摘要：勘測檔案是勘測活動的真實(shí)記錄，是重要的信息資源和單位的寶貴物質(zhì)財(cái)富。近年來，勘測設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷、支持下得到了健康的發(fā)展，取得了一定的成效，檔案的科學(xué)化和系統(tǒng)化管理以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用與開發(fā)都有了很大的提高和進(jìn)步，為勘測單位各項(xiàng)工作的健康發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文簡要分析了提高勘測檔案管理水平的意義，并在此基礎(chǔ)上給出了提高勘測檔案管理水平的策略以及需要注意的問題。

關(guān)鍵詞：勘測；檔案；管理

1 提高勘測檔案管理水平的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，許多勘測單位的檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代的勘測檔案管理工作越來越獨(dú)立，越來越科學(xué)，自動化程度越來越高，形式也越來越開放。這樣的管理不僅讓檔案的使用者可以快速而準(zhǔn)確地查找到想要的檔案材料，而且隨著檔案的信息化管理程度越來越高，也方便了有關(guān)的技術(shù)人員對工程地質(zhì)條件相似的所有工程資料進(jìn)行分析類比，使他們在勘測過程中少走彎路。同時，還能夠在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，使查閱的資料更加全面系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理人員的工作效率。但是，我們不能否認(rèn)的是，還有一些勘測企業(yè)的勘測檔案管理仍處于比較落后的狀態(tài)，管理效率比較低，保密性也相對比較差，資料損壞也相對比較嚴(yán)重。因此，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，提升勘測檔案管理水平便成了許多勘測企業(yè)都必須面對、必須解決的問題。

2 提高勘測檔案管理水平的策略

2.1 做好宣傳教育工作，全員參與，齊抓共管

檔案管理工作不僅是檔案管理人員的份內(nèi)工作，也是所有參與借閱人員的職責(zé)。檔案管理人員素質(zhì)再高，管理制度再健全，借閱人員如果不配合，不執(zhí)行相關(guān)制度，檔案管理水平也無法提高。因此，要提高勘測檔案管理水平，必須首先做好宣傳教育工作，提高全員對檔案管理工作的認(rèn)識，齊抓共管，共同遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，維護(hù)檔案管理的良好局面。比如，通過網(wǎng)站或OA系統(tǒng)向全員公示檔案管理和發(fā)展的規(guī)劃，公示檔案管理的獎罰制度，并及時通報(bào)獎罰情況；通過編寫檔案管理手冊、舉辦檔案管理講座等方法進(jìn)行檔案管理知識的宣傳；借助科普畫廊、網(wǎng)站、有線電視、廣播站等宣傳媒體，宣傳檔案管理的重要意義，檔案管理的方法。形成領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、專業(yè)人員重視、全員參與的齊抓共管氛圍，把管理和利用有機(jī)地結(jié)合起來。

2.2 科學(xué)合理地處理檔案信息，使勘測檔案的信息全面化、特色化、專題化

檔案管理人員不是簡單地把檔案資料堆放到柜子里便于查找就完事大吉，而是要做到科學(xué)合理地處理相關(guān)的檔案信息，便于借閱者查閱的同時向借閱者提供更全面、更專業(yè)的服務(wù)。因此，筆者建議對具有完好電子檔的工程資料以工程項(xiàng)目為主線，采用分層著錄法，保持工程項(xiàng)目的獨(dú)立性，顯示各工程階段的完整性，保持案卷和文件之間的內(nèi)在聯(lián)系；對于沒有電子檔的大量原始檔案資料，利用現(xiàn)有設(shè)備，進(jìn)行必要的電子掃描和加工處理，這樣可以直觀地看到掃描后的文件和圖紙?jiān)?，全面?zhǔn)確揭示勘測檔案的原始信息。除此之外，還應(yīng)該精選出一些重點(diǎn)工程、重大工程的重要階段以及具有重要參考價值的典型專題、技術(shù)報(bào)告和科研論文等，進(jìn)行必要的文字報(bào)告編輯、原始圖件的矢量化處理，建立完整的電子信息。

2.3 將信息化管理做到位，打破各檔案庫之間“隔膜”，使檔案檢索更快捷全面

檔案管理人員不是萬能的，檔案管理工作的信息化程度的高低與檔案信息化系統(tǒng)的先進(jìn)與否有關(guān)。因此，筆者建議建立比較先進(jìn)的工程檔案信息化系統(tǒng)，這個系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)在檔案的使用者在檢索所需材料時，可以通過工程名稱、案卷、查詢到相關(guān)的文件，并且能夠全面地、準(zhǔn)確地揭示出檔案的原始信息，必須實(shí)現(xiàn)查詢功能的強(qiáng)大、系統(tǒng)方便和快捷。該系統(tǒng)除了能夠完成快速查詢、組合查詢以及模糊查詢外，還應(yīng)當(dāng)兼有各類工程以及多種載體的檔案彼此互相關(guān)聯(lián)的技術(shù)，通過特定的關(guān)聯(lián)號，能夠把相關(guān)的工程資料、圖片材料、影像材料等各類不同形式的檔案緊密地聯(lián)系起來，只要使用者在檔案系統(tǒng)中查詢到其中的任意一類檔案材料，就能同時檢索到與其內(nèi)容密切相關(guān)的其他各類檔案的所有信息，從而讓檔案材料更加系統(tǒng)化、全面化、整體化地呈現(xiàn)在使用者面前，滿足使用者的綜合需要，打破各檔案庫之間“隔膜”，實(shí)現(xiàn)跨庫管理與檢索。

2.4 提高服務(wù)意識，拓展服務(wù)渠道。檔案的價值不在于存了多長時間，而在于利用率有多高。為了提高檔案利用率，檔案管理人員要進(jìn)一步提高服務(wù)意識，拓展服務(wù)渠道，更好地滿足工程技術(shù)人員對檔案信息需求。首先要明確如今的檔案管理人員不再是把檔案材料簡單地歸類存放到相應(yīng)的柜子里，等著有需要者上門，便幫著找到。而是要把檔案信息進(jìn)行加工整理，甚至是去主動搜集、開發(fā)，然后把更全面的、更專業(yè)的、更有特色的檔案材料提供給使用者。其次，要視用戶為上帝，以用戶為中心，在服務(wù)上，在檔案內(nèi)容上都要主動接近用戶，靠近用戶的需要。樹立主動為使用者服務(wù)的理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)、上門服務(wù)以及跟蹤服務(wù)，樹立全過程服務(wù)的理念和意識。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該積極而主動地參與科技人員的專業(yè)活動，讓檔案管理人員更加熟悉勘測技術(shù)領(lǐng)域的相關(guān)知識，更有利于檔案材料的搜集、整理與管理，使檔案工作者成為單位相關(guān)領(lǐng)域的行家里手，使檔案工作更好地為單位發(fā)展、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

2.5 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高勘測檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著檔案管理工作的信息化、自動化程度的不斷提高，檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)也必須與時俱進(jìn)，不僅要更新管理知識、管理理念、管理方法和手段，而且還要提高對所搜集到的檔案信息進(jìn)行辨別和處理的能力，從而滿足使用者對檔案信息資源不斷增長的需求。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該具備一定的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，以便在檔案管理工作中更得心應(yīng)手?？傊?，只有不斷地只有不斷地提高檔案管理人員的管理水平、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)修養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。

3 檔案管理中應(yīng)該注意的問題

3.1 把好檔案管理保密關(guān)。檔案管理的信息化程度的提高在方便了查閱的同時，也有諸多的問題存在，其中如何把好檔案保密這一關(guān)就是其中之一。為了解決這一問題，檔案管理人員要加強(qiáng)保密制度的相關(guān)學(xué)習(xí)，并在工作中認(rèn)真加以貫徹落實(shí)。同時還必須嚴(yán)格限定使用者的使用權(quán)限，什么級別的人員具備哪個級別的密級檔案要明確，要制定詳細(xì)的實(shí)行使用者身份和檔案密級雙重控制制度，并且雙重控制能夠在使用者進(jìn)入系統(tǒng)過程中得到有效落實(shí)。

3.2 把好檔案管理系統(tǒng)安全關(guān)。隨著檔案管理的開放程度的提高，隨著數(shù)字化、信息化水平的提高，由于網(wǎng)絡(luò)安全而引發(fā)的檔案管理安全問題也日益凸現(xiàn)。為了解決這一問題，相關(guān)單位和檔案管理工作者必須采取科學(xué)而可靠的安全防護(hù)措施，比如加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件以及軟件系統(tǒng)的管理，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對軟件和硬件進(jìn)行及時的更新?lián)Q代，提高信息系統(tǒng)的安全級別，確保檔案信息系統(tǒng)的安全、可靠，從而進(jìn)一步確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。

4 結(jié)束語

提升勘測檔案管理水平的方法有很多，還需要檔案管理人員在實(shí)際工作中不斷地探索和研究。在具體工作中還要同時兼顧到管理人員的因素、檔案管理系統(tǒng)軟硬件因素以及檔案使用者的因素，從思想認(rèn)識到工作實(shí)踐全方位的提高，才能確?？睖y檔案管理水平的大力提升。

參考文獻(xiàn)

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