摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必備條件，科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。從幾個(gè)方面就如何積極實(shí)施《企業(yè)檔案工作規(guī)范》進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；規(guī)范

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198（2012）03-0089-02

1 組織建設(shè)體系化

（1）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。

企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門，各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。

（2）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置。

企業(yè)應(yīng)該根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。

（3）檔案人員配備。

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員，各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員，還應(yīng)保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。

（4）檔案工作體系。

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作體系。

2 管理職責(zé)具體化

2.1 企業(yè)管理職責(zé)

（1）企業(yè)應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

（2）企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。

（3）企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

2.2 檔案部門職責(zé)

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。（2）負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。（3）指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。（4）監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。

2.3 檔案人員要求

（1）檔案人員應(yīng)遵守法規(guī)，忠于職守，具有專業(yè)知識(shí)。（2）檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。（3）檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。（4）檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3 工作制度層次化

3.1 檔案工作制度、工作規(guī)章

（1）明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

（2）制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

（3）建立檔案工作責(zé)任追究制度。對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密，造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

（4）制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。

3.2 管理制度

（1）文件歸檔制度。應(yīng)明確文件中歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

（2）檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。

（3）檔案鑒定、銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。

（4）檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。

（5）檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。

（6）電子檔案管理制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)，檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。

3.3 業(yè)務(wù)規(guī)范

（1）文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。

（2）檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。

（3）文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。

（4）特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

4 業(yè)務(wù)工作差異化

4.1 文件歸檔范圍

（1）企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形成的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。

（2）歸檔文件的主要來源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目、合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

4.2 檔案整理工作

（1）檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗，進(jìn)行檔案的分類，排列與編目。（2）分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。（3）類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。

4.3 檔案保管工作

（1）檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案框架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)異地備份。

（2）檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對(duì)于易損的材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。

（3）庫(kù)房管理：庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防水、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，此外對(duì)庫(kù)房的溫度、濕度等都有具體要求，并有登記。

4.4 檔案鑒定工作

（1）企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)確保文件保管期限和到期檔案鑒定。

（2）檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。

（3）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，在對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。

（4）定期保管檔案。凡能反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管的年限根據(jù)參考利用價(jià)值分為30年和10年。

4.5 檔案統(tǒng)計(jì)工作

（1）檔案部門應(yīng)及、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（2）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，主要包括：檔案室藏情況；年度入出庫(kù)情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。

4.6 檔案利用工作

（1）檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，有效地提供檔案利用服務(wù)。

（2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。越權(quán)利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（3）企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。

5 發(fā)展方向信息化

5.1 檔案信息化建設(shè)

（1）檔案信息化目標(biāo)與原則：企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。且企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。

（2）電子文件的歸檔：電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定；音頻、視頻、多媒體等類型電子及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和需要確定。

（3）歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。

5.2 電子檔案的保管

（1）電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。脫機(jī)存儲(chǔ)檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

（2）存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

5.3 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

（1）企業(yè)應(yīng)建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。

（2）對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（3）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。檔案管理服務(wù)應(yīng)采取可靠的備份恢復(fù)措施。

筆者就以上五個(gè)方面對(duì)如何實(shí)施《企業(yè)檔案工作規(guī)范》進(jìn)行了論證，企業(yè)檔案來自企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理一線，需要每個(gè)員工強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，全員參與也是有效管理的一項(xiàng)重要原則。

參考文獻(xiàn)

［1］劉濤.談?wù)剻n案工作的“有為與有位”［J］.科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2006，（14）.