“公共文秘”，顧名思義，既包括公共關(guān)系，亦包括文書、秘書。但它的內(nèi)涵并不是二者簡單意義的疊加，而應(yīng)是指公共關(guān)系開拓活動中的文秘工作以及其文秘工作支持下的公共關(guān)系活動。

時代的發(fā)展對公共文秘人員的基本素養(yǎng)和能力提出了更高層次的要求。公共文秘人員已由傳統(tǒng)觀念中“端茶送水”的角色日漸升級為單位內(nèi)參與管理的特殊助手。新形勢下，要想成為一個出類拔萃的公共文秘人員，就必須要重視公共關(guān)系與文秘工作的良好結(jié)合，及時轉(zhuǎn)變工作觀念以適應(yīng)新角色。身為新時代的公共文秘人員除了要具有良好的外部形象外，還要不斷地豐富內(nèi)在，不單單能圓滿完成文字的撰寫工作，還要克盡己守?fù)?dān)任工作危機(jī)時的“救火員”，此外還應(yīng)成為思想上的“先行者”，甚至是工作上的“軍師”。

首先，秘書是企業(yè)形象的窗口。大方得體的裝容，不僅能充分顯現(xiàn)自身良好的人格修養(yǎng)，從而煥發(fā)魅力以贏得他人的好感，而且更加有助于我們工作的進(jìn)展。在公共場合，遵守著裝的“TPO”原則（“TPO” 即英語“Time(時間)”、“Place(地點)”和“Occasion(場合)”的縮寫字頭。）也尤為關(guān)鍵。唯有兼顧時間、地點、場合三個因素，并與它們相適應(yīng)，才能利用服飾、化妝所形成的整體美在我們的社交活動中發(fā)揮合理的效果。

其次，公關(guān)文秘人員作為思想上的“先行者”，一是要想的深，二是要看的遠(yuǎn)。深邃的思想觀點是當(dāng)好參謀之本，做好秘書工作之魂。只有思想深邃，謀劃工作時才能全面周到，公文寫作時才能精準(zhǔn)深刻，工作才能卓有成效地開展。這就要求公關(guān)文秘人員具備完備的知識能力結(jié)構(gòu)，主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設(shè)理論，國際政治，國內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側(cè)重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結(jié)構(gòu)需要秘書在日常搜集整理中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。 在此基礎(chǔ)上，要求公關(guān)文秘人員在看待問題時，不能停留在表象上或被假象所迷惑，而要透過紛繁的外在現(xiàn)象看到問題的本質(zhì)，不僅了解事物的現(xiàn)狀，還能根據(jù)事物發(fā)展趨勢有所預(yù)測。而且，要切合事態(tài)發(fā)展，不斷有新思想、新觀點。從司空見慣的現(xiàn)象中講一點與眾不同的見解，講人人心中所想、筆下所無的東西；能把一些分析的意見，進(jìn)行系統(tǒng)歸納和概括；能把原則性思想觀點具體化，能把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意見進(jìn)行深化和完善；能從理論和實踐結(jié)合上說明問題，能提出突破性措施和建議等等，這些都是“創(chuàng)新”。另一方面，要有廣闊的視角，貴在灼見。角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認(rèn)識就不同。正如古語所說：“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同?！边@說明看問題的角度是非常重要的，要看清問題、寫好材料，就必須把握好看事情的角度。若是能做到這兩點，想問題必然能夠更加深刻全面。

第三，一個合格的公關(guān)文秘人員應(yīng)是“工作上的軍師”。傳統(tǒng)的企業(yè)秘書工作，多是抄寫收發(fā)，迎來送往，辦事打雜，在參謀輔助方面很少發(fā)揮作用。這種局面的形成主要有兩方面的原因：一是秘書自身的依賴心理過重，二是領(lǐng)導(dǎo)視秘書工作只是“打雜”，從而框死了秘書的活動范圍，影響其聰明才智的發(fā)揮。但在開放的環(huán)境下，主動性和能動性卻是必不可少的。因此作為一名公共秘書人員，應(yīng)該鍛煉自己的獨立思考和獨擋一面的能力，

在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會其意圖。同時培養(yǎng)自己的邏輯思維能力和臨時處事能力。在面對突發(fā)狀況時，能根據(jù)形勢做出有利于自己一方的決策，從而減少不必要的麻煩。 在逆境中，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，力挽狂瀾；在順境中，幫助領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，使事情辦得更加完善。

當(dāng)然，公關(guān)秘書人員在強(qiáng)化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統(tǒng)一。秘書的工作性質(zhì)決定了秘書人員應(yīng)服從上司，如果秘書人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)，那么就缺乏了最起碼的職業(yè)品德修養(yǎng)，最終會落得與三國時期的禰衡一樣的下場。禰衡學(xué)識淵博，文采斐然，但自視甚高。在曹操身邊任職時，因其尚氣剛傲，出言不遜觸怒曹操，曹操惜其才不忍殺之；轉(zhuǎn)到劉表那里，又多次冒犯劉表；后江夏太守黃祖因佩服其文采而重用他，任命衡為書記，但他不知收斂、恃才放曠，最終被殺。由此可見，做到獻(xiàn)策不決策、服從不盲從、用權(quán)不越權(quán)，保持清醒的頭腦，是公共秘書人員應(yīng)特別注意的工作藝術(shù)。

第四，作為一名優(yōu)秀的公關(guān)文秘人員，良好的心理素質(zhì)是不可缺少的。首先，文秘人員要有堅強(qiáng)的意志力，在確定目的和接受任務(wù)后，要加強(qiáng)自覺性，積極努力地從事此項工作；遇到困難和挫折時，要勇往直前地走下去，切忌半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題時，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時要及時上報，做錯事及時改正。 其次，性格要隨和，不能遇事魯莽沖動，做事遵守自己的職業(yè)道德，這是至關(guān)重要的。處理好人際關(guān)系，有助于我們更好地開展工作。

第五，優(yōu)秀的公共文秘人員還應(yīng)是“文字能力上的作家”。作為公共文秘人員，最基本也最重要的就是文字表達(dá)能力，但人們在不斷提高自身附加能力時，往往忽視了這項基本要求。一個好的秘書不但要有良好的文字掌控能力，還要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度。一字之差，謬之千里，一個微小的錯誤可能造成巨大的損失。清政府向德國借款修筑膠濟(jì)鐵路時，條約中有這樣一款：“沿線鐵路左右三十里內(nèi)煤鐵等礦，德國有權(quán)開采?！鼻逭脑馐牵貉鼐€左右加起來共三十里。文中的“左右三十里內(nèi)”與“沿線左右加起來共三十里”的差別，使清政府白白地丟失了一倍土地的礦產(chǎn)開采權(quán)。

另外，熟練運(yùn)用辦公軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)編輯與寫作是現(xiàn)代公共文秘人員應(yīng)具備的新技能。E－MAIL、EXCEL、WORD等office軟件的出現(xiàn)，要求公共秘書人員具有熟練掌握運(yùn)用現(xiàn)代辦公自動化的能力以便提高辦事效率，節(jié)省了工作時間。但這并不意味著我們就可以有所懈怠，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器流中寫作，更需要恒心、耐心，需要時刻保持頭腦的清醒，確保工作的準(zhǔn)確性。

最后，作為“危機(jī)時的救火員”，文秘人員應(yīng)具備較強(qiáng)的公關(guān)能力。秘書可謂是企業(yè)的“內(nèi)管家”，在工作中難免會遇到各種各樣棘手的問題。因此危機(jī)公關(guān)，對于公共文秘人員來說具有非常實際的意義。首先，良好的公關(guān)能力是處理危機(jī)事件的前提，但若要正確且及時，也應(yīng)樹立危機(jī)意識，對現(xiàn)實、對自己的工作要有充分的認(rèn)識和準(zhǔn)備，“防患于未然”；另外，提前制定應(yīng)急措施是非常必要的。危機(jī)發(fā)生后往往情況緊急，必須果斷處置，來不得半點推脫和猶豫，提前制定一定的應(yīng)急措施便能在危機(jī)發(fā)生時能積極應(yīng)對；最后，要積極向公共介紹實情。處理危機(jī)過程正是體現(xiàn)一個組織者的態(tài)度，價值觀、社會行為能力的過程，對與內(nèi)部公眾來說，介紹危機(jī)的實情、處理過程，可以恢復(fù)對組織的信任，對于外部公眾來說也是一個消除誤解，了解并重拾對這個組織信心的過程。海爾公司曾因產(chǎn)品質(zhì)量事故而危機(jī)信譽(yù)，甚至受到停產(chǎn)整頓的處理，但他們并沒有掩飾，而是實事求是地進(jìn)行檢查和改正，從而重新取得了公眾信任，占領(lǐng)了市場。一個強(qiáng)者可以把為難轉(zhuǎn)化為新的機(jī)遇，把失敗轉(zhuǎn)化為成功，而一個沒有經(jīng)驗和能力的人，常常把唾手可得的機(jī)遇失去，成功與其無緣。因此，擁有能夠處理好危機(jī)事件的素質(zhì)能力是公共秘書人員所必須掌握的。

綜上所述，文秘不僅僅是行事人員，更是管理人員。文秘的素質(zhì)和能力直接影響到整個單位的形象及其在市場經(jīng)濟(jì)下的競爭力。有較高的素質(zhì)和能力的文秘人員，其文秘功能才能夠最好地發(fā)揮，各項工作才能有條不紊地高效運(yùn)轉(zhuǎn)。