招遠(yuǎn)市廣播電視臺(tái) 冷海梅

電子標(biāo)簽技術(shù)及其在檔案管理中的應(yīng)用

招遠(yuǎn)市廣播電視臺(tái) 冷海梅

最近無線射頻識(shí)別技術(shù)RFID得到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，有著巨大的市場(chǎng)應(yīng)用前景。檔案管理信息化是各級(jí)部門不懈追求的目標(biāo)。本文在介紹RFID技術(shù)的基礎(chǔ)上，分析了RFID技術(shù)將對(duì)檔案管理信息化的促進(jìn)作用。

RFID技術(shù)；檔案管理；信息化

1.前言

RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識(shí)別，常稱為感應(yīng)式電子晶片或感應(yīng)卡、非接觸卡、電子標(biāo)簽、電子條碼等。這種容編碼、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術(shù)以其獨(dú)特的技術(shù)性能，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，迅速地改變著人們的工作方式和生產(chǎn)作業(yè)管理，極大地提高了生產(chǎn)效率，在各種應(yīng)用環(huán)境中得到了廣泛應(yīng)用。目前，此項(xiàng)技術(shù)在國(guó)內(nèi)檔案管理領(lǐng)域開始使用。

2.檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（1）檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

（2）檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。

（3）檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)

由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

（4）對(duì)失效檔案的管理滯后

由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

3.電子標(biāo)簽技術(shù)（RFID）在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 RFID技術(shù)簡(jiǎn)介

一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別的過程，非接觸性是它明顯特征。讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

3.2 基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，如圖1所示。

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的安全性管理。

圖1 基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊架構(gòu)

3.2.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

3.2.2 檔案管理信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。各子系統(tǒng)的主要功能如下：

（1）儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。

（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。

（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。

（4）安全管理子系統(tǒng)：當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開儲(chǔ)位，安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。

3.3 基于RFID的硬件檔案管理系統(tǒng)

（1）標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定

檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。

（2）標(biāo)簽安裝

在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。

（3）閱讀器安裝

在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110-240VAC電源適配器，并有局域網(wǎng)或無線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。

（4）天線安裝

為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。

4.RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理信息的優(yōu)點(diǎn)

4.1 讀取便捷

RFID以非接觸式讀取信息，管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，有助于管理者實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

4.2 讀取速度快

RFID可以同時(shí)讀取多個(gè)芯片信息，工作人員只需將其要借出的所有檔案放在自助借還機(jī)上，根據(jù)提示進(jìn)行相應(yīng)的點(diǎn)鍵操作，就可以一次性地借出系統(tǒng)默認(rèn)的最大限量的檔案，將大大提高工作效率。

4.3 提高檔案清點(diǎn)速度

使用RFID進(jìn)行館藏清點(diǎn)，只要用手持RFID閱讀器沿著柜架上下掃描一遍，事先存入RFID標(biāo)簽里的檔案信息都將一一呈現(xiàn)，這樣不但極大地減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作流程。

4.4 減少錯(cuò)架亂架率

采用RFID技術(shù)，只需在RFID閱讀器中輸入要找的檔案，沿著柜架依次掃描，一旦發(fā)現(xiàn)排架錯(cuò)誤或找到所要的檔案時(shí)，立刻用聲光報(bào)警，這使得查找工作變得非常方便，也能顯著降低錯(cuò)架亂架率。

5.結(jié)束語(yǔ)

雖然RFID系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中有一定的缺陷，但隨著技術(shù)的成熟，標(biāo)簽成本的降低，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，這種現(xiàn)代化的技術(shù)有很大的發(fā)展?jié)摿?，如果使其服?wù)于檔案管理，將解決很多用傳統(tǒng)技術(shù)難以解決的難題，為檔案管理工作館注入新的活力。

[1]游戰(zhàn)清.無線射頻識(shí)別技術(shù)(RFID)理論與應(yīng)用[M].電子工業(yè)出版社,2004.

[2]羅海勇.新一代超高頻RFID無線接口標(biāo)準(zhǔn)研究[J].電子技術(shù)應(yīng)用,2006(5).

冷海梅（1966—），女，助理館員，主要從事辦公室檔案管理工作。