張 俊

（新疆布爾津縣公益林管理站，新疆 阿勒泰 836600）

進(jìn)入21世紀(jì)，檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的地位日益重要，尤其在當(dāng)前，檔案的價(jià)值與其開(kāi)發(fā)、利用、服務(wù)程度對(duì)一個(gè)單位更是有著舉足輕重的作用。檔案資源如何進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用與服務(wù)，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。

1 公益林管理站檔案利用的價(jià)值體現(xiàn)

檔案記載著歷史，有著極為重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值：其一，檔案作為各種文件、信息、材料的匯總，其來(lái)源于工作實(shí)踐，同樣指導(dǎo)著工作實(shí)踐。在檔案工作實(shí)踐中，我們可以通過(guò)縱向若干年的歷史檔案資料或具有典型意義的某段歷史，為單位發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)規(guī)律，為我們創(chuàng)新思路。其二，檔案工作本身就是一種重要的社會(huì)行為，與其他部門的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)有著密切聯(lián)系?！凹埞P千年會(huì)說(shuō)話”，檔案資料的原始憑證作用在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用日益突出，為人們解決歷史遺留問(wèn)題提供了可靠的依據(jù)。從這一角度來(lái)說(shuō)，檔案的價(jià)值是無(wú)法估量的。

1.1 檔案對(duì)公益林管理站的經(jīng)濟(jì)價(jià)值體現(xiàn)

布爾津縣公益林管理站承擔(dān)著國(guó)家天然林保護(hù)、三北防護(hù)林建設(shè)和生態(tài)公益林建設(shè)等重大項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著其的建設(shè)和發(fā)展。公益林管理站的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)始終圍繞著森林資源的培育、開(kāi)發(fā)和利用。森林資源建檔及檔案管理工作，不但掌握森林資源動(dòng)態(tài)變化趨勢(shì)，而且還能科學(xué)評(píng)價(jià)森林經(jīng)營(yíng)利用效果，為編制林業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃和合理安排各項(xiàng)生產(chǎn)提供有效依據(jù)，從而最大化地提升本站的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 檔案對(duì)綜合管理的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)

社會(huì)價(jià)值是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)。通過(guò)本管理站所存儲(chǔ)的文件材料，可以清楚認(rèn)識(shí)到公益林管理站發(fā)展的各個(gè)歷史時(shí)期的政策變化、單位發(fā)展變化及其結(jié)果，體現(xiàn)了檔案文件實(shí)現(xiàn)單位范圍內(nèi)社會(huì)秩序的效果。

1.3 檔案對(duì)知識(shí)利用的創(chuàng)新價(jià)值體現(xiàn)

檔案記載著歷史，它所包含的豐富的社會(huì)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，為現(xiàn)階段知識(shí)的創(chuàng)新再利用提供了各種必要的基礎(chǔ)材料。變存貯型為研究服務(wù)型，深層次地開(kāi)發(fā)檔案信息產(chǎn)品，編研檔案信息精品，把所藏檔案信息充分發(fā)揮出來(lái)。在嚴(yán)肅的科學(xué)分析之后，必將產(chǎn)生新的符合實(shí)際的知識(shí)點(diǎn)，對(duì)單位發(fā)展起到不可估量的作用。

2 公益林管理站檔案管理服務(wù)的現(xiàn)實(shí)選擇

當(dāng)前，檔案事業(yè)雖然隨著信息化社會(huì)的建設(shè)快速發(fā)展。但是，很多人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)仍存在著偏差。僅僅簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案工作就是保管檔案，把那些紙質(zhì)的文件、信息、合同等資料存儲(chǔ)起來(lái)，更有甚者竟把檔案部門想象成保密部門，天機(jī)不可泄露。這些偏差勢(shì)必制約檔案工作的正常發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，本站檔案工作要想充分發(fā)揮其作用，必須緊密聯(lián)系工作實(shí)際，從檔案管理服務(wù)入手，提高檔案利用率。

2.1 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能

信息服務(wù)的目的就是最大限度地滿足利用者的需要，要求及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。就目前來(lái)說(shuō)，本站檔案服務(wù)基本上是接待閱覽、編印檔案史料等，形式單一，沒(méi)有發(fā)揮出檔案工作應(yīng)有的作用。

首先，服務(wù)方式必須由“被動(dòng)式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)式”?！暗瓤蜕祥T”的傳統(tǒng)服務(wù)方式封閉了本站檔案信息體現(xiàn)價(jià)值的眾多途徑，與當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)極不協(xié)調(diào)。因此，我們必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，樹立檔案工作以服務(wù)、利用為中心的觀念。具體措施應(yīng)當(dāng)為：研究檔案利用者的利用需求，主動(dòng)提供檔案信息；編制多樣化的檢索工具，形成一個(gè)全功能、高效益的檢索系統(tǒng)；加強(qiáng)檔案編研工作，將檔案的精華系統(tǒng)全面、集中地向領(lǐng)導(dǎo)決策者、科研工作者提供；進(jìn)行有效的檔案宣傳、交流，提高檔案的管理和利用等。

其次，檔案信息服務(wù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由單一型向多元化發(fā)展。主要是通過(guò)現(xiàn)代電子技術(shù)建立檔案信息庫(kù)、檔案信息共享機(jī)制等。如檔案信息資源的數(shù)字化開(kāi)發(fā)與利用、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化組織管理等都是本站今后檔案管理信息化的主要內(nèi)容。當(dāng)然，在利用現(xiàn)代科技擴(kuò)展檔案信息服務(wù)內(nèi)容的同時(shí)，還應(yīng)考慮到本站檔案信息的組織方式、檢索方式、獲得方式具有復(fù)雜性、多樣性、專業(yè)性、技術(shù)含量高等特點(diǎn)，對(duì)檔案管理者的使用能力也要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。

第三，檔案資源應(yīng)當(dāng)由封閉向開(kāi)放轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代公益林管理站的發(fā)展，其需要掌握的信息是全方位、立體式的，不僅需要自身的檔案信息資源，還需要地區(qū)、自治區(qū)林業(yè)系統(tǒng)及系統(tǒng)以外單位的信息資源支持。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，本站的檔案信息資源應(yīng)當(dāng)著眼于檔案部門獲取檔案信息、提供檔案信息的能力，檔案部門除了充分開(kāi)發(fā)利用自身檔案信息資源外，還必須積極構(gòu)建利用外部網(wǎng)絡(luò)信息資源體系。如在建設(shè)本身檔案信息資源庫(kù)的同時(shí)，可以將自己納入全地區(qū)林業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)中，以此實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

第四，檔案信息服務(wù)手段應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息服務(wù)也隨之發(fā)生了巨大變化，更快、更多、更便捷，是現(xiàn)代檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。在公益林管理站的實(shí)際工作中，會(huì)涉及到一些查閱公益林資源檔案的情況，現(xiàn)在的方法基本上還是通過(guò)借閱文本檔案原件的方法來(lái)進(jìn)行，有時(shí)甚至是通過(guò)指派專人的方式進(jìn)行，增加了工作量。比如阿勒泰地區(qū)林業(yè)局要查閱本單位自2005年實(shí)施河谷林封育項(xiàng)目以來(lái)，封育區(qū)內(nèi)樹苗生長(zhǎng)情況，我們需要到林區(qū)拍照，派專人攜帶照片、文字材料送往地區(qū)林業(yè)局，或把這些材料裝成一個(gè)檔案袋帶往地區(qū)林業(yè)局。這不僅耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力，且效率也不高。如果實(shí)現(xiàn)了公益林資源檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，我們可以直接通過(guò)公益林資源數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能進(jìn)行調(diào)閱、更新、傳送，就可以迅速、準(zhǔn)確地為地區(qū)林業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)提供所需的相關(guān)公益林管理信息，為地區(qū)林業(yè)局決策做好保障工作。當(dāng)然，這是我們公益林檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。

2.2 熟悉檔案資源，廣泛收集檔案信息

檔案信息資源是開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案信息資源，檔案工作就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木，“利用服務(wù)”只能是一句空話。因此，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，把坐等收集檔案信息變?yōu)橹鲃?dòng)上門采集檔案信息。因此，目前本站檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是面向部門、面向職工、面向社會(huì)、面向市場(chǎng)收集檔案信息材料。一方面要放寬眼界、放大視覺(jué)，將一切有保存價(jià)值的檔案與本站發(fā)展有關(guān)聯(lián)的資料、文獻(xiàn)、實(shí)體納入檔案收集范圍。比如，在我們公益林管理站，每年都有50名森林管護(hù)員負(fù)責(zé)為所轄林區(qū)拍攝照片、記錄聲像等特殊檔案材料，并及時(shí)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，使之成為可利用的數(shù)字化檔案，為上級(jí)林業(yè)部門提供更為豐富的信息。另一方面，充分利用工作特點(diǎn)，通過(guò)熱情、主動(dòng)的服務(wù)，努力形成本站檔案信息資源利用與收集的良性循環(huán)。

熟悉“家底”是開(kāi)展利用工作、主動(dòng)服務(wù)的重要條件。只有對(duì)各類檔案從知之皮毛到全面嫻熟，對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)都應(yīng)付自如，對(duì)室藏檔案內(nèi)容、數(shù)量、存放位置“如數(shù)家珍”，做到心中有數(shù)，才能有效地進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為本站發(fā)展提供決策保障。

2.3 做好基礎(chǔ)工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源

檔案信息資源的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)仁菣n案的基礎(chǔ)工作。本站檔案管理雖然有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但在基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，仍存在或多或少的問(wèn)題，在程序規(guī)范和科學(xué)方法的應(yīng)用上，還有一定的缺陷。因此，本站檔案在基礎(chǔ)工作方面應(yīng)當(dāng)做到以下幾方面：

2.3.1 評(píng)查案卷，去粗取精

在本站檔案管理中，存在一些保管期限不準(zhǔn)、重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，刪除這些可有可無(wú)的文件可以節(jié)約儲(chǔ)存空間，提高查閱效率。

2.3.2 重組案卷，規(guī)范歸檔

在檔案管理實(shí)踐中，存在一些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷，還有一些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，都需要重新填寫、組卷。

2.3.3 嚴(yán)格按檔案工作規(guī)程辦事

檔案工作要從基礎(chǔ)、從點(diǎn)滴、從細(xì)節(jié)做起，嚴(yán)格按照相關(guān)法律、法規(guī)及各種規(guī)章制度進(jìn)行收、發(fā)文登記，立卷，組卷，歸檔工作，做到來(lái)文即轉(zhuǎn)、來(lái)圖即發(fā)、來(lái)檔必歸，有效保證文件資料的齊全，并將歸檔文件目錄及時(shí)錄入微機(jī)，提高工作效率和利用效率。因此，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)要求，提高錄入水平，從而保證分類準(zhǔn)確、檢索快速，達(dá)到檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3.4 檔案人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)

樹立“以利用者為中心”和“用戶至上、周到服務(wù)”為宗旨的服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)。在服務(wù)過(guò)程中，百查不厭，百問(wèn)不厭，既要熱情又要細(xì)致，既要主動(dòng)又要超前，既要周到又要靈活，從而提高服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

開(kāi)展檔案編研工作是開(kāi)發(fā)本站檔案信息的有效途徑之一。本站檔案信息開(kāi)發(fā)主要在于林業(yè)資源的利用、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和科研技術(shù)等資料的提取、編研。在編研時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作重點(diǎn)，主要把握林業(yè)資源特色、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)應(yīng)用等，有針對(duì)性、實(shí)用性地進(jìn)行選題和編寫。比如，本站管理著國(guó)家級(jí)重點(diǎn)公益林4.087萬(wàn)hm2，有88個(gè)林班、1 338個(gè)小班，各林班資源、人事檔案材料基本上是以紙張為主的存儲(chǔ)介質(zhì)，難以永久保存，容易受到外界環(huán)境的影響而損壞，而且占用空間大，相應(yīng)的管理成本也較大。如果能建立一套林班資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)林班資源檔案信息的電子化、信息化，達(dá)到更新及時(shí)、調(diào)閱方便、遠(yuǎn)程共享的目標(biāo)，上級(jí)林業(yè)部門就能夠及時(shí)、快捷、方便地了解本單位森林資源、林業(yè)管理等相關(guān)情況，為上級(jí)部門判斷、決策提供方便。

總之，只有在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源方面最大限度地滿足本站各項(xiàng)工作的需求，檔案的價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。