摘要：通過分析提高檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)的需求，來提高人們對檔案管理和檔案人員的重視度，以保證檔案管理工作順利有序的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：

檔案人員；素質(zhì)；培養(yǎng)；需求

中圖分類號：F24

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-3198（2012）02-0128-01

1檔案管理簡介

1.1什么是檔案管理

檔案管理并不是我們以為的只要將檔案歸檔整理就好了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案管理，也稱之為檔案工作。主要是檔案室（或者是檔案館）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

檔案管理的管理對象是檔案，但是檔案人員所服務(wù)的對象卻是檔案利用者，也就是平時查閱檔案搜集資料的人。所以檔案管理工作既有管理性質(zhì)，又有服務(wù)性質(zhì)。

1.2檔案管理的主要工作內(nèi)容

檔案管理工作是由一系列的工作次序組成的，這些工作順序是前人經(jīng)過多少失敗的教訓(xùn)總結(jié)出來的，非常寶貴。檔案管理的主要工作內(nèi)容包括檔案的手機(jī)、整理、保管、堅定、統(tǒng)計和提供利用。其中檔案的收集工作是其他一切工作的基礎(chǔ)，也是最重要的一項內(nèi)容，因?yàn)闄n案收集的全不全，很可能就會影響到后面檔案利用者的信息量全不全。其次檔案的整理工作也是很重要的，我們不可能去查找毫無頭緒的原始檔案，檔案人員對檔案原始資料的整理和歸納在很大程度上節(jié)省了檔案利用者的時間，提高了他們的工作效率。我國對檔案保存的要求是至少要保存50年，所以對檔案的保存工作也是馬虎不得的，另外根據(jù)我國法律的明文規(guī)定，檔案是要進(jìn)行統(tǒng)計的，各種統(tǒng)計表的填寫也是要非常仔細(xì)的，以提高檔案業(yè)務(wù)的工作水平。前面這些步驟都是為了最后一項——檔案利用，我們最終的目的就是可以利用以往豐富的檔案資源，找尋解決目前問題的方法，以提高我們現(xiàn)在的工作水平。

2檔案管理工作的重要性

做好檔案管理工作，不僅是要將檔案整理好，不出差錯，更重要的一點(diǎn)就是要緊隨世界前進(jìn)的腳步，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理的工作水平。尤其是在當(dāng)今這個信息大爆炸的年代，檔案信息每天都會有很多，如果我們還是按以前的工作水平進(jìn)行，勢必?zé)o法將檔案管理工作做好，所以我們一定要積極探索和嘗試所有有利于檔案管理的新的手段，找出最適應(yīng)現(xiàn)今發(fā)展的一種方法來。

完善的檔案管理工作一方面可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層充分、及時掌握本企業(yè)的經(jīng)營狀況提供依據(jù)，以便企業(yè)的決策者在此基礎(chǔ)之上整體把握企業(yè)的運(yùn)營走向，適時調(diào)整策略，讓企業(yè)的經(jīng)營更上一層樓。另一方面，也可以從歷年的檔案資料中總結(jié)歸納出企業(yè)近些年來的經(jīng)營成果，以便從中篩選出有利和不利于企業(yè)壯大的因素，進(jìn)而加強(qiáng)該企業(yè)同有利因素在相關(guān)方面的合作，并及時終止企業(yè)與不利因素的合作，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)營效益。

3檔案人員各方面綜合素質(zhì)的需求

3.1檔案人員的基本專業(yè)知識需求

現(xiàn)今我國很多的檔案管理人員都缺乏最基本的檔案管理知識。專業(yè)的檔案管理知識包括敏銳的信息感知能力、信息處理能力以及為查閱檔案的人提供專業(yè)幫助的能力等方面。

首先是信息感知能力。檔案其實(shí)就是各種信息的總和，最原始的檔案資料是由我們檔案人員進(jìn)行搜集，這個搜集的過程依賴于檔案人員的信息感知度。只有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的檔案人員才能敏銳地從中挑選出有利用價值的檔案進(jìn)行保存。其次是信息的處理加工能力。我們經(jīng)過多方努力而搜集起來的檔案原始信息，其中有些是沒有利用價值的，而有些是必須存檔保存的，這就要依靠檔案人員專業(yè)的鑒別能力，從中挑選出有利用價值的檔案進(jìn)行整理。最后就是利用檔案人員的專業(yè)知識幫助查閱人查找檔案的能力。檔案室檔案數(shù)量之多是沒有辦法讓人一個個找的，這就要求檔案人員具有專業(yè)的數(shù)據(jù)檢索知識以及熟練運(yùn)用計算機(jī)的能力，就可以幫著查閱人員在最短的時間內(nèi)查閱檔案。

3.2檔案人員基本法律知識的需求

我國對檔案管理有明確的法律法規(guī)進(jìn)行約束，所以作為一個專業(yè)的檔案人員必須具備這方面的知識。只有懂得相關(guān)法律法規(guī)以后，才能運(yùn)用法律的武器依法管理檔案，從而保證檔案的完整性和齊全性。進(jìn)而在各種誘惑面前，才有可能不為所動，堅持原則，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度，保證檔案管理的正常運(yùn)行。

3.3檔案人員個人素質(zhì)的需求

我國現(xiàn)在提倡“以人為本”。檔案人員要服務(wù)于檔案查閱人員，所以提高檔案人員的個人素質(zhì)，加強(qiáng)個人修養(yǎng)也是很必要的。其中“微笑服務(wù)”是我們“以人為本”服務(wù)中最基本也是最難做到的一項，工作中多增加一些笑容可以減少彼此間的冷漠，縮短人與人之間的距離，讓我們可以更好的溝通。另外真誠也是我們要大力提倡的，此外還有認(rèn)真傾聽、主動熱情的服務(wù)等，總之我們就是要盡一切努力向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案事業(yè)才大有發(fā)展。

4總結(jié)

檔案管理是一門龐大而重要的學(xué)科，所以不能對檔案人員的管理馬馬虎虎，因?yàn)橹挥凶龊脵n案人員的培訓(xùn)工作才能從真正意義上將檔案工作做好。而檔案人員各方面綜合素質(zhì)的需求就是我們培訓(xùn)教育工作最基本的準(zhǔn)則。

參考文獻(xiàn)

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［2］劉英，崔海明．探討檔案人員綜合素質(zhì)與服務(wù)創(chuàng)新能力［J］．臨床合理用藥雜志，2009，2（22）．