文/楊峰

院校辦公室是一個(gè)為首長決策眼觀六路、耳聽八方的地方，在首長和機(jī)關(guān)之間發(fā)揮著承上啟下、左右溝通、前后協(xié)調(diào)的作用，是一個(gè)綜合部門?！懊亍弊郑疫吺恰氨亍?，即“一顆心”；左邊是“禾”，即“一十八”。因此，作為院辦秘書，要懷著一顆真誠的心、用十八般武藝來服務(wù)。借用國學(xué)大師王國維提出的“古今成大事業(yè)、大學(xué)問者，必須經(jīng)過三種境界”，院辦秘書也有三種境界。

第一種境界：獨(dú)上高樓的四有新人類

所謂“高”，院辦秘書服務(wù)的對象是院首長，層次高、職務(wù)高、能力高。所謂“獨(dú)”，新人進(jìn)入院辦，必須獨(dú)立承擔(dān)任務(wù)、獨(dú)立解決問題。這就需要做到“四有”，即有進(jìn)取之志、有平穩(wěn)心態(tài)、有溝通能力、有統(tǒng)籌方法。

1.有進(jìn)取之志。新秘書在院辦工作一段后，可能感到：辦的是小事，干的是雜役。這正是秘書的工作特點(diǎn)，因此要干好秘書工作，就要時(shí)時(shí)激勵(lì)自己，立大志、做小事，立長志、做雜事，不能因事小而不為，因事雜而妄為。正如卡耐基所說：不能激勵(lì)自己的人，是一個(gè)平庸的人，無論何時(shí)也不可能出色。

2.有平穩(wěn)心態(tài)。古人說：“勝人者有力，自勝者強(qiáng)”。新秘書在遇到困難時(shí)，要臨戰(zhàn)冷靜，遇事平靜，處變鎮(zhèn)靜。正如明朝大畫家和文學(xué)家陳繼儒說的那樣：花繁柳密處撥的開，才是手段；風(fēng)狂雨急時(shí)立得住，方見腳根。

3.有溝通能力。溝通，首先要謙虛。俗話說，虛心竹有低頭葉，傲骨梅無仰面花。謙虛是秘書的道德修養(yǎng)和人生智慧，是溝通的前提。溝通，還要掌握技巧。同樣的事情，不同的溝通方式就會收到不同的效果。如果辦公室的司機(jī)連續(xù)多次周末加班都請假，作為車管秘書，應(yīng)該怎么說：（1）我不能再容許你請假了，你要顧及他人的想法。（2）別給我請假了，你去找主任。（3）這個(gè)任務(wù)只有你最適合，我需要你的幫助，特別是在周末。顯然，第三種溝通方法最有效。

4.有統(tǒng)籌方法。要統(tǒng)籌事務(wù)，分清緩急，凡事要化繁為簡，要事急干，急事早辦，動(dòng)必量力，舉必量計(jì)。絕對不能把簡單的事情復(fù)雜化，更不能把復(fù)雜的事情離奇化。

第二種境界：衣帶漸寬的重復(fù)工作者

院辦工作具有重復(fù)性，有的同志感到?jīng)]有成就感。但是，重復(fù)性工作不等于低層次勞動(dòng)。只要勤于思考，肯下苦工，重復(fù)就會孕育增長，重復(fù)就可能創(chuàng)造成功。作為院辦秘書能夠經(jīng)受住重復(fù)工作的考驗(yàn)，也就進(jìn)入到第二種境界。

1.千言萬語細(xì)思量。秘書在首長身邊工作，要謹(jǐn)言慎行。一言可以興邦，一言足以亡身。明末的袁崇煥，處于權(quán)力斗爭的中心，又掌握大明最精銳的部隊(duì)，不是謹(jǐn)言慎行，而是好大多言，他向崇禎皇帝許諾：“五年復(fù)遼”，到頭來，疆土沒有恢復(fù)，自己卻被凌遲處死。管理學(xué)上有一個(gè)概念，叫“向上管理”，對于秘書來說就是要考慮服務(wù)對象的優(yōu)勢與短處，了解他們的思維模式，唯有如此才能更好地發(fā)揮秘書的職能作用。

2.千變?nèi)f化見本質(zhì)。要多思考、多總結(jié)，從中尋找規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)。不僅思考和總結(jié)首長在想什么，需要什么，更要思考和總結(jié)下面在想什么，需要什么，自己下步該做什么和該怎么做。八仙中的張果老就是“回頭看”的典型人物，有一首詩這樣形容他：舉世多少人，無如這老漢，不是倒騎驢，萬事回頭看。

3.千頭萬緒抓重點(diǎn)。秘書工作千頭萬緒，但必須把主要精力放在為首長決策、首長辦公服務(wù)上，想首長之必想，謀首長之所謀，首長沒想到的秘書要想到、沒走到的秘書要走到、沒看到的秘書要看到。常常換位思考，首長在想什么，首長需要我們做什么。

4.千山萬水報(bào)實(shí)情。有的問題，遠(yuǎn)看“一朵花”、近看可能是“豆腐渣”，站起來看是 “藍(lán)天碧水”、蹲下去看可能就是“一塌糊涂”。秘書就是要勤走勤轉(zhuǎn)，能自己到場的一定要到場，盡量掌握第一手材料，搞調(diào)研不要走馬觀花，蜻蜓點(diǎn)水，回去應(yīng)付差事。要多留心觀察周圍人的議論，不輕信一家之言。要多傾聽基層的呼聲，盡力把真實(shí)情況反映給首長，以利于首長科學(xué)決策。

5．千辛萬苦有氣量。曾國藩說，為官須“四耐”：“不為大府所器重，則耐冷為要；薪米過時(shí)迫窘，則耐苦為要；聽鼓不勝其煩，酬應(yīng)不勝其擾，則耐勞為要；與我輩者，或以聲氣得利，或以干請得榮，則耐閑為要?！蹦苣屠?，見胸懷；能耐苦，見操守；能耐勞，見精神；能耐閑，見風(fēng)節(jié)。臺灣佛光山的星云大師說，“好事要接受，壞事也要接受，得之不喜，失之不憂，才具備了應(yīng)對萬難的力量與智慧?！弊鳛樵恨k秘書，驚慌失措，以牙還牙，只能是庸人所為；不氣餒，從容面對，才是智者本色。

第三種境界：燈火闌珊中的六能人才

秘書之道在于悟，所謂運(yùn)用之妙、存乎一心，這時(shí)也就進(jìn)入到第三種境界，那就是 “思想庫、參謀部、材料組、協(xié)調(diào)辦、督察室和服務(wù)處”。

水稻是重要的糧食作物，在全世界糧食作物種植中占有很大的比重。我國耕地面積有限，想要依靠擴(kuò)大種植面積來增加水稻的產(chǎn)量是不可行的。為了滿足人們對水稻的需求，我國大量依賴農(nóng)藥化肥提高水稻產(chǎn)量。這種生產(chǎn)模式嚴(yán)重破壞了生態(tài)環(huán)境，不可以長久使用。想要發(fā)展綠色水稻產(chǎn)業(yè)，就需要培育能夠適應(yīng)生態(tài)環(huán)境的高產(chǎn)新品種。

1.思想庫。毛主席一生中三個(gè)秘書最為知名，陳伯達(dá)、胡喬木、田家英，他們都是毛主席親自挑選的。毛主席選秘書的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)就是選有思想、有學(xué)問的人。陳伯達(dá)在延安時(shí)關(guān)于孫中山思想階級屬性的發(fā)言被毛主席所看重，胡喬木在《中國青年》上發(fā)表的紀(jì)念“五四”運(yùn)動(dòng)二十周年的文章被毛主席所賞識，田家英在《解放日報(bào)》上發(fā)表的《從侯方域說起》被毛主席所認(rèn)可。院辦秘書雖不能達(dá)到這個(gè)層次，但是也要善于動(dòng)腦、廣學(xué)博知，能出思想，努力成為滿腦子學(xué)問、滿肚子才華、滿身智慧的棟梁之才。

2.參謀部。作為秘書，既要能為首長決策提出真知灼見，還要參謀有術(shù)。西晉司馬炎稱帝后，沒有定下消滅東吳的決心，中書令張華，相當(dāng)于秘書長，屢次進(jìn)諫都被駁回。一天，張華陪司馬炎下棋，這時(shí)，前線急報(bào)，說吳王孫皓濫殺大臣，吳國現(xiàn)在上下猜忌，危機(jī)四伏。聽到這里，張華猛地掀翻了棋盤，跪倒在地，說：恭喜陛下！恭喜陛下！司馬炎大驚，說：何喜之有？張華說：現(xiàn)在伐吳時(shí)機(jī)已到，陛下將立下驚天偉業(yè)，一統(tǒng)江山！說的司馬炎熱血沸騰，當(dāng)即決定伐吳。在消滅東吳后，司馬炎評價(jià)張華是第一功臣?？梢?，參謀有術(shù)，關(guān)鍵就是要預(yù)有準(zhǔn)備、把握時(shí)機(jī)。

3.材料組。秘書的書就是寫。文字材料的大忌正如韓非子所言 “華而不實(shí)，虛而無用”。高水平的文字材料就是要一針見血、一招制敵、一劍封喉，決不能拖泥帶水！

4.協(xié)調(diào)辦。優(yōu)質(zhì)高效的信息傳遞是協(xié)調(diào)的關(guān)鍵，作為院辦秘書必須“用智慧傳遞信息，用靈性促成認(rèn)同”。這里所說的促成認(rèn)同，是指促成首長與上級、首長與平級、首長與部屬之間在工作中的思想認(rèn)同，從而達(dá)到有效協(xié)調(diào)的目的。

5.督察室。對重要文件、講話的落實(shí)進(jìn)行分工，明確承辦單位、落實(shí)時(shí)限等。對會議議定的事項(xiàng)進(jìn)行督促。對首長隨機(jī)交待的要傳達(dá)好，督辦好，定期或者及時(shí)反饋。

6.服務(wù)處。服務(wù)保障和接待工作是單位的第一窗口，它不是中心，但影響中心，有人說服務(wù)保障和接待工作也是生產(chǎn)力、也出戰(zhàn)斗力。所謂“吃住行看無小事，迎來送往需用心”，要在節(jié)儉的前提下，不斷提高服務(wù)保障和接待工作的質(zhì)量。

院辦秘書的第一種境界是我作為職場菜鳥、崗位新人的親身感受，第二種境界是一個(gè)秘書工作者重任在肩、寢食難安的真實(shí)感悟，第三種境界是我們每個(gè)從業(yè)者對秘書這份崇高事業(yè)的價(jià)值追求。