廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院會(huì)計(jì)與審計(jì)學(xué)院 易金翠

快速消費(fèi)品(FMCG,Fast Moving Consumer Goods)是指期限較短、消費(fèi)速度快、消費(fèi)者需不斷重復(fù)購買的產(chǎn)品?？焖傧M(fèi)品生產(chǎn)企業(yè)要想長盛不衰，關(guān)鍵是消費(fèi)者能不斷重復(fù)購買。由于快速消費(fèi)品種類多、數(shù)量大、周轉(zhuǎn)快、受眾面廣，在快速消費(fèi)品銷售業(yè)務(wù)中，“時(shí)間就是金錢”。A乳業(yè)公司針對(duì)主要銷售渠道——超市經(jīng)常發(fā)生的退換貨業(yè)務(wù)，以《內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引等理論為依據(jù)，以提高退換貨效率和效果為目標(biāo)，理順業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制，融洽了企業(yè)與渠道間的關(guān)系，同時(shí)贏得了消費(fèi)者的信賴。

1 A乳業(yè)公司的超市退換貨業(yè)務(wù)存在的問題

A乳業(yè)公司主要生產(chǎn)、銷售鮮奶類產(chǎn)品，保質(zhì)期7～18天。該產(chǎn)品主要通過傳統(tǒng)渠道、現(xiàn)代渠道、特通渠道及零售渠道等進(jìn)行銷售?，F(xiàn)代渠道的超市供貨由于數(shù)量最大，成為A乳業(yè)公司主要銷售渠道。A公司面向超市銷售為代銷，先供貨、銷售后按實(shí)際銷售款結(jié)算。只要產(chǎn)品保質(zhì)期即將到期，超市就要求將未售出產(chǎn)品退貨。本來保質(zhì)期就不長的產(chǎn)品，等辦完正常退貨手續(xù)出來，產(chǎn)品幾乎都已過期。為了抓住退出超市的產(chǎn)品保質(zhì)期，提高退貨效率，A乳業(yè)公司通常使用換貨的方式，直接用同類新品與超市“以一換一”。在換貨方式下，超市退換回來的產(chǎn)品必然存在兩個(gè)問題：一是退換回來的產(chǎn)品數(shù)量的準(zhǔn)確性；二是退換回來的產(chǎn)品折價(jià)銷售額的多少，兩者直接決定了企業(yè)退換貨損失的程度。因此，面對(duì)不可避免的退換貨業(yè)務(wù)，企業(yè)只有加強(qiáng)退換貨控制，有效降低退換貨率、努力提高退貨品的銷售收入，才能將退貨損失降低到最低程度。

2 A乳業(yè)公司采取的控制措施

2.1 明確超市退換貨業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)

根據(jù)內(nèi)部控制的五大目標(biāo)，結(jié)合超市退換貨業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，A乳業(yè)公司確定的控制目標(biāo)有：

2.1.1 降低退換貨損失

這是退換貨業(yè)務(wù)的主要目標(biāo)，可通過降低退換率、提高退換效率、保持退貨品的完整性、提高退貨品的再銷售收入等方面來實(shí)現(xiàn)。

2.1.2 增強(qiáng)記錄的可靠性

記錄包括退換貨申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收、結(jié)算及會(huì)計(jì)記錄等，記錄應(yīng)該留下退換貨業(yè)務(wù)的真實(shí)軌跡，記錄所體現(xiàn)的信息流應(yīng)該與物流、資金流相一致。只有留下可靠的信息記錄，企業(yè)才能根據(jù)信息反饋發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)、找出問題并不斷改進(jìn)。

2.1.3 及時(shí)回收貨款

業(yè)務(wù)員應(yīng)以財(cái)務(wù)部門提供的應(yīng)收賬款信息為依據(jù)，加大貨款催收力度，及時(shí)回收貨款，提高資金周轉(zhuǎn)速度。

2.2 評(píng)估超市退換貨業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)

圍繞降低退換貨損失、增強(qiáng)記錄的可靠性和及時(shí)回收貨款的控制目標(biāo)，A乳業(yè)公司根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、工作中存在的問題等方面，識(shí)別出超市退換貨業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并匯總整理成表1：

表1 超市退換貨業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)因素一覽表

由于以上風(fēng)險(xiǎn)對(duì)超市退換貨業(yè)務(wù)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)均存在重大影響，A乳業(yè)公司主要采取風(fēng)險(xiǎn)降低的方式來應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 建立退換貨業(yè)務(wù)的控制措施

為了提高退換效率、充分利用產(chǎn)品的質(zhì)保期，A公司與超市直接用新品“以一換一”，并將換回來的臨期產(chǎn)品直接在超市設(shè)立特賣場(chǎng)進(jìn)行折價(jià)出售。退貨品數(shù)量的準(zhǔn)確性和折價(jià)的幅度成為退換貨業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。A公司針對(duì)退換貨業(yè)務(wù)的控制主要措施有：

2.3.1 不相容職務(wù)相分離

在超市退換貨業(yè)務(wù)中，涉及到退換貨的申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收、保管、再銷售、結(jié)算、記錄等環(huán)節(jié)，從不相容職務(wù)的角度出發(fā)，A乳業(yè)公司退換貨業(yè)務(wù)由公司副總把關(guān)，并設(shè)置倉庫、商超部、特賣場(chǎng)、財(cái)務(wù)部和審計(jì)部五個(gè)部門。退換貨的申請(qǐng)與審批相分離，退換貨業(yè)務(wù)的經(jīng)辦與驗(yàn)收相分離，退換貨品的保管與記錄相分離，退換貨業(yè)務(wù)的執(zhí)行與監(jiān)督相分離等。具體有：商超部負(fù)責(zé)退貨率控制目標(biāo)、送貨、收入的結(jié)算及貨款回收等；特賣場(chǎng)負(fù)責(zé)退貨品的驗(yàn)收、銷售和報(bào)廢申請(qǐng)；倉庫負(fù)責(zé)發(fā)貨；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算、經(jīng)營及財(cái)務(wù)指標(biāo)(如銷售額、退換率、回款率、部門費(fèi)用等)的分析與反饋；審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門職責(zé)履行情況，并提出整改意見。

2.3.2 規(guī)范業(yè)務(wù)流程控制

根據(jù)超市退換貨業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及各部門的崗位職責(zé)，A乳業(yè)公司規(guī)范了從倉庫發(fā)貨、商超部送貨、超市收貨并換貨、特賣場(chǎng)收貨并銷售、財(cái)務(wù)部收款等全過程的流程控制，明確了各環(huán)節(jié)的工作要點(diǎn)和程序，各部門員工訓(xùn)練有素，大大提高了退換貨的工作效率。

(1)商超部的工作要點(diǎn)和程序。經(jīng)辦人員填寫一式四聯(lián)的“銷售單”(存根聯(lián)、商超部聯(lián)、倉庫聯(lián)、財(cái)務(wù)部聯(lián))，內(nèi)容包括銷售日期、產(chǎn)品類別、數(shù)量、單價(jià)、金額等；商超部負(fù)責(zé)人審核無誤后報(bào)公司副總審批；商超部派業(yè)務(wù)員跟蹤貨物到達(dá)超市，與超市辦理交貨和換貨，業(yè)務(wù)員根據(jù)特賣場(chǎng)出具的“退貨品驗(yàn)收入庫單”在銷售單上填寫換貨品種、數(shù)量，計(jì)算出正常銷售品的數(shù)量；商超部業(yè)務(wù)員跟進(jìn)銷售收入結(jié)算工作及貨款的回收工作；相關(guān)資料的歸檔管理。

(2)倉庫的工作要點(diǎn)和程序。倉庫部門根據(jù)商超部業(yè)務(wù)員提供的經(jīng)審批的“銷售單”組織發(fā)貨，業(yè)務(wù)員簽字核實(shí)；倉庫部門根據(jù)留存的“銷售單”聯(lián)次記錄倉庫臺(tái)賬，并將“銷售單”、臺(tái)賬等資料歸檔管理。

(3)特賣場(chǎng)的工作要點(diǎn)和程序。對(duì)收到的退貨品進(jìn)行驗(yàn)收，填寫“退貨品驗(yàn)收入庫單”，注明退貨日期、退貨品種、退貨數(shù)量、退貨原因等事項(xiàng)，將退貨品入庫管理；退貨品銷售價(jià)格由經(jīng)辦人填寫“退貨品銷售價(jià)格申請(qǐng)表”，特賣場(chǎng)負(fù)責(zé)人審批；組織退貨品銷售并定期提供“退貨品銷售報(bào)表”給商超部，由商超部統(tǒng)一與超市結(jié)算；經(jīng)辦人填寫一式三聯(lián)的“退貨品報(bào)廢申請(qǐng)單”(存根聯(lián)、特賣場(chǎng)聯(lián)、財(cái)務(wù)部聯(lián))，經(jīng)特賣場(chǎng)負(fù)責(zé)人審核無誤后報(bào)公司副總審批；定期或不定期對(duì)退貨品進(jìn)行盤點(diǎn)，分析盤點(diǎn)差異原因，填寫“退貨品盤點(diǎn)表”，報(bào)公司副總審批；相關(guān)資料的歸檔管理。

(4)財(cái)務(wù)部的工作要點(diǎn)和程序。對(duì)“銷售單”、“退貨品驗(yàn)收單”、“結(jié)算單”、銀行進(jìn)賬單據(jù)、“退貨品報(bào)廢申請(qǐng)單”、“退貨品盤點(diǎn)表”等單據(jù)進(jìn)行審核，并辦理相關(guān)會(huì)計(jì)核算；定期將“應(yīng)收賬款欠款記錄”反饋給商超部作為貨款催收依據(jù)；對(duì)銷售收入、退貨率、回款率、部門費(fèi)用等指標(biāo)進(jìn)行分析、反饋；相關(guān)資料的歸檔管理。

2.3.3 激勵(lì)控制

為了充分調(diào)動(dòng)退換貨業(yè)務(wù)中員工的積極性，A公司針對(duì)商超部、特賣場(chǎng)建立了有效的激勵(lì)制度。

商超部的業(yè)績除了考核正常銷售收入外，還考核退換率、回款率兩個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。三個(gè)指標(biāo)實(shí)行“一票否決制”，考核結(jié)果直接與部門利益、員工個(gè)人薪酬及晉升等掛鉤。三個(gè)指標(biāo)均根據(jù)歷史水平、預(yù)算水平等綜合確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)值，當(dāng)回款率和銷售收入實(shí)際值高于標(biāo)準(zhǔn)值、退換率的實(shí)際值低于標(biāo)準(zhǔn)值時(shí)可以獲取一定獎(jiǎng)勵(lì)；反之，則扣減績效獎(jiǎng)金。

特賣場(chǎng)的考核指標(biāo)是部門費(fèi)用。部門費(fèi)用由增加項(xiàng)、抵減項(xiàng)構(gòu)成，增加項(xiàng)是超市退出來的產(chǎn)品按供貨價(jià)計(jì)算的金額，抵減項(xiàng)為特賣場(chǎng)的銷售收入和經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的退貨品按供貨價(jià)計(jì)算的金額，兩者相抵后的余額即為部門費(fèi)用。部門費(fèi)用為正數(shù)時(shí)，特賣場(chǎng)可以得到一定比例的獎(jiǎng)勵(lì)；若因商超部退貨率超標(biāo)帶來銷售壓力影響時(shí)，特賣場(chǎng)可以額外獲得商超部績效獎(jiǎng)金扣減額一定比例的獎(jiǎng)金。

2.3.4 記錄控制

涉及超市退換貨業(yè)務(wù)的各部門均會(huì)形成相應(yīng)的業(yè)務(wù)記錄，如倉庫部門的發(fā)貨記錄及臺(tái)賬記錄，商超部的銷售單記錄、貨款催收記錄，特賣場(chǎng)的退貨品驗(yàn)收記錄、銷售記錄和報(bào)廢記錄，財(cái)務(wù)部的原始憑證、記賬憑證、明細(xì)賬、總賬以及財(cái)務(wù)分析資料等。完整的記錄控制留下了業(yè)務(wù)的控制軌跡，為貨款催收、財(cái)務(wù)分析、業(yè)績考核及監(jiān)督檢查提供了強(qiáng)有力的依據(jù)。

2.3.5 監(jiān)督控制

為了確保退換貨業(yè)務(wù)控制制度的有效執(zhí)行和不斷改進(jìn)，A公司審計(jì)部定期或不定期對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并就評(píng)價(jià)過程中發(fā)現(xiàn)的問題形成報(bào)告、提出建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后督促整改。

3 結(jié)語

A乳業(yè)公司建立、健全和實(shí)施超市退換貨控制制度取得了良好的效果：一是明確了各部門的職責(zé)權(quán)限，商超部、特賣場(chǎng)、倉庫、財(cái)務(wù)部各司其責(zé)、相互牽制；二是規(guī)范了超市退換貨業(yè)務(wù)流程，提高了退換貨效率；三是提高了“應(yīng)收賬款”核算的準(zhǔn)確性，為賬款的催收提供了可靠的依據(jù)；四是極大地調(diào)動(dòng)了商超部和特賣場(chǎng)的積極性，盡可能地將退換貨損失到最低。A乳業(yè)公司通過對(duì)超市退換貨業(yè)務(wù)實(shí)施有效控制，降低了退換貨損失，理順了生產(chǎn)企業(yè)與超市之間的關(guān)系，使兩者能站在統(tǒng)一陣線上為消費(fèi)者服務(wù)。消費(fèi)者的長期回頭率將為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制配套指引解讀與案例分析[M].立信會(huì)計(jì)出版社,2010.

[2]李明輝.快速消費(fèi)品企業(yè)退貨物流分析[J].中國物流與采購,2008(16).