuàng)新，使人們對各類檔案信息的需求傾向于高層次的綜合利用。這樣，醫(yī)院的檔案管理工作就要針對不同信息需求，提供不同信息服務(wù)。一是要破除原來各自為政的傳統(tǒng)觀念，樹立用戶意識、分工協(xié)作、資源共享的觀念。二是要促進(jìn)檔案系統(tǒng)內(nèi)外部之間的相互信息交流與合作，實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化，文檔一體化、各業(yè)務(wù)部門資源共享。只有實(shí)現(xiàn)資源共建、共享，才能使檔案室真正成為服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作的信息中心，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

4 增強(qiáng)信息觀念

將醫(yī)院檔案管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息管理上來，以知識服務(wù)為宗旨，并以信息開發(fā)為主，實(shí)體管理為輔，集中力量做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用，使檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理和實(shí)體管理相結(jié)合。實(shí)行信息一體化管理是社會發(fā)展的需要，也是醫(yī)院檔案動態(tài)管理的需要。根據(jù)醫(yī)院特點(diǎn)，建立一套檔案的檢索系統(tǒng)，將內(nèi)容進(jìn)行分類，排列順序，依據(jù)各種歸類的標(biāo)準(zhǔn)裝訂成卷并存入計(jì)算機(jī)。

首先，從資料的收集、鑒定、整理到歸檔、輸入計(jì)算機(jī)，檔案人員都要做到目的明確、條理清晰、保證檔案的完整，避免檔案記載內(nèi)容的漏失，正確無誤地記錄和存儲。其次，當(dāng)今信息時(shí)代的特征是講求時(shí)效，也是信息價(jià)值的所在。計(jì)算機(jī)的儲存量大，可以減少檔案的占用空間，保存信息方便簡單。計(jì)算機(jī)可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統(tǒng)方便快捷。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，為利用者提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息檢索服務(wù)，必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案。只有把檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地輸入計(jì)算機(jī)，才能方便利用者及時(shí)查找、利用和閱讀。計(jì)算機(jī)的模擬人工智能替代了原有手工查閱檔案，具有查全率、查準(zhǔn)率高的功能，大大節(jié)省利用者的時(shí)間，達(dá)到了事半功倍的辦事效率。

5 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

服務(wù)永遠(yuǎn)是檔案工作的主旋律。隨著社會的發(fā)展，檔案的歷史、經(jīng)濟(jì)等主題性利用需求日益增長。檔案人員要著眼于現(xiàn)實(shí)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。

第一，做好檔案資源的存儲、加工、傳遞工作。注重醫(yī)院開展的新工作、新項(xiàng)目，不斷增加種類特色檔案的收集、整理。以此增加新檔案，擴(kuò)大室藏量。

第二，做好檔案信息加工服務(wù)工作。為了提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院管理、醫(yī)院業(yè)務(wù)及患者提供主動服務(wù)，必須對檔案進(jìn)行深層次開發(fā)。檔案部門可以根據(jù)利用者的不同需求，利用庫存的檔案資源，快速地、有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為利用者提供便捷服務(wù)。同時(shí)，可將其中低檔次的、被動的信息作知識備查服務(wù)，將高層次的、超前的、積極主動的知識作配送服務(wù)，使檔案室的檔案信息潛能得到充分開發(fā)。如：利用檔案信息資料編制《職稱文件匯編》、《醫(yī)院科研成果匯編》、《醫(yī)院名老專家簡介》等。將這些零散的文件資料，按時(shí)間按專題整理后裝訂成冊，最大限度地滿足人們對檔案信息的需要，用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

托爾斯泰曾經(jīng)說過一句哲理性的話，“一個(gè)人若是沒有熱情，他將一事無成，而熱情的基礎(chǔ)正是責(zé)任心?！睙o論是信息時(shí)代還是知識時(shí)代，檔案工作都是各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)。檔案管理工作、檔案信息的提供利用工作都將會發(fā)生變化，面臨挑戰(zhàn)。檔案人員只有抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，轉(zhuǎn)變觀念，提高開發(fā)利用檔案信息資源質(zhì)量，完善檢索工具，最大限度地揭示檔案信息內(nèi)容，才能最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

［1］黃恩梅.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平[J].城建檔案,2009(2):46-47.

［2］謝丹.關(guān)于提高醫(yī)院檔案人員素質(zhì)的四點(diǎn)認(rèn)識 [J].光明中醫(yī),2009,24(8):1609.

鄧海燕，女，大專學(xué)歷，檔案館員。

王洪澤］