唐 虹

(湖南工學(xué)院，衡陽(yáng) 421008)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的發(fā)展，電子館藏、虛擬資源的急劇擴(kuò)張，用戶的需求和選擇發(fā)生了巨大變化，圖書館的工作體系由傳統(tǒng)的典藏文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)化為以“信息”為支、節(jié)點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)型模式，其信息資源與信息用戶空前擴(kuò)張，服務(wù)方式向智能化、虛擬化轉(zhuǎn)變，圖書館業(yè)務(wù)流程不再局限于圖書、期刊等傳統(tǒng)的“物質(zhì)流”，更多地表現(xiàn)為電子資源和網(wǎng)絡(luò)虛擬資源的“信息流”和“知識(shí)流”，知識(shí)服務(wù)正在成為圖書館新的發(fā)展方向和增長(zhǎng)點(diǎn)。與傳統(tǒng)的圖書館服務(wù)形式相比，知識(shí)服務(wù)是基于自主和創(chuàng)新的服務(wù)，不再是標(biāo)準(zhǔn)化和事務(wù)性工作。知識(shí)服務(wù)不僅要求極大地調(diào)動(dòng)館員的主觀能動(dòng)性，還要變更傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，改善組織結(jié)構(gòu)，提高圖書館工作、服務(wù)效率，保障知識(shí)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)［1］。為了提高在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的適應(yīng)性和競(jìng)爭(zhēng)能力，圖書館組織不得不進(jìn)行相應(yīng)的變革以適應(yīng)這種變化，其中圖書館的組織結(jié)構(gòu)變革尤為重要。

1 知識(shí)服務(wù)環(huán)境對(duì)高校圖書館組織結(jié)構(gòu)變革的要求

1.1 組織結(jié)構(gòu)扁平化

扁平化是網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下圖書館組織結(jié)構(gòu)變革最顯著的特征。傳統(tǒng)的圖書館組織結(jié)構(gòu)多為金字塔型的，這種組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是分工明確、等級(jí)森嚴(yán)、便于控制，但是，這種組織結(jié)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)環(huán)境下暴露出越來(lái)越多的弊端。例如:由于管理層次多導(dǎo)致機(jī)構(gòu)臃腫，人員冗余，進(jìn)而造成成本居高不下;不同部門間互相推諉責(zé)任，管理效率低下;館領(lǐng)導(dǎo)高高在上，很難接近第一線，這樣就容易造成下情不能上達(dá)，上面的想法也不易為基層人員所了解的局面［2］。這種嚴(yán)格的等級(jí)制度，使得組織成員缺乏責(zé)任感、自律意識(shí)、決策權(quán)限，從而造成組織的學(xué)習(xí)積極性低，缺乏創(chuàng)新精神與激勵(lì)創(chuàng)新的動(dòng)力。為了克服傳統(tǒng)組織的這些缺點(diǎn)，首先要推倒“金字塔”，減少上下級(jí)間的層級(jí)，即所謂的組織扁平化，從而有利于信息的傳遞，保證信息傳遞的有效和真實(shí)，大幅度提高組織效率。

1.2 組織結(jié)構(gòu)柔性化

所謂“柔性”，就是高校圖書館組織并行工作的能力和適應(yīng)不同情況的能力，組織結(jié)構(gòu)的柔性化就是將固定的組織模式拋棄，以臨時(shí)的任務(wù)為導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)式組織完成圖書館工作，這種團(tuán)隊(duì)式組織可以使員工打破原有的部門界限，省略原來(lái)的中間管理層次，直接對(duì)用戶和圖書館的總目標(biāo)負(fù)責(zé)。組織通過權(quán)限結(jié)構(gòu)的調(diào)整，適當(dāng)下放中高層管理人員的權(quán)力，充分授予員工應(yīng)付突發(fā)事件的自主權(quán)力，以提高決策的時(shí)效性。因此，柔性化組織做到了靈活性與多樣性的統(tǒng)一，它能為高校圖書館提供應(yīng)對(duì)外部環(huán)境變化的能力，有利于組織較好地實(shí)現(xiàn)集權(quán)與分權(quán)、穩(wěn)定性與變革性的統(tǒng)一［3］。

1.3 組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化

圖書館之間組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化。圖書館網(wǎng)是整個(gè)社會(huì)信息大網(wǎng)絡(luò)中最重要的一部分，是高度發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)重要結(jié)點(diǎn)，每個(gè)圖書館又是全球圖書館網(wǎng)中的一個(gè)結(jié)點(diǎn)。館與館之間的聯(lián)系將更加緊密，在自由平等和互惠互利的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息資源的共建共享，實(shí)現(xiàn)圖書館的戰(zhàn)略聯(lián)盟。這是宏觀意義上的圖書館網(wǎng)絡(luò)組織模式。

圖書館內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化。圖書館內(nèi)部打破部門界限，各部門及成員以網(wǎng)絡(luò)形式相互連接，使信息和知識(shí)在高校圖書館內(nèi)快速傳播，實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享，實(shí)現(xiàn)高校圖書館內(nèi)部的無(wú)邊界化。無(wú)邊界化使高校圖書館內(nèi)部溝通暢通無(wú)阻，極大地提高了高校圖書館的服務(wù)管理效率。當(dāng)然這離不開先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。這是微觀意義上的圖書館網(wǎng)絡(luò)組織模式，本文主要討論這一模式。

2 高校圖書館網(wǎng)絡(luò)組織模式的設(shè)計(jì)與構(gòu)建

2.1 網(wǎng)絡(luò)組織模式設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)以文獻(xiàn)為主線的工作模式采用剛性的部門化管理，割裂了用戶、圖書館員與文獻(xiàn)信息之間的緊密聯(lián)系，不利于對(duì)快速變化的用戶需求做出迅速的反應(yīng)，也限制了圖書館員工的全面發(fā)展，因此有必要建立一種適應(yīng)高校圖書館工作要求的新型組織模式，筆者依照如下原則來(lái)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)組織模式。

(1)流程導(dǎo)向原則。對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，要建立在流程再造基礎(chǔ)之上，強(qiáng)調(diào)組織為流程而設(shè)。要求突破原部門職能分工的嚴(yán)格界限，按照?qǐng)D書館的發(fā)展戰(zhàn)略和任務(wù)，把全部流程當(dāng)作整體，將主要業(yè)務(wù)流程按信息資源收集、整序、組織、存儲(chǔ)、利用主要流程及其子流程加以集成和組合，建立跨部門的機(jī)動(dòng)團(tuán)隊(duì)，按科學(xué)的原則重新翻新，并以此為出發(fā)點(diǎn)和歸宿，根據(jù)圖書館發(fā)展戰(zhàn)略重新設(shè)置組織和崗位［4］。

(2)用戶中心原則。圖書館的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)以人為中心而不是以物為中心，滿足用戶的信息需求是圖書館一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。所以圖書館應(yīng)根據(jù)用戶的需求采集和提供信息資源，而不是根據(jù)圖書館采集的信息提供服務(wù)。圖書館的信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息檢索、信息開發(fā)及信息傳播等工作都應(yīng)圍繞用戶的需求分析去展開。

(3)集成信息服務(wù)原則。圖書館將為用戶提供集成化的信息服務(wù)，它包括:①信息資源的集成。把不同出版類型和不同載體類型的信息資源整合成一個(gè)有機(jī)的整體。②信息內(nèi)容的集成。在獲得原文文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加工、綜合，為用戶提供增值信息產(chǎn)品，甚至包括圖像理解、語(yǔ)音識(shí)別和視頻情節(jié)理解等。③信息技術(shù)集成。圖書館應(yīng)提供一整套工具，實(shí)現(xiàn)檢索、采集、分析、加工和提供利用的無(wú)縫鏈接，實(shí)現(xiàn)各種服務(wù)方式之間的有機(jī)結(jié)合。圖書館的所有工作都是為“獲取”提供服務(wù)，它不再是某一個(gè)功能部門的責(zé)任，因此，圖書館網(wǎng)絡(luò)組織模式中的工作單元(結(jié)點(diǎn))應(yīng)是許多功能部門的邏輯組合。

(4)自主與協(xié)作性原則。網(wǎng)絡(luò)型組織模式的核心是以人為中心，讓每個(gè)人在工作中都有一定的制訂計(jì)劃、判斷決策、分析復(fù)雜問題的權(quán)利，都有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)。賦予一線工作人員充分的決策權(quán)，讓每個(gè)工作小組都承擔(dān)起用戶需求分析、信息資源采集、分類編目、檢索導(dǎo)航、參考咨詢及用戶教育等職責(zé)，使每個(gè)團(tuán)隊(duì)都成為一支快速反應(yīng)隊(duì)伍。同時(shí)，鼓勵(lì)圖書館員工參與自主的民主管理，既給予一定的工作壓力和自主權(quán)，又能使其相互合作。滿足人們學(xué)習(xí)新知識(shí)和實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的愿望，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，從而形成獨(dú)特的、有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的圖書館文化。

(5)精簡(jiǎn)性原則。高校圖書館的管理體系要強(qiáng)調(diào)組織體系的簡(jiǎn)潔性，對(duì)圖書館服務(wù)和管理過程中一切多余的環(huán)節(jié)實(shí)行精簡(jiǎn)。在組織結(jié)構(gòu)上，縱向上減少層次，橫向上打破部門壁壘，將多層次、細(xì)分工的管理模式轉(zhuǎn)化為分布式平行網(wǎng)絡(luò)的管理模式;在服務(wù)和管理過程中，采用先進(jìn)的信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使每位員工的服務(wù)工作增值。精簡(jiǎn)還包括，在減少服務(wù)的復(fù)雜性的同時(shí)，提供多樣化的服務(wù)和產(chǎn)品［5］。

2.2 網(wǎng)絡(luò)組織模式構(gòu)建

基于以上原則，筆者構(gòu)想了高校圖書館網(wǎng)絡(luò)組織的模式(如圖1)。

圖1 動(dòng)態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡(luò)型組織模式框架圖

圖1中總部與組織單元形成了網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)?？偛考案鹘M織單元構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)中的結(jié)點(diǎn)，總部由大學(xué)圖書館館長(zhǎng)級(jí)管理層及圖書館的服務(wù)職能部門所構(gòu)成，組織單元是職能部門、功能團(tuán)隊(duì)等形成的與總部直接相聯(lián)系的次級(jí)結(jié)構(gòu)?？偛渴撬薪Y(jié)點(diǎn)最重要的核心結(jié)點(diǎn)，一方面，它通過組織內(nèi)部的行政協(xié)調(diào)系統(tǒng)與組織單元相聯(lián)系，另一方面，它與各組織單元憑借通訊網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)網(wǎng)絡(luò)及溝通網(wǎng)絡(luò)等形成的合作關(guān)系相聯(lián)結(jié)。動(dòng)態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡(luò)型組織單元是臨時(shí)的，隨著工作任務(wù)或項(xiàng)目產(chǎn)生，工作任務(wù)或項(xiàng)目完成，組織單元也就解散，組織單元與總部保持動(dòng)態(tài)的變化關(guān)系。在動(dòng)態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中，組織單元的角色是不固定的、動(dòng)態(tài)變化的，根據(jù)臨時(shí)任務(wù)或項(xiàng)目的需要，形成臨時(shí)組織單元，即動(dòng)態(tài)的組織單元(用虛線橢圓表示)，人員來(lái)自于其他組織單元(臨時(shí)或穩(wěn)定的組織單元)。一旦臨時(shí)組織單元組建，它就成為動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中的一個(gè)結(jié)點(diǎn)，與總部及其他組織單元產(chǎn)生了網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。工作任務(wù)或項(xiàng)目完成后，臨時(shí)組織單元就會(huì)解散，人員回到原組織單元中，或重新進(jìn)入一個(gè)新的臨時(shí)單元［6］。這樣的組織結(jié)構(gòu)可以根據(jù)需要，隨時(shí)進(jìn)行靈活的組合排列，迅速形成戰(zhàn)斗力，而一般情況下則保持相對(duì)的獨(dú)立服務(wù)管理，這無(wú)疑大大提高了組織結(jié)構(gòu)的靈活性。

圖書館為用戶提供的世界范圍的知識(shí)成果由綜合協(xié)調(diào)部門同各結(jié)點(diǎn)協(xié)調(diào)后，按知識(shí)分類體系分流，提供給各結(jié)點(diǎn)。結(jié)點(diǎn)數(shù)量的多少，主要依據(jù)信息量和用戶的需求來(lái)決定，各結(jié)點(diǎn)加工和處理的只是若干學(xué)科范圍的相關(guān)信息。各結(jié)點(diǎn)圍繞用戶需求，負(fù)責(zé)信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息檢索、信息開發(fā)、信息傳播以及用戶培訓(xùn)等一系列工作;技術(shù)支持部門負(fù)責(zé)全館的技術(shù)條件、技術(shù)設(shè)備、技術(shù)支持與技術(shù)升級(jí)更新等問題，在技術(shù)上保障整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。綜合協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、組織和控制本館的發(fā)展與建設(shè)目標(biāo)、步驟與進(jìn)度，協(xié)調(diào)各結(jié)點(diǎn)工作，促進(jìn)館員之間的相互交流與學(xué)習(xí)，協(xié)調(diào)館際之間及本館部門之間的相互關(guān)系，進(jìn)行人事與財(cái)務(wù)管理，組織國(guó)內(nèi)、國(guó)際的學(xué)術(shù)交流［7］。在成立的工作團(tuán)隊(duì)里，這些組織單元(工作團(tuán)隊(duì))由于是根據(jù)項(xiàng)目需要組織的，所以任務(wù)清楚，目的明確，各方面有專長(zhǎng)的人都是有備而來(lái)，能相互溝通與較好融合，能把自己的工作同整體工作聯(lián)系起來(lái)，為攻克難關(guān)、解決問題獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并且增強(qiáng)了責(zé)任感和榮譽(yù)感，激發(fā)了工作熱情，有利于工作團(tuán)隊(duì)順利完成任務(wù)。

3 高校圖書館組織結(jié)構(gòu)變革中的幾點(diǎn)措施

網(wǎng)絡(luò)組織是一個(gè)前瞻性的概念，是未來(lái)圖書館組織結(jié)構(gòu)發(fā)展的方向，但是，希望圖書館從傳統(tǒng)組織直接轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)組織是不現(xiàn)實(shí)的，新的組織結(jié)構(gòu)畢竟要以過去的組織結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，而不可能憑空創(chuàng)造出來(lái)。因此，圖書館組織必然要采取一些措施在結(jié)構(gòu)上向網(wǎng)絡(luò)組織過渡。

3.1 壓縮組織層級(jí)

圖書館傳統(tǒng)組織以勞動(dòng)分工、科層結(jié)構(gòu)和職能主導(dǎo)為特征，呈現(xiàn)金字塔形狀，基層由采訪、編目、流通閱覽、典藏等組織和各職能部門構(gòu)成，每個(gè)子組織內(nèi)部又有自己的層級(jí)機(jī)構(gòu)，下級(jí)組織對(duì)上級(jí)管理負(fù)責(zé)，組織上下共同提供服務(wù)。這種組織結(jié)構(gòu)曾經(jīng)極大地推動(dòng)了圖書館事業(yè)的發(fā)展，既保證了館長(zhǎng)的統(tǒng)一指揮，又發(fā)揮了職能機(jī)構(gòu)的專業(yè)管理作用，促進(jìn)了圖書館人才的專業(yè)化發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和用戶需求的多樣化，這種組織結(jié)構(gòu)的弊病開始制約圖書館的發(fā)展，如過細(xì)的專業(yè)分工使人們忽視整個(gè)組織的使命，有效的管理幅度使組織規(guī)模的擴(kuò)大必然伴隨著管理層次的增加;各職能部門由于業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，工作無(wú)法進(jìn)行橫向比較，造成各部門本位主義嚴(yán)重，從而影響圖書館整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。我們不能期望圖書館組織結(jié)構(gòu)能從傳統(tǒng)層級(jí)制直接變革為網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)，但是減少組織層，是圖書館目前能夠做到，也是必須做到的。

3.2 以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的工作團(tuán)隊(duì)的建立

在業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，圖書館組織需要建立工作團(tuán)隊(duì)，也就是將過去以功能分工的組織方式改變?yōu)橐粤鞒虨閷?dǎo)向的項(xiàng)目小組。過去分散于各職能部門的工作由一個(gè)小組結(jié)合起來(lái)，承擔(dān)起滿足用戶需求的所有工作，各組成小組構(gòu)成了一個(gè)非中心化的聯(lián)合體網(wǎng)絡(luò)，這樣不但可以避免傳統(tǒng)圖書館內(nèi)部廣泛存在的“官僚主義”所導(dǎo)致的管理效率低下，而且也使各組成小組的界限不再嚴(yán)格地局限于功能和層次。當(dāng)組織職務(wù)是圍繞小組而不是個(gè)人來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，結(jié)構(gòu)就組成了任務(wù)團(tuán)隊(duì)。知識(shí)服務(wù)時(shí)代的大學(xué)圖書館將越來(lái)越多地在圖書館內(nèi)部和外部使用跨職能的任務(wù)團(tuán)隊(duì)，人們必須學(xué)會(huì)在沒有固定職務(wù)、沒有命令權(quán)威、既不是被控制也不是控制他人的情況下去進(jìn)行管理，去完成任務(wù)，去實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)［8］。

3.3 加強(qiáng)知識(shí)服務(wù)時(shí)代人力資源管理

信息技術(shù)給人力資源管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因此圖書館應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)人力資源的管理:(1)轉(zhuǎn)換人的管理角色。在知識(shí)服務(wù)環(huán)境下進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)變革，減少組織層級(jí)，許多員工會(huì)對(duì)變革產(chǎn)生抵觸情緒。因此，圖書館應(yīng)使廣大館員認(rèn)識(shí)到技術(shù)進(jìn)步的幅度越大，組織變革就越深刻，對(duì)人的素質(zhì)要求就越高，這是現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的客觀規(guī)律。圖書館進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)變革能夠使人們有更多精力去參與創(chuàng)造性、決策性的活動(dòng)。(2)適應(yīng)知識(shí)服務(wù)環(huán)境的特點(diǎn)，徹底破除“官本位”觀念，建立符合時(shí)代要求的人事管理制度。(3)適應(yīng)知識(shí)服務(wù)環(huán)境下圖書館組織的扁平化、柔性化和網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)，對(duì)知識(shí)服務(wù)工作者的職務(wù)任用和工資福利，應(yīng)探索新的方法，使其能安心從事知識(shí)創(chuàng)造和服務(wù)工作;圖書館領(lǐng)導(dǎo)要參與其團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，不斷調(diào)動(dòng)和激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造性［9］。

優(yōu)化高校圖書館組織結(jié)構(gòu)，提高組織結(jié)構(gòu)效率，創(chuàng)建面向知識(shí)服務(wù)的圖書館組織結(jié)構(gòu)是大學(xué)圖書館生存、發(fā)展的必然。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境和信息技術(shù)為知識(shí)服務(wù)提供了技術(shù)支撐，與此同時(shí)，知識(shí)服務(wù)要求改變傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)形式，建立起新的、相應(yīng)的組織管理機(jī)制。圖書館要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，打破傳統(tǒng)的集權(quán)式組織結(jié)構(gòu)，模糊組織邊界，強(qiáng)調(diào)部門之間合作，實(shí)現(xiàn)各類資源縱橫通暢，提高辦館效率，適應(yīng)知識(shí)服務(wù)的發(fā)展要求。

［1］孫曉明，張愛臣.知識(shí)服務(wù)與圖書館組織結(jié)構(gòu)變革［J］.圖書館工作與研究，2010，(10):45－48.

［2］［3］［8］［9］吳聲鳳.信息時(shí)代的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變革［J］.貴陽(yáng)學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2008，(1):1 －8.

［4］［5］［7］張 敏.網(wǎng)絡(luò)組織模式:21世紀(jì)圖書館管理系統(tǒng)的新形態(tài)［J］.圖書館理論與實(shí)踐，2005，(2):17－18.

［6］盧旭升.論企業(yè)管理的網(wǎng)絡(luò)化組織結(jié)構(gòu)［J］.商場(chǎng)現(xiàn)代化，2007，(7):99 －100.