潘星星

摘要：本文梳理了目前EPC總承包模式下核電工程設計文件的管理流程，分析了流程存在的問題及其根源，提出了流程優(yōu)化的原則與方案。

關(guān)鍵詞：EPC核電工程 設計文件 文件管理流程

文件管理作為核電工程建設的一項重要環(huán)節(jié)，對工程項目的進度、質(zhì)量、成本等有著直接影響。由于我國采用EPC總承包模式開展核電工程建設尚處于起步和探索階段，缺乏成熟可借鑒的經(jīng)驗，因此，如何在EPC模式下實施有效的文件管理是一個非常值得探討的問題。本文著重梳理與分析工程文件重要類型之一——工程設計文件在以設計為龍頭的核電工程公司的管理流程。

一、EPC總承包的概念

及其對工程設計文件管理的要求

EPC是英文Engineering(設計)、Procurement(采購)、Construction(施工)的首字母縮寫，即通常所說的工程總承包?！督ㄔO項目工程總承包管理規(guī)范GB/T 50358-2005》里指出，工程總承包是指工程總承包企業(yè)受業(yè)主委托，按照合同約定對工程建設項目的設計、采購、施工、試運行等實行全過程或若干階段的承包。①EPC總承包是一種以向業(yè)主交付最終產(chǎn)品和服務為目的，對整個工程項目實行整體構(gòu)思、全面安排、協(xié)調(diào)運行、前后銜接緊密的承包體系。②

為滿足核電工程建設的進度、質(zhì)量及成本等要求，工程設計文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、交付使用到最終歸檔的全流程必須得到及時有效的控制與管理，這與設計院的工程設計文件管理流程有所區(qū)別。隨著多項目管理模式的開展以及信息化技術(shù)的運用，數(shù)量龐大且種類繁多的工程設計文件更需要得到科學有效的全周期管理。

二、EPC總承包模式下

工程設計文件管理流程現(xiàn)狀與問題

1．EPC總承包模式下工程設計文件管理流程現(xiàn)狀

目前，在核電工程公司里，工程設計文件在總部設計部門產(chǎn)生，經(jīng)整理后傳遞至異地的項目施工現(xiàn)場，供現(xiàn)場人員使用，最終文件在總部歸檔保存并提供利用。圖1展示了一份核電工程設計成品文件從形成到最終歸檔的流程。

圖1 核電工程設計成品文件管理流程現(xiàn)狀

（1）文件的形成：設計部門形成CAD圖后，送交文印部門曬出硫酸紙圖后返回設計部門，在硫酸紙圖上進行編、校、審等簽字（手簽）；

（2）文件的接收：成品文件形成之后，由各工程項目的文員接收、核對，并將部分文件元數(shù)據(jù)信息著錄到excel表，填寫文件傳遞單和復制卡；

（3）文件的整編：文檔部門從各工程項目部接收成品文件，再次核對，將相應的文件元數(shù)據(jù)信息分別著錄到底圖表、檔案管理系統(tǒng)案卷級和文件級，掃描文件并上傳檔案管理系統(tǒng)；

（4）文件的現(xiàn)場同步：文檔部門對文件質(zhì)檢后，通過工程文檔管理系統(tǒng)（Project Wise，簡稱PW系統(tǒng)）將電子文件同步至項目現(xiàn)場，由項目現(xiàn)場文檔管理人員在當?shù)貢駡D，并進行分發(fā)、控制和管理；

（5）文件的歸檔：掃描及可編輯版電子文件刻錄光盤存檔，紙質(zhì)文件整理后歸檔入庫。

2．EPC總承包模式下工程設計文件管理流程存在的問題

從圖1可以看出，一份設計文件從成品形成到最終歸檔至少需要進行11個環(huán)節(jié)，涉及多個部門，并至少需要1名項目文員、8名總部文檔部門人員、若干名現(xiàn)場文檔人員和1臺掃描儀，管理成本較高。該流程存在的問題主要有：

（1）文件核對和元數(shù)據(jù)著錄環(huán)節(jié)重復勞動

圖1第4和第5個環(huán)節(jié)均包含了核對文件圖紙是否有誤，核對的內(nèi)容部分相同，存在重復勞動、增加時間成本問題。

此外，這兩個環(huán)節(jié)均需要將元數(shù)據(jù)著錄到excel表，盡管崗位性質(zhì)不同，對元數(shù)據(jù)的關(guān)注角度和用途不同（項目文員和文檔部門人員分別著錄，前者是為了工程項目使用，后者是為了便于紙質(zhì)文件歸檔入庫），但多個元數(shù)據(jù)重復著錄，甚至excel表中的元數(shù)據(jù)還需再次著錄到檔案管理系統(tǒng)里。這些工作內(nèi)容沒有進行有效整合，沒有做到元數(shù)據(jù)的一次著錄、多次利用，增加了人力成本與時間成本。如表1所示，需要著錄的元數(shù)據(jù)約50個，其中重復著錄兩次或三次的元數(shù)據(jù)有16個，約占全部的1/3。盡管元數(shù)據(jù)著錄只是其中一個環(huán)節(jié)，但著錄量在整個工作量中占據(jù)了相當大的比重。同時，人工著錄容易出現(xiàn)錯誤，這對文件的檢索利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作都帶來了不便。

表1 需要重復著錄的工程設計文件元數(shù)據(jù)表

（2）元數(shù)據(jù)著錄環(huán)節(jié)滯后

在需要著錄的50個文件元數(shù)據(jù)中，有近70%的元數(shù)據(jù)在文件形成階段便具有，有4個元數(shù)據(jù)在文件流轉(zhuǎn)過程中形成，約24%的元數(shù)據(jù)在歸檔階段形成。如果能實現(xiàn)通過系統(tǒng)自動、及時著錄文件各階段產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，將部分工作前移，做到前端控制，可提高工作效率與準確度，也減輕了人工質(zhì)檢的工作量。

表2 工程設計文件元數(shù)據(jù)著錄統(tǒng)計

（3）可編輯版電子文件收集整編滯后

文檔部門除了保存掃描版電子文件外，還保存可編輯版電子文件，每月定期收集上月形成的可編輯版電子文件。這種人工收集的方式在時間上比較滯后，且不易收集齊全。

3．EPC總承包模式下工程設計文件管理流程問題的根源

上述問題的根源在于沒有實行文檔一體化管理，沒有落實前端控制、全程管理的文件管理理念，文檔部門僅負責文件歸檔階段的工作，缺乏對文件從形成、接收、流轉(zhuǎn)、利用到最終歸檔全過程的統(tǒng)一規(guī)劃與管理；同時，缺乏真正意義上的電子文件管理平臺，PW系統(tǒng)只發(fā)揮了異地同步傳遞的作用，檔案管理系統(tǒng)只是獨立的系統(tǒng)，整個電子文件的流轉(zhuǎn)過程不可控。

三、EPC總承包模式下工程設計文件管理流程的優(yōu)化

針對上述問題及其根源，應通過搭建內(nèi)容管理平臺來優(yōu)化工程設計文件及其他類型的工程文件的管理流程，以適應EPC總承包管理模式，推動工程項目建設。

1．EPC總承包模式下工程設計文件管理流程的優(yōu)化原則

（1）前端控制、全程管理、文檔一體化

文件從形成到最終歸檔的全過程通過系統(tǒng)平臺進行跟蹤和管理。一方面，在文件管理各階段，通過系統(tǒng)及時捕獲文件的元數(shù)據(jù)信息，文件的所有屬性信息都在系統(tǒng)平臺中進行管理；另一方面，可編輯版本電子文件從文件形成之后便通過系統(tǒng)接口自動提交歸檔，無需人工收集。

（2）減少人工勞動量，減少重復勞動，縮短周期

大量的文件元數(shù)據(jù)著錄工作通過系統(tǒng)取代大部分的人工勞動，并做到一次著錄、多次利用，減少重復勞動，縮短整個流程的周期，從而提高工作效率，使文件盡快交付現(xiàn)場。

2．EPC總承包模式下工程設計文件管理流程的優(yōu)化方案

基于上述原則形成的優(yōu)化方案如圖2所示。

圖2工程設計文件管理流程優(yōu)化方案

該方案的優(yōu)勢包括：

（1）電子文件從形成到最終歸檔的流程基本都在系統(tǒng)平臺里流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了全程控制、跟蹤和統(tǒng)一管理，加強文件的可控性。

（2）實現(xiàn)文件元數(shù)據(jù)的自動捕獲，做到一次著錄、多次利用，取代原有的excel表和檔案管理系統(tǒng)的手工錄入，避免重復勞動，同時加強了元數(shù)據(jù)著錄的準確性，規(guī)避人工著錄產(chǎn)生的風險，減輕人工質(zhì)檢的工作量。

（3）系統(tǒng)平臺管理與維護文件的全部元數(shù)據(jù)。不同崗位的員工通過平臺查看自己所需的元數(shù)據(jù)信息。如：紙質(zhì)文件入庫時需要借助的底圖表、項目文員接收文件時填寫的excel表，均可通過平臺來實現(xiàn)。

（4）實現(xiàn)系統(tǒng)自動提取可編輯版電子文件，在文件形成階段便控制文件。

（5）由于人工著錄及質(zhì)檢工作量的減少，流程周期縮短，從總體來看，能夠節(jié)約較多的人力與時間成本。

注釋：

①GB/T50358-2005建設項目工程總承包管理規(guī)范[S].北京:中華人民共和國建設部,2005.

②康賀仁.我國電力建設EPC總承包管理模式的應用研究[D].河北:華北電力大學,2009.

作者單位：中核集團中國核電工程有限公司