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        遭遇“會(huì)議殺手”

        2012-04-29 00:00:00SueShellenbarger
        南都周刊 2012年23期

        開(kāi)會(huì),向來(lái)是職場(chǎng)生活的重要組成部分,而在大大小小的會(huì)議上,總會(huì)潛伏著這樣一些“殺手”:他們生硬地打斷討論話題,一個(gè)接一個(gè)拋出餿主意,同時(shí)扼殺掉可能出現(xiàn)的好創(chuàng)意,啰里啰唆地讓人覺(jué)得快窒息了。這些人在會(huì)議中習(xí)慣性跑題、收郵件發(fā)短信、推翻已經(jīng)達(dá)成的決策,或者用其他方式找麻煩。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段,以確保會(huì)議的正常進(jìn)行:比如用巧克力等小零食塞住他們的嘴,或者奉以如冰的冷漠讓他們自知沒(méi)趣。

        “會(huì)議殺手”素描

        在開(kāi)會(huì)其間“一心多用”是很正常的,除非老板下令,禁止員工攜帶電子設(shè)備開(kāi)會(huì),或者安排出一段特殊的“茶歇”時(shí)間,允許大家使用高科技產(chǎn)品。否則,幾乎每個(gè)人都會(huì)在會(huì)議上發(fā)發(fā)短信、收收郵件或者做點(diǎn)其他什么事。然而相比于那些真正的會(huì)議殺手,這并不算什么。

        “會(huì)議殺手”的表現(xiàn)之一是唱反調(diào)?!澳切┏凑{(diào)的人就是——無(wú)論你提出什么方案,他們總認(rèn)為行不通?!盌ana Brownlee說(shuō)。作為亞特蘭大Professionalism Matters企業(yè)培訓(xùn)公司的創(chuàng)辦人,Brownlee說(shuō)她的應(yīng)對(duì)策略之一,是在會(huì)議之前帶那些一向喜歡唱反調(diào)的人去吃午飯,讓他們?cè)陲堊郎习l(fā)泄,然后盡可能在會(huì)議桌上達(dá)成一致。一旦會(huì)議開(kāi)始,她就定下規(guī)矩:任何唱反調(diào)者都被要求在質(zhì)疑的同時(shí)提出一個(gè)解決方案。

        會(huì)議上另外一類“問(wèn)題人物”是那些沉默不語(yǔ)的人,Brownlee女士說(shuō)。“他們可能是坐在會(huì)議室后排的那些安靜的人,一旦會(huì)議結(jié)束,他們就會(huì)出現(xiàn)在茶水間,想方設(shè)法給你添亂?!盉rownlee女士的應(yīng)對(duì)策略是,在會(huì)議期間特別讓這些人發(fā)表意見(jiàn),以便獲得他們的反饋信息。

        對(duì)于最棘手的“會(huì)議殺手”——喜歡東拉西扯的跑題者,Brownlee有時(shí)候會(huì)在會(huì)議桌的中間擺上一個(gè)玩偶,她告訴與會(huì)者,“無(wú)論什么時(shí)候,只要有人覺(jué)得會(huì)議跑題了,就把這個(gè)玩偶拿在手里。”這樣可以讓與會(huì)者在不打斷會(huì)議進(jìn)程的情況下表達(dá)不滿。

        和“會(huì)議殺手”過(guò)招

        對(duì)于自己曾在會(huì)議上取得的巨大勝利,女性網(wǎng)站SheNow.org的創(chuàng)建者兼首席執(zhí)行長(zhǎng)Brenna Smith至今津津樂(lè)道。數(shù)年前的一次會(huì)議上,她正在向新任老板及10個(gè)同事做PPT演示,話說(shuō)到一半時(shí),一位同事忽然站起身走到會(huì)議室的前面提出質(zhì)疑,說(shuō)她的想法根本行不通。

        為了表示自己可以堅(jiān)守自己的觀點(diǎn),Smith女士回敬對(duì)方道:“我認(rèn)為您說(shuō)得非常好,但是我想先把我要說(shuō)的說(shuō)完,以便我們能夠討論我的方案,之后有時(shí)間的話,我們可以再討論您的。”之后會(huì)議室陷入安靜,這位同事回到了自己的位子上。直到會(huì)議結(jié)束,與會(huì)者也沒(méi)有時(shí)間來(lái)討論這位同事的提案,而Smith女士的方案則被順利采納。

        喜歡閑談跑題的人對(duì)于會(huì)議的“殺傷力”相當(dāng)之大。美國(guó)明尼阿波利斯的項(xiàng)目管理顧問(wèn)Samir Penkar,去年時(shí)曾在一家保險(xiǎn)公司主持20個(gè)員工的每日例會(huì),而其中有兩個(gè)與會(huì)者總是喜歡跑題。因此,Penkar開(kāi)始帶著巧克力來(lái)開(kāi)會(huì),“在開(kāi)會(huì)其間,如果有任何一個(gè)人開(kāi)始閑扯,我就遞給他一塊巧克力?!彼f(shuō)。

        在兩周多的時(shí)間中,Penkar先生將這一策略重復(fù)了6次,直到員工們學(xué)會(huì)了嚴(yán)格遵守會(huì)議議程。

        作為達(dá)拉斯職業(yè)與職場(chǎng)咨詢公司People Results的首席執(zhí)行官,Patti Johnson說(shuō)為了確保會(huì)議順利進(jìn)行,會(huì)議的主持者有時(shí)會(huì)在討論開(kāi)始之前預(yù)留一段時(shí)間,讓唱反調(diào)的人提出異議和質(zhì)疑,然后引導(dǎo)整個(gè)團(tuán)隊(duì)調(diào)整模式,集中精力達(dá)成共識(shí)。

        在Johnson女士數(shù)年前參加的一個(gè)會(huì)議中,與會(huì)者幾乎要對(duì)一個(gè)新項(xiàng)目達(dá)成共識(shí)了,然而,一位高級(jí)經(jīng)理把這一切全推翻了?!八龁?wèn)了一個(gè)幾乎沒(méi)辦法回答的問(wèn)題?!盝ohnson女士說(shuō),“那使得發(fā)言者開(kāi)始動(dòng)搖?!边@位經(jīng)理下屬的15位同事也很沮喪,其中幾個(gè)問(wèn)道,“為什么在這個(gè)節(jié)骨眼上才提出異議?你不能早點(diǎn)提嗎?”但是反對(duì)者的意見(jiàn)足以讓項(xiàng)目擱淺——那似乎正是令反對(duì)者滿意的結(jié)果。

        被會(huì)議浪費(fèi)的生命

        隨著科技的進(jìn)步和對(duì)于效率的注重,辦公室各項(xiàng)事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)被要求比以往更加順暢。開(kāi)會(huì)的目的,原本是以創(chuàng)意解決問(wèn)題,同時(shí)涌現(xiàn)出最好的點(diǎn)子——但事實(shí)上,那僅僅是理想。即使最出色的管理者,其中的一部分人也未必能駕馭會(huì)議。

        Opinion Matters公司上個(gè)月發(fā)布的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示,英國(guó)的職場(chǎng)人平均每周花費(fèi)4個(gè)小時(shí)用來(lái)開(kāi)會(huì),然而他們認(rèn)為,會(huì)議中一半以上的時(shí)間都是浪費(fèi)。Opinion Matters是一家位于倫敦的市場(chǎng)調(diào)查公司,此項(xiàng)調(diào)查是為愛(ài)普生公司與經(jīng)濟(jì)和商業(yè)研究中心(Centre for Economics and Business Research)所做的,前者是辦公室打印機(jī)和投影儀生產(chǎn)商,后者是一家經(jīng)濟(jì)咨詢公司,調(diào)查對(duì)象為1000名員工。

        “開(kāi)不完的會(huì)”位列“職場(chǎng)中浪費(fèi)時(shí)間的事”榜單首位——這是職業(yè)網(wǎng)站Salary.com今年就工作時(shí)間耗費(fèi)情況所做的一項(xiàng)獨(dú)立研究的結(jié)果,所調(diào)查的3164名員工中,47%的人贊同上述觀點(diǎn)。而在2008年,這一比例只有42%,且“開(kāi)不完的會(huì)”和“等待同事完成你需要的工作”并列榜單第三(第一是“替同事‘救火’”,第二是“應(yīng)付辦公室政治”)。

        廣告代理公司經(jīng)理Bill Shelton承認(rèn),他和這一行業(yè)中的一些人“有辦法拖延會(huì)議,嘩眾取寵,并且掌控其他人的注意力?!薄巴其N作品就是我們工作的一部分——正如我們?cè)陂_(kāi)會(huì)時(shí)所做的那樣?!彼f(shuō)。

        為了使會(huì)議不至于拖延過(guò)久,Shelton說(shuō)他之前所在公司的老板有奇特的對(duì)策:“他特意將會(huì)議桌放置在空調(diào)出風(fēng)口的下方。在會(huì)議開(kāi)始前的一個(gè)小時(shí),他會(huì)把空調(diào)溫度調(diào)低到10攝氏度左右,然后在員工到達(dá)時(shí)會(huì)議室時(shí)告訴他們‘把外套放在門(mén)口’。由此,我們開(kāi)了有史以來(lái)最有效率、最有成效的會(huì)議,因?yàn)槊總€(gè)人都專心于談?wù)撜},只是想趕緊離開(kāi)這個(gè)‘冷凍間’”。如今,Shelton先生已經(jīng)成為位于圣路易斯的廣告代理公司Left Field Creative的總裁。

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