劉 影

（綏化市體育彩票管理中心 黑龍江 綏化 152000）

現(xiàn)代的知識(shí)管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動(dòng)力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識(shí)管理簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。

一、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）兩者管理對(duì)象重疊

檔案管理的對(duì)象是文件、檔案，知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)。知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)可以分為外源顯性知識(shí)和內(nèi)源顯性知識(shí)。中國(guó)臺(tái)灣學(xué)者楊舜仁說(shuō)：“知識(shí)管理顧名思義：為知識(shí)者，才納入管理，而—般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識(shí)，不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”，因而，“知識(shí)存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”。可見，文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同的管理對(duì)象。檔案管理與知識(shí)管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過(guò)程的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們能夠做出最好的決策。

檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶提供檔案或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似——都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)?！?/p>

（三）兩者管理流程類似

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”(或“八個(gè)環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象(文件、檔案或知識(shí))，予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）兩者管理技術(shù)相同

在數(shù)字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對(duì)于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識(shí)管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括：元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等等?？梢姡瑱n案管理與知識(shí)管理有著共同的技術(shù)支撐——現(xiàn)代信息技術(shù)。

二、檔案管理與知識(shí)管理相差相異

從管理層面來(lái)看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，還介于價(jià)值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體(載體)的管理，而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容(信息、知識(shí))的管理。從管理范圍來(lái)看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。從管理側(cè)重點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。從管理特點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)—種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。

由此可見，檔案管理與知識(shí)管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)性

（一）知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)有工作服務(wù)，脫離了價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)—個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識(shí)管理以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的階段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶提供高級(jí)、深層的信息、知識(shí)服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注，使得知識(shí)管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的理解，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

（三）檔案管理對(duì)知識(shí)管理的促進(jìn)作用

隱性知識(shí)占知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是隱性知識(shí)存儲(chǔ)于員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”；二是從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的”外部化”。但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，—些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過(guò)程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)員工工作過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。

在各項(xiàng)活動(dòng)中都會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來(lái)，處于分散狀態(tài)，就會(huì)容易丟失。文件的丟失即是知識(shí)的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過(guò)程，就是—個(gè)積累知識(shí)的過(guò)程。由此可見，檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔，強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識(shí)的沉淀、積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。

[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式——基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）.