■天津外國語大學(xué)附屬外國語學(xué)校 戴 琦

以辦公室工作為依托，推進(jìn)學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)

■天津外國語大學(xué)附屬外國語學(xué)校 戴 琦

21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)和知識創(chuàng)新的時代。怎樣做好辦公室工作，是從事辦公室工作的教師值得認(rèn)真思考的問題。從當(dāng)前辦公室工作的主要任務(wù)和辦公室工作的現(xiàn)代化要求兩個方面談?wù)勎覍π＾k工作的看法。

一、當(dāng)前學(xué)校辦公室工作的主要任務(wù)

辦公室承擔(dān)的工作既重要又繁瑣。它要求我們緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，迎接現(xiàn)代化對學(xué)校辦公室工作的要求。實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，一是實現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變，由領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，轉(zhuǎn)向能主動替領(lǐng)導(dǎo)想在前面；二是實現(xiàn)工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，從原來的被動應(yīng)付的工作態(tài)度，向主動適應(yīng)服務(wù)的工作態(tài)度轉(zhuǎn)變。具體總結(jié)為以下幾個方面：

1.注重信息調(diào)研工作。

信息是領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，調(diào)研是獲取信息不可缺少的渠道。辦公室是辦學(xué)管理的前沿和中樞，要為領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準(zhǔn)確、實事求是的信息。面對信息社會的飛速發(fā)展，新媒體、新技術(shù)層出不窮，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢仍應(yīng)作為學(xué)校發(fā)展決策的重要出發(fā)點之一。因此，信息工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作，有必要加強(qiáng)信息調(diào)研工作人力、物力、財力的投入，建立起信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使教育信息渠道暢通，網(wǎng)絡(luò)健全。

2.做好協(xié)調(diào)督辦工作。

學(xué)校辦公室對外承擔(dān)著各級主管部門的工作聯(lián)系、溝通信息、匯報工作的任務(wù)；對內(nèi)參加學(xué)校重大會議的討論，負(fù)責(zé)會議議定事項的落實，承擔(dān)協(xié)助校長做好日常工作的任務(wù)。協(xié)調(diào)督辦工作從組織上、制度上都占有十分重要的地位。加強(qiáng)協(xié)調(diào)督辦工作，規(guī)范協(xié)調(diào)督辦行為，使各項工作規(guī)范化、制度化，從根本上改變在決策落實上“布置多，檢查少”的狀況，確保校長指令貫徹到位。

協(xié)調(diào)督查督辦工作是領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的延伸。其作用是加強(qiáng)內(nèi)外聯(lián)系，溝通協(xié)作，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一步調(diào)，共同完成學(xué)校綜合性的工作任務(wù)，并達(dá)到學(xué)校規(guī)劃的總體工作目標(biāo)。在協(xié)調(diào)督辦的過程中，校辦還要對協(xié)調(diào)督辦的具體內(nèi)容和任務(wù)做認(rèn)真的梳理，分解立項，明確職責(zé)，對決策落實的進(jìn)展情況、取得的成效、存在的問題應(yīng)及時進(jìn)行評估和反饋。

3.加強(qiáng)宣傳報道工作。

目前，宣傳報道工作有些自成體系，比較封閉。要多與其他兄弟校進(jìn)行廣泛的合作，有利于學(xué)校從系統(tǒng)封閉走向社會開放，這是符合21世紀(jì)開放教育發(fā)展規(guī)律的，在學(xué)校改革不斷深化時，有些問題需要在系統(tǒng)內(nèi)外取得共識，贏得社會各界的理解和支持，推進(jìn)教育機(jī)會均等，加快教育民主化、大眾化的進(jìn)程。辦公室應(yīng)認(rèn)真地?fù)?dān)負(fù)起學(xué)校的對外宣傳工作，廣泛向社會宣傳學(xué)校辦學(xué)投資省、見效快、覆蓋面廣、受益面大的特點與優(yōu)勢，要主動與新聞單位加強(qiáng)聯(lián)系，相互溝通，協(xié)調(diào)一致，提高宣傳工作的實效，推動學(xué)校改革與發(fā)展。

二、現(xiàn)代化對學(xué)校辦公室工作人員的要求

1.加強(qiáng)修養(yǎng)，練好基本功。

學(xué)校辦公室處于承上啟下的位置，工作性質(zhì)要求室內(nèi)全體同志，特別是主要負(fù)責(zé)同志，要頭腦清醒，思維敏捷，政治上過硬，工作能力強(qiáng)，思想境界高，辦事效率高。

辦公室是學(xué)校的綜合職能部門，工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，內(nèi)容很多，工作面大，很多具體事情涉及教職工的切身利益。學(xué)校辦公室工作人員必須不斷學(xué)習(xí)政策理論，學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)知識，學(xué)會處理人際關(guān)系，把服務(wù)學(xué)校中心工作和服務(wù)教職工切身需要作為工作的出發(fā)點和落腳點；把“參與政務(wù)”、“管理事務(wù)”、“搞好服務(wù)”三大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，從而使工作目標(biāo)更明確，重點更突出。

2.以創(chuàng)新的意識，當(dāng)好參謀助手。

學(xué)校辦公室在一定意義上講是校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，所以，必須從全局利益出發(fā)去考慮問題，處理工作，把握正確的方向。要以“三個一點”找準(zhǔn)工作的切入點，即，當(dāng)上級部門的要求與我校實際工作相符時，應(yīng)盡最大努力去找結(jié)合點；當(dāng)校內(nèi)處室之間發(fā)生利益沖突時，應(yīng)從政策規(guī)定與工作職責(zé)上去找平衡點；當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)意見不一致時，應(yīng)從幾位領(lǐng)導(dǎo)所處的角度和表達(dá)意圖上去領(lǐng)悟相同點。要盡最大努力避免工作互相扯皮、推諉。要全力協(xié)調(diào)各部門之間、同事之間相互配合，通力合作，取得最佳的工作效果。

學(xué)校辦公室工作人員要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，就必須深入實際掌握第一手資料，必須對學(xué)校工作做全面、準(zhǔn)確的了解，在分析、綜合、判斷和推理的基礎(chǔ)上，找出規(guī)律性的東西，提出解決問題的正確途徑和有效方法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。必須處理好全局和局部的關(guān)系，處理好重點工作和日常工作的關(guān)系，處理好決策前的調(diào)研和決策后的落實等工作環(huán)節(jié)，真正起到參謀助手作用。

3.時刻勤勉，樹立良好的工作作風(fēng)。

以辦公室所處的位置，在協(xié)調(diào)辦理各項工作過程中，我們的講話和意見有時會被誤解為代表領(lǐng)導(dǎo)意圖。所以，辦公室工作人員一定要嚴(yán)格要求和規(guī)范自己，為人處事一定要誠實、正派、本分，說老實話，辦老實事，做老實人，一切從實際出發(fā)，心胸坦蕩，不搬弄是非。

學(xué)校辦公室需要協(xié)調(diào)的事情很多，矛盾也多，要以“三個適度”約束自己，即，冷熱適度，和人進(jìn)行等距離相處；剛?cè)徇m度，對事當(dāng)斷則斷，不優(yōu)柔寡斷；粗細(xì)適度，干事當(dāng)先的奉獻(xiàn)精神，用辛勤和汗水創(chuàng)造每一項工作的成績。從而使校辦工作管理制度化，服務(wù)優(yōu)質(zhì)化，參謀有效化。力爭在服務(wù)中顯示實力，在工作中形成動力，在創(chuàng)新中增加壓力，在與人交往中凝聚合力。

4.更新觀念，促進(jìn)辦公自動化。

現(xiàn)代化要求我們加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)上交流系統(tǒng)辦學(xué)和管理信息，提高工作效率。在這方面不應(yīng)有一時的懈怠，必須有緊迫感，辦公室工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，刻苦鉆研辦公自動化知識，主動適應(yīng)新形勢的要求，做好學(xué)校數(shù)字化辦公網(wǎng)上公文、查看工資及效益、會議通知等工作的運行，促進(jìn)辦公自動化的使用。

學(xué)校辦公室應(yīng)發(fā)揮整體優(yōu)勢，使校辦工作成為領(lǐng)導(dǎo)的喉舌，溝通教工與領(lǐng)導(dǎo)之間的橋梁，宣傳精神文明的窗口，傳播校園文化的陣地，連結(jié)上下合作的紐帶。

（責(zé)任編輯 張 嶸）