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        建立健全會計(jì)更正檔案 確保會計(jì)核算的真實(shí)性

        2012-04-29 00:00:00楊自升
        中國經(jīng)貿(mào) 2012年7期

        摘要:近年來,資金監(jiān)管部門及上級業(yè)務(wù)主管單位對資金使用情況加大了工作檢查力度,被檢查單位需要根據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行會計(jì)核算整改。整改工作包括修改、補(bǔ)充、撤換會計(jì)資料,為確保會計(jì)資料的真實(shí)性、連續(xù)性,全面、客觀地反映單位的會計(jì)核算,需要建立健全會計(jì)更正檔案。

        關(guān)健詞:會計(jì)資料;更正;檔案

        一、建立會計(jì)更正檔案的必要性

        近年來,為充分發(fā)揮資金使用效益,確保資金款專用,審計(jì)、財(cái)政、監(jiān)察等相關(guān)部門加強(qiáng)了資金監(jiān)管工作,同時,上級業(yè)務(wù)主管部門也對資金使用情況進(jìn)行多次督導(dǎo)和檢查,如果是國際援助項(xiàng)目,國內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)和國際組織會按要求對資金使用情況進(jìn)行反復(fù)檢查,資金使用要求更嚴(yán)格。在每次檢查結(jié)束后,被檢查單位會根據(jù)檢查組提出的問題進(jìn)行不同程度的會計(jì)核算整改。會計(jì)核算工作的整改措施有3個方面:一是補(bǔ)充、完善和撤換原始憑證,二是撤換和重新編制記帳憑證,三是撤換和重新編制財(cái)務(wù)報告。

        以上整改措施存在以下問題:一是整改后的會計(jì)核算已經(jīng)不能夠真實(shí)、完整的反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生,與實(shí)際情況相去甚遠(yuǎn),嚴(yán)重違背了會計(jì)核算的客觀性原則;二是涉及以前會計(jì)年度的整改工作難度比較大,需要拆散已裝訂的會計(jì)檔案,容易造成會計(jì)資料的丟失。同時,整改工作完成以后,相關(guān)數(shù)據(jù)會發(fā)生變化,整改后的報表數(shù)據(jù)與已上報數(shù)據(jù)不一致;三是相關(guān)人員的責(zé)任不清晰;四是挖補(bǔ)、涂改,尤其是撤換會計(jì)資料已違反了《中華人民共和國會計(jì)法》等對會計(jì)資料的管理規(guī)定,其行為已構(gòu)成違法違紀(jì)行為。

        綜上所述,我們需要建立健全會計(jì)更正檔案。

        二、建立會計(jì)更正檔案的依據(jù)

        會計(jì)更正檔案就是指所有涉及會計(jì)核算整改工作中的會計(jì)資料,包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報告以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)材料。《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,“會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”,《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求,“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)”,“如果在填制記帳憑證時發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)重新填制”,《會計(jì)法》規(guī)定,“各單位必須依法設(shè)置會計(jì)帳簿,并保證其真實(shí)、完整”。會計(jì)更正檔案是對單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的補(bǔ)充說明,也是記錄和反映單位會計(jì)核算工作的原始史料和證據(jù)。因此,會計(jì)更正檔案也必須按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定妥善保管。

        三、建立會計(jì)更正檔案的具體做法

        在不改變原會計(jì)檔案資料真實(shí)性、完整性的前提下,針對檢查組指出的問題,制定單位整改方案,對不同類型的問題采取不同的處理方法。

        1.原始憑證錯誤。第一步,發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的,積極協(xié)調(diào)開出單位重開或者更正,更正處要加蓋開出單位公章,且需要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。值得注意的是,不能夠撤換、挖補(bǔ)或涂改已編制記帳憑證的原始憑證。第二步,將重新取得的原始憑證附在相應(yīng)的整改前記帳憑證復(fù)印件后單獨(dú)裝訂成冊。

        2.記帳憑證錯誤。第一步,不論是會計(jì)年度內(nèi)還是以前會計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證,會計(jì)科目或金額同時有錯,先用紅字填制一張與原內(nèi)容相同的記帳憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣,再用藍(lán)字重新填制一張正確的記帳憑證,注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。不論是會計(jì)年度內(nèi)還是以前會計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證,記帳憑證的會計(jì)科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記帳憑證,在摘要欄注明“調(diào)增或調(diào)減某月某日某號憑證”字樣,調(diào)增金額用藍(lán)字,調(diào)減金額用紅字。第二步,將原始憑證復(fù)印件附在重新編制的記帳憑證后單獨(dú)裝訂成冊。

        3.其他相關(guān)資料。會計(jì)核算工作整改結(jié)束后,財(cái)會人員要主動收集相關(guān)資料,一是工作檢查督導(dǎo)通知,二是檢查反饋材料,或反饋會議記錄。如果有必要,可以做一份會計(jì)核算更正說明,主要內(nèi)容包括督導(dǎo)組檢查的時間,發(fā)現(xiàn)問題,工作建議,整改情況等。收集整理后裝單獨(dú)訂成冊,納入財(cái)務(wù)報告類加以保存。

        年未,嚴(yán)格執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,按“會計(jì)憑證類15年、財(cái)務(wù)報告類3年”的規(guī)定立卷歸檔。同時,在檔案封面標(biāo)明“會計(jì)更正檔案”字樣。

        參考文獻(xiàn):

        [1]《中華人民共和國會計(jì)法》1999年10月31日.

        [2]《會計(jì)檔案管理辦法》1998年8月.

        [3]《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.

        [4]《會計(jì)員實(shí)務(wù)》中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.

        [5]《助理會計(jì)師會計(jì)實(shí)務(wù)》中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.

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