許虹

[摘要]項(xiàng)目管理已經(jīng)被公認(rèn)為是一種有生命力并能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜企業(yè)目標(biāo)的有效方法，本文從成本分析、效益預(yù)計(jì)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析三方面對(duì)XY公司PMO項(xiàng)目進(jìn)行了評(píng)估分析，進(jìn)一步闡述了PMO設(shè)立的重要性。

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理PMO

一、公司背景

XY公司是一家從事芯片設(shè)計(jì)服務(wù)的高科技公司，成立于2001年，其技術(shù)中心設(shè)立在上海，同時(shí)在上海、北京、深圳，臺(tái)灣，美國(guó)，日本，歐洲，韓國(guó)都設(shè)有銷售辦事處。其主要業(yè)務(wù)模式是：由客戶提出芯片的設(shè)計(jì)要求和規(guī)格，公司利用自己的技術(shù)能力和設(shè)計(jì)平臺(tái)，來(lái)幫助客戶進(jìn)行設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、封裝、測(cè)試的一條龍服務(wù)。XY進(jìn)行項(xiàng)目的流程是：銷售人員和技術(shù)支持人員和客戶初步談好設(shè)計(jì)要求，請(qǐng)RD部門評(píng)估。若該項(xiàng)目可行，則和客戶進(jìn)一步確定具體要求，簽定合同。然后項(xiàng)目就到RD部門進(jìn)行研發(fā)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好后到代工廠生產(chǎn)、封裝、測(cè)試，最后交付客戶使用。

二、設(shè)立PMO的必要性

眾所周知，項(xiàng)目管理是一套以執(zhí)行目標(biāo)為導(dǎo)向的管理方法，自從20世紀(jì)60年代從美國(guó)興起以來(lái)已經(jīng)為世界各國(guó)組織所采用。根據(jù)美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)CBP調(diào)查顯示，76％的高級(jí)執(zhí)行人打算在3年內(nèi)建立項(xiàng)目管理辦公室，目的是提高項(xiàng)目成功率，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐方法，幫助組織實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略目標(biāo)。

XY公司運(yùn)行了2、3年之后，銷售部門和技術(shù)部門的矛盾日益尖銳化。銷售部門追求的是更多的項(xiàng)目簽單、更快的設(shè)計(jì)周期、更多的銷售額。而技術(shù)部門則注重于項(xiàng)目是否可行、項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果是否完美。有時(shí)銷售部門會(huì)為了更多的銷售額而簽定一些難于實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目，或者市場(chǎng)前景不好的項(xiàng)目，從而給技術(shù)部門增加工作量和項(xiàng)目難度；反之，技術(shù)部門也會(huì)為了設(shè)計(jì)的完善性，而拖延設(shè)計(jì)周期，使得銷售部門難以按時(shí)向客戶交付項(xiàng)目成果。XY公司所有的業(yè)務(wù)歸根到底可以劃歸為各種大大小小的項(xiàng)目,如果公司有一套完善的項(xiàng)目管理體系,所有的項(xiàng)目放在公司層面進(jìn)行比較，才可能從戰(zhàn)略上對(duì)所有的項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，對(duì)公司資源進(jìn)行合理分配，從而提高項(xiàng)目成功率，提高公司的運(yùn)營(yíng)效率。

三、設(shè)立PMO的相關(guān)分析

1.經(jīng)濟(jì)分析

(1)成本分析。項(xiàng)目管理辦公室的主要成本是人員配備和培訓(xùn)、軟件。典型的項(xiàng)目管理辦公室的規(guī)模從5～20人不等，這些人的通常頭銜是：PMO總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理、方法論專家、文檔專員、軟件專家等。其中PMO總監(jiān)必須是公司內(nèi)有足夠聲望的人物，甚至是副總裁，這樣才能在各部門間出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)時(shí)作出權(quán)威性決定。項(xiàng)目經(jīng)理則必須是經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)且具有相關(guān)技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)的資深人士。方法論專家要有能力制訂公司的項(xiàng)目管理流程和系統(tǒng)，制訂數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，善于分析。文檔專員要求能夠開發(fā)模板，管理并協(xié)調(diào)文檔和報(bào)告，維護(hù)項(xiàng)目記錄并定期歸檔。此外還需要有人能熟悉項(xiàng)目管理軟件。目前XY公司可以考慮從經(jīng)驗(yàn)豐富的部門經(jīng)理中選定PMO成員，但是必須進(jìn)行專業(yè)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)。通常項(xiàng)目管理辦公室的設(shè)立需要2～3年完善,下面是PMO達(dá)到成熟的成本分析：

PMO成員薪水總和：平均150萬(wàn)每年；培訓(xùn)費(fèi)用：30萬(wàn)每年；軟件費(fèi)用：30萬(wàn)每年；合計(jì)PMO費(fèi)用：200萬(wàn)每年；3年P(guān)MO費(fèi)用： 600萬(wàn)每年。

（2）效益預(yù)估分析。項(xiàng)目管理辦公室設(shè)立后，將從標(biāo)準(zhǔn)和方法論、培訓(xùn)、咨詢與指導(dǎo)、文檔管理、變更控制、項(xiàng)目存儲(chǔ)庫(kù)、跟蹤與報(bào)告、公司資源存儲(chǔ)庫(kù)、項(xiàng)目成本跟蹤和軟件支持十個(gè)方面來(lái)支持其他部門的項(xiàng)目工作。下面是PMO成立后的經(jīng)濟(jì)效益分析：

每個(gè)項(xiàng)目成本：150萬(wàn)；每年項(xiàng)目數(shù)量：50個(gè)；每年項(xiàng)目成本總和：7500萬(wàn)；PMO提高的項(xiàng)目成功率：20％～30％ （權(quán)威統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）；PMO每年節(jié)省的項(xiàng)目成本：7500 X 20% = 1500萬(wàn)。

由此可以看出，每年P(guān)MO為公司節(jié)約的項(xiàng)目開支1500萬(wàn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出PMO的設(shè)立運(yùn)行費(fèi)用600萬(wàn)。所有無(wú)論從經(jīng)濟(jì)上，還是效率上，PMO的設(shè)計(jì)都是必要且可行的。

2.PMO項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析

PMO的設(shè)立需要得到高級(jí)管理層、項(xiàng)目辦公室總監(jiān)、各部門經(jīng)理、各項(xiàng)目經(jīng)理四種人員的共同認(rèn)識(shí)和接受,沒(méi)有他們的支持和配合，項(xiàng)目辦公室的文化很難在組織中全面推廣應(yīng)用。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該了解項(xiàng)目是如何適應(yīng)于組織整體的、如何適應(yīng)于項(xiàng)目組合的，如何與公司戰(zhàn)略相輔相成的。部門經(jīng)理和PMO總監(jiān)需要制訂一個(gè)計(jì)劃，來(lái)逐步提高項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的績(jī)效，并領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目知識(shí)在整個(gè)公司文化中傳播。PMO的執(zhí)行與音樂(lè)獨(dú)奏不一樣，需要整個(gè)公司全部參與其中，多方面配合。當(dāng)在項(xiàng)目辦公室范圍內(nèi)啟動(dòng)某種程序流程變更或者各部門間需要跨職能合作的時(shí)候，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和部門都不具備領(lǐng)導(dǎo)這種變更合作所需要的權(quán)利級(jí)別。這就需要公司的高層管理人員出面(CEO OR COO)，只有他們才具有批準(zhǔn)、監(jiān)督這種變更、合作的權(quán)利和責(zé)任。部署PMO是公司層面的戰(zhàn)略行為，高級(jí)管理層的支持和責(zé)任是PMO設(shè)立過(guò)程當(dāng)中必不可少的,否則成功設(shè)立PMO的概率是非常小的。

3.PMO進(jìn)度的初步安排

初步計(jì)劃2年半左右時(shí)間來(lái)設(shè)立PMO并達(dá)到成熟階段。

（1）第一階段（半年）：聘請(qǐng)項(xiàng)目管理咨詢公司；公司項(xiàng)目管理狀況評(píng)估；根據(jù)評(píng)估結(jié)果，成立PMO，招募人員，宣傳PMO文化和期望目標(biāo)。

（2）第二階段（1年）：PMO人員培訓(xùn)項(xiàng)目管理技能；建立項(xiàng)目管理的流程和文檔，并在全公司范圍內(nèi)試運(yùn)行。

（3）第三階段（1年）：不斷改進(jìn)項(xiàng)目管理流程、方法、文檔；建立項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)，編制項(xiàng)目管理手冊(cè)；建立電子項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

四、小結(jié)

項(xiàng)目管理辦公室PMO的設(shè)立是一個(gè)逐步完善的過(guò)程，一般都需要2到3年的時(shí)間。從公司角度來(lái)看，PMO充當(dāng)著準(zhǔn)則、過(guò)程和方法論的智囊團(tuán)。同時(shí)PMO還能化解資源競(jìng)爭(zhēng)的沖突、并確定整個(gè)企業(yè)可使用的共同資源的范圍。PMO使得公司能夠統(tǒng)籌管理所有的項(xiàng)目，設(shè)立優(yōu)先級(jí)，最終使公司效率最高化，利潤(rùn)最大化。

文獻(xiàn)參考：

[1]理查德.B.蔡斯.運(yùn)營(yíng)管理.機(jī)械工業(yè)出版社,2007.3

[2]克爾.A.希特.戰(zhàn)略管理.機(jī)械工業(yè)出版社,2006.4