尹阿卓
(黑龍江工程學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150000)
經(jīng)濟(jì)科技檔案是直接記敘和反映科技活動,并歸檔保存的文化材料,是經(jīng)濟(jì)科技檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)科技檔案實行科學(xué)管理,就是遵循經(jīng)濟(jì)科技檔案的自然形成規(guī)律和經(jīng)濟(jì)科技指導(dǎo)工作的客觀規(guī)律,保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,而采取的一切卓有成效的管理辦法。
一切單位保管的經(jīng)濟(jì)科技檔案,能反映出本單位技術(shù)活動的基本歷史面貌,經(jīng)濟(jì)科技檔案完整、準(zhǔn)確就能保證本單位生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動的正常運(yùn)行。為保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整、準(zhǔn)確,必須從經(jīng)濟(jì)科技文件材料的形成和積累做起,把需要?dú)w檔的收集齊全,核對準(zhǔn)確,達(dá)到完整歸檔。
經(jīng)濟(jì)科技檔案整理的科學(xué)、系統(tǒng)就是指經(jīng)濟(jì)科技檔案的分類系統(tǒng)化,符合檔案學(xué)的基本原理,符合學(xué)科的分類規(guī)律,保持經(jīng)濟(jì)科技檔案的內(nèi)在聯(lián)系,反映本單位工作特點(diǎn),使經(jīng)濟(jì)科技檔案便于管理,便于利用。
保管安全是指通過科學(xué)的管理,必要的設(shè)施,做好防火、防盜,避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學(xué)保護(hù)技術(shù),防止自然破壞,最大限度地延長檔案的“壽命”。重點(diǎn)保護(hù)價值大的重要經(jīng)濟(jì)科技檔案,建立健全檔案保管制度,把安全責(zé)任制落實到個人。條理是指經(jīng)濟(jì)科技檔案保管存放有科學(xué)規(guī)律,便于調(diào)卷、回卷、檢查、核對,并要保持檔案、檔案庫房、檔案設(shè)備的整潔、美觀,以及保持二個優(yōu)美的環(huán)境和良好的秩序。
對檔案數(shù)量的統(tǒng)計(歸檔數(shù)、移出數(shù)、銷毀數(shù)、實存數(shù)等)和保管期、密級的統(tǒng)計應(yīng)簡便、迅速,對檔案利用情況的統(tǒng)計(利用效果、查閱量、采用率、借用人次等)應(yīng)全面、及時,并根據(jù)不同利用者的要求,提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),并對統(tǒng)計的數(shù)字與成果進(jìn)行分析研究,從中找出規(guī)律,不斷改進(jìn)和提高統(tǒng)計工作的質(zhì)量。為保證統(tǒng)計精確性,需建立統(tǒng)計制度,編制必要的、切實可行的檢索工具,包括登記簿、統(tǒng)計簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。
制度化就是要配備專人,定期進(jìn)行檔案的鑒定工作,對失效檔案文件必須嚴(yán)格履行銷毀審批制度;標(biāo)準(zhǔn)化就是必須根據(jù)國家制定的經(jīng)濟(jì)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn),鑒別經(jīng)濟(jì)科技檔案的保存價值,把有效檔案和無效檔案分開。
利用者查閱經(jīng)濟(jì)科技檔案時,無論從什么角度查找(按項目、專業(yè)、階段等),都能迅速而準(zhǔn)確地查到其所需的經(jīng)濟(jì)科技檔案。
“廣、快、精、準(zhǔn)”是信息化社會人們對經(jīng)濟(jì)科技檔案信息需求的特點(diǎn),為了滿足這一要求,在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段,即運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案的現(xiàn)代化管理,實現(xiàn)檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案檢索的自動化。
科學(xué)管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用,所以,經(jīng)濟(jì)科技檔案的科學(xué)管理,必須有一定數(shù)量懂科學(xué)技術(shù)的科技人才,必須努力學(xué)習(xí)和研究檔案管理知識,以檔案學(xué)理論為指導(dǎo),結(jié)合本單位工作性質(zhì)和專業(yè)特點(diǎn),不斷總結(jié)經(jīng)驗,提高自身的素質(zhì)和檔案專業(yè)技術(shù)水平。要培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)科技檔案專業(yè)隊伍的應(yīng)變能力,以適應(yīng)錯綜復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境對經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的影響。另外,還要創(chuàng)造條件提高經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員的待遇和地位,調(diào)動他們的積極性和主動性,保證經(jīng)濟(jì)科技檔案干部隊伍充滿活力,從而最大限度地發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
“沒有規(guī)矩,不成方圓”,只有健全的規(guī)章制度,才能使經(jīng)濟(jì)科技檔案工作有章可循,才能保障經(jīng)濟(jì)科技檔案的管理工作按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致的發(fā)展。建立健全一套合理的經(jīng)濟(jì)科技檔案工作規(guī)章制度,是一項原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作,它也是經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理工作中一項重要的基礎(chǔ)性工作。其內(nèi)容應(yīng)包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等,其中收集、整理和利用應(yīng)視為是經(jīng)濟(jì)科技檔案管理制度的重點(diǎn)。在執(zhí)行制度過程中,還應(yīng)注意積累經(jīng)驗,以便修改、完善,保證科技檔案工作朝著良性的方向發(fā)展。
科技人員,既是經(jīng)濟(jì)科技檔案的主要形成者,又是經(jīng)濟(jì)科技檔案的主要利用者。經(jīng)濟(jì)科技檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),經(jīng)濟(jì)科技檔案能否由潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力,同科技人員的關(guān)系極為密切。為此,經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員必須加強(qiáng)與廣大科技人員的聯(lián)系,爭取他們的支持與協(xié)助。