1 當(dāng)前城建檔案收集工作存在的問題

在具體實(shí)施過程中，經(jīng)常出現(xiàn)移交的檔案資料不全、遺漏、丟失等現(xiàn)象，給城市的大規(guī)模建設(shè)、統(tǒng)一規(guī)劃、實(shí)施現(xiàn)代化管理和維護(hù)城市安全帶來隱患。

1.1 城建檔案收集工作發(fā)展滯后。個(gè)別區(qū)縣建設(shè)局檔案管理仍然停留在“一個(gè)文件柜”、“一張桌子”、“一個(gè)人”手工管理的狀態(tài)下，與快速發(fā)展城鄉(xiāng)建設(shè)極不協(xié)調(diào)，難以保證城建檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

1.2 城建檔案執(zhí)法力量薄弱。按照城建檔案管理辦法，檔案的收繳、催繳是與建筑業(yè)管理部門的聯(lián)合執(zhí)法，但在實(shí)際工作中，不同程度受到人員、機(jī)制和資金的制約。如城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理類檔案，由于跨越不同行業(yè)、受行業(yè)法規(guī)的制約，接收工作開展緩慢，對城市安全緊密相關(guān)的電力、通信、地下管線等重要工程項(xiàng)目檔案都不能及時(shí)接收進(jìn)館。

1.3 城建檔案收集方式不合理。按照檔案業(yè)務(wù)職責(zé)的劃分，市委市政府確定的城建重點(diǎn)工程，應(yīng)當(dāng)由市一級(jí)城建檔案館負(fù)責(zé)收集管理，但其工程檔案（包括管線工程檔案）受地域、環(huán)境、工程量、工程期限等客觀因素的制約，無法完整及時(shí)歸檔。區(qū)縣級(jí)城建檔案管理部門又無權(quán)實(shí)施監(jiān)管，給檔案收集造成困難。

1.4 城建檔案接收范圍劃分過于粗放。在檔案接收時(shí)，沒有嚴(yán)格執(zhí)行對工程建設(shè)項(xiàng)目重要性區(qū)分劃級(jí)。很多利用價(jià)值不大的小項(xiàng)目、次要項(xiàng)目重復(fù)接收進(jìn)館，不僅大大增加工作量，并帶來檔案堆放場地庫房不夠、檔案的整理、歸檔等諸多問題，給后期的整理利用帶來不便，更使得一部分重要的城建檔案資料混于普通檔案中，不能充分發(fā)揮使用價(jià)值。

2 形成上述情況的主要原因

2.1 建設(shè)單位對收集的重要性認(rèn)識(shí)不夠。建設(shè)單位存在重建設(shè)、輕檔案的思想，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視不夠，未建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，來保障建設(shè)檔案的完整和齊全。

2.2 城建檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)不及時(shí)。造成檔案收集范圍隨意和檔案收集質(zhì)量的下降。

2.3 相關(guān)部門協(xié)調(diào)管理待加強(qiáng)。建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門未能積極參與城建檔案的產(chǎn)生、收集過程，工程備案和檔案進(jìn)館之間脫節(jié)，出現(xiàn)疏漏。

2.4 工程施工單位的檔案管理人員專業(yè)水平有待加強(qiáng)。建設(shè)單位的工程資料收集大多是由施工員來兼職，對城建檔案的建立、整理的水平較低。

3 改進(jìn)的具體措施

3.1 廣泛宣傳，提高認(rèn)識(shí)。城建檔案部門通過報(bào)紙、電視、召開會(huì)議、舉辦講座等多種手段和形式，開展學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)城建檔案的重要性，切實(shí)加強(qiáng)對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，加強(qiáng)督促、檢查和指導(dǎo)。

3.2 加強(qiáng)執(zhí)法力度，改變收集途徑。積極督促政府完善城建檔案管理的規(guī)章，建立由建筑業(yè)管理部門、城市行政執(zhí)法部門和城建檔案主管部門組成的聯(lián)合執(zhí)法體制，形成相對固定的管理隊(duì)伍，適時(shí)開展形式多樣的聯(lián)合執(zhí)法活動(dòng)，確保城建檔案及時(shí)全面接收。

改變收集途徑。一是主動(dòng)收集。城建檔案館通過服務(wù)咨詢、技術(shù)指導(dǎo)、現(xiàn)身說法等形式，促使建設(shè)單位愿意把檔案交送進(jìn)館。二是強(qiáng)制收集。以城市建設(shè)檔案的法律法規(guī)為依據(jù)，強(qiáng)制性地將檔案收進(jìn)館。三是協(xié)議收集。城建檔案館與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程項(xiàng)目檔案報(bào)送責(zé)任書，協(xié)議收集。

3.3 有所側(cè)重，提高收集質(zhì)量。一是從源頭抓起，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)。采取多種形式，培訓(xùn)建設(shè)單位檔案管理人員，提高業(yè)務(wù)水平。二是進(jìn)一步做好重點(diǎn)工程建設(shè)前、建設(shè)中和建設(shè)后的跟蹤管理、指導(dǎo)和服務(wù)工作，制定工程技術(shù)檔案編制辦法，依法及時(shí)地把城建檔案接收進(jìn)館。三是加快城建檔案信息化建設(shè)，對城建檔案信息盡快進(jìn)行數(shù)字化處理，建立全文檔案信息數(shù)據(jù)庫，為社會(huì)公眾服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，建立多部門監(jiān)管機(jī)制。加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的溝通，加強(qiáng)與各部門之間的信息交流，特別是請規(guī)劃、建管等部門共同參與管理和監(jiān)督城建檔案的收集工作。在工程實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)中，注意做好針對性的工作。初期要求建設(shè)單位簽訂檔案管理責(zé)任書，明確檔案管理責(zé)任和義務(wù)；中后期落實(shí)好新報(bào)建項(xiàng)目的檔案確認(rèn)制度、辦理房產(chǎn)證時(shí)的檔案認(rèn)可文件備查制度等，實(shí)行建設(shè)工程檔案合格證制度，確保建設(shè)工程檔案完整、系統(tǒng)地移交進(jìn)館。

（作者單位：周口市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館 來稿日期：2012-06-18）