楊莉

摘 要:結(jié)合檔案工作的特點,在檔案管理上運用公關(guān)策略,將檔案工作中公共關(guān)系活動的主體即檔案管理部門、客體即有關(guān)檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機的結(jié)合起來。向社會公眾傳播檔案部門的思想策略,使社會公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻(xiàn)精神,提升對檔案部門形象的認(rèn)識,使更多的社會公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對象。

關(guān)鍵詞:檔案工作公共關(guān)系公關(guān)策略

中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0203-01

公共關(guān)系策略簡稱公關(guān)策略,它是為塑造富有個性的企業(yè)形象,并獲得內(nèi)外公眾認(rèn)同的策略,是提高企業(yè)形象影響力,改善企業(yè)管理,增強企業(yè)活力的有效工具。

公關(guān)策略在我國流行了近20年,但將其運用到檔案部門的實際工作中還不甚理想。當(dāng)今在市場經(jīng)濟條件下的市場競爭已經(jīng)逐漸從質(zhì)量競爭、價格競爭、服務(wù)競爭過渡到形象競爭,倘若能在檔案管理上運用公關(guān)策略,具有重要的現(xiàn)實意義。

1 檔案部門運用公關(guān)策略的內(nèi)容

檔案部門運用公關(guān)策略應(yīng)以公共關(guān)系的一般原理為指導(dǎo),結(jié)合檔案工作的特點,將檔案工作中公共關(guān)系活動的主體即檔案管理部門、客體即有關(guān)檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機的結(jié)合起來,從而塑造檔案部門的整體形象。

1.1 確定思想策略,以精神為本,統(tǒng)一思想

檔案部門要塑造好自己的形象,提高自身在公眾中的美譽度,首先要確定自己的發(fā)展戰(zhàn)略、指導(dǎo)思想、服務(wù)宗旨等,努力使自己成為集中統(tǒng)一保管檔案的基地、社會各方面利用檔案信息資源的中心,以最方便、及時、快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨,滿足用戶對各類檔案信息的要求,提高檔案工作者的服務(wù)觀念、價值觀念,把愛心、熱心、誠心、耐心獻(xiàn)給用戶,通過向社會公眾傳播檔案部門的思想策略,不但使檔案工作者統(tǒng)一了思想,而且使社會公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻(xiàn)精神,進(jìn)而提升了他們對檔案部門形象的認(rèn)識。

1.2 確定行為策略,以人為本,統(tǒng)一規(guī)范

檔案部門的行為策略是思想策略的實施途徑和目標(biāo)保障,包括兩方面內(nèi)容。對內(nèi)主要是針對檔案工作者自身的約束,目的是對他們的行為實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,所以檔案部門要形成一整套組織管理制度及各項規(guī)章、服務(wù)公約等,使檔案工作者對制度、公約等規(guī)范的執(zhí)行形成自覺,增加檔案部門的凝聚力和整體實力。對外是擴大檔案的社會知名度。通過開展各種形式的檔案服務(wù)和公關(guān)活動,使更多的公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對象等,以獲得用戶的認(rèn)同、有關(guān)門部的信任、領(lǐng)導(dǎo)的支持,為檔案部門創(chuàng)造良好的外部環(huán)境,展現(xiàn)檔案部門的形象優(yōu)勢。

2 檔案部門運用公關(guān)策略的措施

公共關(guān)系的最基本職能就是為組織塑造形象,提高組織的信譽度和美譽度。組織具有了良好的社會形象,就有了一筆無形的資產(chǎn),就會在市場經(jīng)濟中處于有利地位。所以檔案部門運用公關(guān)策略的目標(biāo)就是在社會上樹立一個全新的檔案部門形象。

2.1 宣傳型的檔案公關(guān)活動

常言道:“酒香也怕巷子深”,在這快節(jié)奏、高效率的時代,要塑造檔案部門形象必須加大宣傳力度,擴大檔案部門的社會知名度。

首先可采用大眾傳播媒介:電視、廣播、報刊等展開宣傳,如舉辦檔案展覽、電視專題宣傳、檔案周年新聞宣傳等,使更多的社會公眾了解檔案部門的工作職能、任務(wù)、服務(wù)對象等,提高公眾的社會檔案意識,不斷提升檔案部門自身的形象品位。

其次是搞好內(nèi)部宣傳。它一方面是針對檔案工作者自身來說的,需要檔案工作者具有高度的責(zé)任感和使命感,及時掌握和了解檔案工作各方面情況,做行家里手,做稱職的檔案人員。

由于內(nèi)部宣傳是檔案公關(guān)活動的日?；顒又?采用的方式很靈活,如黑板報、演講會、討論會、業(yè)務(wù)競賽等,既可以鼓舞檔案工作者的士氣,也能不斷提高自身的素質(zhì)。

內(nèi)部宣傳的另一方面是與領(lǐng)導(dǎo)的交流溝通,經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映和匯報檔案工作、邀請領(lǐng)導(dǎo)時常到檔案部門視察工作、幫助解決一些實際問題等,讓領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門的情況有更充分的了解,主動爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持,真正讓領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作擺到議事日程上來。

2.2 服務(wù)型的檔案公關(guān)活動

檔案工作的目的就是提供利用,如何提供也是檔案服務(wù)型公關(guān)活動的內(nèi)容。它是通過檔案工作者的實際工作來體現(xiàn)的,它的信息傳播媒介就是服務(wù)。也就是說它是以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為主要手段的,這也是檔案部門的基本任務(wù)之一。

在開展服務(wù)型檔案公關(guān)活動上,許多檔案部門都從館室建設(shè)、閱覽室設(shè)置、服務(wù)手段、現(xiàn)代化設(shè)備配置等方面開展了多種形式的優(yōu)質(zhì)服務(wù),如主動上門服務(wù)、咨詢預(yù)測服務(wù)、多種檢索目錄,尤其是計算機檢索,更加方便、快捷、準(zhǔn)確,提高了檢索效率,使檔案利用群體不斷擴大,也大大提高了檔案部門的知名度和信譽度。

3 檔案部門運用公關(guān)策略的步驟

任何公關(guān)活動都有一套自己的公關(guān)活動方案,檔案部門開展的公關(guān)活動,除常規(guī)的外,較大型的活動,其公關(guān)步聚包括以下三步:調(diào)查研究、制定計劃、實施傳播。

3.1 調(diào)查研究

公關(guān)強調(diào)先有事實,后有公關(guān)的原則。檔案部門也應(yīng)遵循這一原則,選好切入點,抓住時機。如在《檔案法》頒布周年紀(jì)念之際、檔案部門成立之際、檔案部門創(chuàng)立周年之際、領(lǐng)導(dǎo)班子更換之際、擴展業(yè)務(wù)范圍形成特色之際、走出困境之際等,都要搞好調(diào)查研究,收集信息。

3.2 制定計劃

公關(guān)計劃的制定是整個公關(guān)活動的靈魂,它是建立在周密的公眾調(diào)查基礎(chǔ)上的,出色的公關(guān)計劃應(yīng)力求新穎、獨特、具有開拓性、可行性,制定公關(guān)計劃也要抓住特色,可以根據(jù)檔案部門在館藏、管理、服務(wù)等方面的優(yōu)勢和特點來制定。擔(dān)負(fù)公關(guān)任務(wù)的人員要擔(dān)負(fù)起“參謀”的職能,為領(lǐng)導(dǎo)者提供有關(guān)公眾利益與需要方面的建議、咨詢、預(yù)測,以便保證公關(guān)計劃順利執(zhí)行。

3.3 實施傳播

即是檔案部門進(jìn)行的各項具體的公關(guān)活動。它包括大眾傳播和人際傳播。

大眾傳播除前面已說過的廣播、報刊、電視等新聞傳播外,還有檔案部門舉辦或參與的社會性、公益性公關(guān)活動。由于大眾傳播的傳播面廣,效果明顯,是宣傳型公關(guān)常采用的方法。

人際傳播是通過人的交往展開的公關(guān)活動,它包括團(tuán)體和個人交際,如召開茶話會、座談會、招待會、拜訪、祝賀、交談等,其溝通比較直接、靈活。

4 結(jié)語

在當(dāng)今市場經(jīng)濟條件下的市場競爭已經(jīng)逐漸從質(zhì)量競爭、價格競爭、服務(wù)競爭過渡到形象競爭,倘若能在檔案管理上運用公關(guān)策略,具有重要的現(xiàn)實意義。是提高企業(yè)形象影響力,改善企業(yè)管理,增強企業(yè)活力的有效工具。