摘要：近年來，資金監(jiān)管部門及上級業(yè)務(wù)主管單位對資金使用情況加大了工作檢查力度，被檢查單位需要根據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行會計(jì)核算整改。整改工作包括修改、補(bǔ)充、撤換會計(jì)資料，為確保會計(jì)資料的真實(shí)性、連續(xù)性，全面、客觀地反映單位的會計(jì)核算，需要建立健全會計(jì)更正檔案。

關(guān)健詞：會計(jì)資料；更正；檔案

一、建立會計(jì)更正檔案的必要性

近年來，為充分發(fā)揮資金使用效益，確保資金款專用，審計(jì)、財(cái)政、監(jiān)察等相關(guān)部門加強(qiáng)了資金監(jiān)管工作，同時，上級業(yè)務(wù)主管部門也對資金使用情況進(jìn)行多次督導(dǎo)和檢查，如果是國際援助項(xiàng)目，國內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)和國際組織會按要求對資金使用情況進(jìn)行反復(fù)檢查，資金使用要求更嚴(yán)格。在每次檢查結(jié)束后，被檢查單位會根據(jù)檢查組提出的問題進(jìn)行不同程度的會計(jì)核算整改。會計(jì)核算工作的整改措施有3個方面：一是補(bǔ)充、完善和撤換原始憑證，二是撤換和重新編制記帳憑證，三是撤換和重新編制財(cái)務(wù)報告。

以上整改措施存在以下問題：一是整改后的會計(jì)核算已經(jīng)不能夠真實(shí)、完整的反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，與實(shí)際情況相去甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重違背了會計(jì)核算的客觀性原則；二是涉及以前會計(jì)年度的整改工作難度比較大，需要拆散已裝訂的會計(jì)檔案，容易造成會計(jì)資料的丟失。同時，整改工作完成以后，相關(guān)數(shù)據(jù)會發(fā)生變化，整改后的報表數(shù)據(jù)與已上報數(shù)據(jù)不一致；三是相關(guān)人員的責(zé)任不清晰；四是挖補(bǔ)、涂改，尤其是撤換會計(jì)資料已違反了《中華人民共和國會計(jì)法》等對會計(jì)資料的管理規(guī)定，其行為已構(gòu)成違法違紀(jì)行為。

綜上所述，我們需要建立健全會計(jì)更正檔案。

二、建立會計(jì)更正檔案的依據(jù)

會計(jì)更正檔案就是指所有涉及會計(jì)核算整改工作中的會計(jì)資料，包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報告以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料。《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，“會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求，“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)”，“如果在填制記帳憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制”，《會計(jì)法》規(guī)定，“各單位必須依法設(shè)置會計(jì)帳簿，并保證其真實(shí)、完整”。會計(jì)更正檔案是對單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的補(bǔ)充說明，也是記錄和反映單位會計(jì)核算工作的原始史料和證據(jù)。因此，會計(jì)更正檔案也必須按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定妥善保管。

三、建立會計(jì)更正檔案的具體做法

在不改變原會計(jì)檔案資料真實(shí)性、完整性的前提下，針對檢查組指出的問題，制定單位整改方案，對不同類型的問題采取不同的處理方法。

1.原始憑證錯誤。第一步，發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，積極協(xié)調(diào)開出單位重開或者更正，更正處要加蓋開出單位公章，且需要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。值得注意的是，不能夠撤換、挖補(bǔ)或涂改已編制記帳憑證的原始憑證。第二步，將重新取得的原始憑證附在相應(yīng)的整改前記帳憑證復(fù)印件后單獨(dú)裝訂成冊。

2.記帳憑證錯誤。第一步，不論是會計(jì)年度內(nèi)還是以前會計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證，會計(jì)科目或金額同時有錯，先用紅字填制一張與原內(nèi)容相同的記帳憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，再用藍(lán)字重新填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。不論是會計(jì)年度內(nèi)還是以前會計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證，記帳憑證的會計(jì)科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記帳憑證，在摘要欄注明“調(diào)增或調(diào)減某月某日某號憑證”字樣，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。第二步，將原始憑證復(fù)印件附在重新編制的記帳憑證后單獨(dú)裝訂成冊。

3.其他相關(guān)資料。會計(jì)核算工作整改結(jié)束后，財(cái)會人員要主動收集相關(guān)資料，一是工作檢查督導(dǎo)通知，二是檢查反饋材料，或反饋會議記錄。如果有必要，可以做一份會計(jì)核算更正說明，主要內(nèi)容包括督導(dǎo)組檢查的時間，發(fā)現(xiàn)問題，工作建議，整改情況等。收集整理后裝單獨(dú)訂成冊，納入財(cái)務(wù)報告類加以保存。

年未，嚴(yán)格執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，按“會計(jì)憑證類15年、財(cái)務(wù)報告類3年”的規(guī)定立卷歸檔。同時，在檔案封面標(biāo)明“會計(jì)更正檔案”字樣。

參考文獻(xiàn)：

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