崔賽英

摘要：Excel電子表格是人們?nèi)粘９珓?wù)用于數(shù)據(jù)處理和分析的常用軟件，函數(shù)是Excel數(shù)據(jù)處理的核心，是Excel的精華，也是Excel學(xué)習(xí)的難點(diǎn)。文章通過實(shí)例并結(jié)合多年《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)得出有關(guān)Excel函數(shù)學(xué)習(xí)的方法和技巧。

關(guān)鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)處理；函數(shù)；方法

中圖分類號：TP317文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)18-4428-04

Methods and Skills of Learning Excel Function

CUI Sai-ying

(Department of Information Science and Technology, Lincang Teachers College, Lincang 677000, China)

Abstract: Excel is widely used in data processing and analysis. Of which, function is the core and essence, and a difficult point to learn. On basis of yearsof teaching experience, the author provided some examples on methods and skills of learning Excel function.

Key words: Excel; data processing; function; method; skill

Excel是微軟公司Microsoft Office軟件包的重要組件之一，它集文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖表及其他多媒體對象為一體，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理和分析功能，是目前人們公認(rèn)功能最強(qiáng)大、技術(shù)最先進(jìn)、使用最方便、最受歡迎的電子表格軟件。函數(shù)是它的精華，用于快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的計(jì)算與分析。目前很多相關(guān)教材對函數(shù)講解不夠詳細(xì)，讓學(xué)習(xí)者望而生畏。筆者結(jié)合多年的《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)例闡述Excel函數(shù)學(xué)習(xí)的方法與技巧。

1預(yù)備知識

1.1運(yùn)算符

公式是用運(yùn)算符將數(shù)據(jù)、單元格地址、函數(shù)等連接在一起的式子，對數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析，所有公式均以等號“=”開頭。其中運(yùn)算符有算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。如表1所示。

表1運(yùn)算符

1.2單元格地址引用

公式中的單元格地址用于指明公式中數(shù)據(jù)的位置，其引用方式分為引用相對地址和絕對引用地址，在公式的復(fù)制或自動填充時，該地址相對目的單元格發(fā)生變化相對變化，使用相對引用地址（列號在前，行號在后，如A4），若單元格格地址不隨目的單元格的變化而變化，使用絕對引用地址（在列號和行號之前分別加一個“$”，如$A$4）。

2學(xué)習(xí)方法

2.1認(rèn)真“看”

函數(shù)學(xué)習(xí)過程中，必須養(yǎng)成認(rèn)真看函數(shù)參數(shù)含義或者函數(shù)幫助信息的習(xí)慣。在此我們以學(xué)生信表（圖1）為例，闡述如何使用countif()函數(shù)統(tǒng)計(jì)男女生人數(shù)，使用sumif()函數(shù)求男、女生平均分。

2.1.1統(tǒng)計(jì)函數(shù)（countif()）函數(shù)

函數(shù)功能：計(jì)算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。

函數(shù)格式：countif(Rang,Criteria)

選擇B13單元格，單擊“編輯欄”上fx函數(shù)按鈕，彈出如圖2所示的“插入函數(shù)”對話框，在該對話框的“搜索函數(shù)（S）”框中輸入countif，單擊“轉(zhuǎn)換（G）”按鈕或按下Enter鍵，則彈出如圖3所示對話框，選擇countif函數(shù)彈出圖4所示“函數(shù)參數(shù)”對話框，并顯示了該函數(shù)的第一個參數(shù)(Rang)的含義為“其中要計(jì)算的非空單元格數(shù)目的區(qū)域”，由于我們要計(jì)算男生人數(shù)，只需要數(shù)一下C2：C11單元格區(qū)域中，單元格數(shù)據(jù)為“男”的單元格數(shù)目，所以要統(tǒng)計(jì)單元格區(qū)域?yàn)镃2:C11。將插入點(diǎn)放在Rang參數(shù)后的文本框中，輸入C2: C11(:必須是英文半角)或者使用鼠標(biāo)選擇C2:C11,單擊Criteria參數(shù)文本框，在“函數(shù)參數(shù)”，函數(shù)功能的下方則顯示該參數(shù)的含義“Criteria以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件”（該參數(shù)為計(jì)數(shù)的條件），在此輸入“男”，單擊“確定”按鈕即可。當(dāng)然，如果不知道如何輸入該參數(shù)的值，只要在該對話框中單擊“有關(guān)該函數(shù)幫助（H）”，則打開該函數(shù)幫助窗口如圖5所示，仔細(xì)閱讀紅色邊框中的內(nèi)容，如何使用該函數(shù)一目了然（統(tǒng)計(jì)女生人數(shù)省略）。

2.1.2數(shù)學(xué)與三角函數(shù)（sumif()）函數(shù)

函數(shù)功能：對滿足條件的單元格求和

函數(shù)格式：sumif(Rang,Criteria,Sum_Rang)

由于該函數(shù)是對滿足條件的單元格求和，在此要用該函數(shù)求男、女生平均分，由于知道男、女生的學(xué)生人數(shù)，在此只需計(jì)算出男、女生平均分的總分，在除以人數(shù)即可。使用上述方法打開該函數(shù)參數(shù)對話框，可以看到該函數(shù)的三個參數(shù)含義分別為：Rang（要進(jìn)行計(jì)算的單元格區(qū)域）；Criteria參數(shù)含義和countif()函數(shù)完全相同；Sum_Rang（用于求和計(jì)算的實(shí)際單元格）。如果能準(zhǔn)確區(qū)分Rang和Sum_Rang參數(shù)，問題就變得很簡單，若不能區(qū)分的話，打開如圖6所示的函數(shù)參數(shù)窗口。

圖6

清楚了該函數(shù)參數(shù)含義，選擇B15單元格，打開sumif()函數(shù)的參數(shù)對話框，完成如圖7所示操作，即可計(jì)算出男生總平均分，再除以男生人數(shù)（B15單元格內(nèi)容為“=SUMIF(C2:C11,C4,G2:G11)/B13”）可得男生平均分。若要算女生平均成績不能直接使用填充柄直接填充，因?yàn)椴徽撍隳猩?、還是女生，用于條件判斷的單元格區(qū)域均和實(shí)際求和的單元格區(qū)域不變,故Rang和Sum_range參數(shù)使用絕對地址（$C$2:$C$11和$G$2:$G$11）。

圖7

2.2大膽“猜”

使用函數(shù)幫助獲取函數(shù)參數(shù)含義時，對于描述不是很直觀、通俗易懂的參數(shù)，這時有必要結(jié)合函數(shù)的功能大膽猜測參數(shù)含義。筆者以圖一數(shù)據(jù)為例描述使用rank()函數(shù)按學(xué)生的平均分進(jìn)行降序排名，說明如何猜測函數(shù)參數(shù)含義。

rank()函數(shù)

功能：返回某一數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其它數(shù)值的大小排位

格式：rank(number,ref,order)

由函數(shù)幫助得知number為需要排位的數(shù)字；order為排位的方式，若為0或忽略為降序，否則為升序；ref為數(shù)字列表數(shù)組或?qū)?shù)字列表的引用。在此，對于ref參數(shù)含義不再一目了然，讀一遍似懂非懂，再讀也沒有多大的收獲，這時換一個角度思考問題，認(rèn)真閱讀函數(shù)功能（返回某一數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其它豎直的大小排位），結(jié)合生活實(shí)際，我們要按學(xué)生平均分排名，具體操作是用該生的平均分和工作表中所有學(xué)生的平均分進(jìn)行比對，由高到低進(jìn)行排名，因此可以猜測ref為排位時用于比較的一列數(shù)字。弄清楚參數(shù)含義后，選中H2單元格，完成如圖8所示的操作，然后使用填充柄將公式填充到該列的其他單元格便完成了學(xué)生的排名工作。

2.3敢于“試”

在一定情況下，清楚函數(shù)參數(shù)含義也無法保證在使用函數(shù)過程中萬無一失，這時就需要有足夠的勇氣和信心，不斷嘗試。在此，以圖1的數(shù)據(jù)，闡述如何使用if()函數(shù)對學(xué)生的平均分進(jìn)行等級評定（高于85分，等級為優(yōu)，在85到80之間為良，70至79為中，60至69為及格，小于60分為不及格）。

If()函數(shù)

功能：判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，否則返回另外一個值

格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

其中Logical_test為判斷條件，Value_if_true是條件為真的返回值，Value_if_false logical_test是條件為假的返回值。選中I2單元格，打開if函數(shù)參數(shù)對話框完成如圖9所示的操作，單擊“確定”按鈕。

圖9

接下來選中H2單元格，將插入點(diǎn)放入“編輯欄”的編輯框"優(yōu)"的后面，輸入英文半角的逗號，然后將IF(G2>=85,"優(yōu)",)復(fù)制到逗號的后面，將復(fù)制后的“85”改為“80”，“優(yōu)”改為“良”，這時在編輯欄中顯示=IF(G2>=85,"優(yōu)",IF(G2>=80,"良",))，將插入點(diǎn)定位在最后一個“,”之后面按下Ctrl+V鍵，將粘貼結(jié)果“85”改為“70”，“良”改為“中”，按上一步操作粘貼函數(shù)，將“70”改為60，“中”改為“及格”，最后在“,”輸入“"不及格"”即可，最后在H2單元各中的公式為“=IF(G2>=85,"優(yōu)",IF(G2>=80,"良",IF(G2>=70,"中",IF(G2>=60,"及格","不及格"))))”。（注意：if()函數(shù)最多只能嵌套7層）

2.4大膽“仿”

在Excel函數(shù)使用過程中，經(jīng)常遇到這樣的函數(shù)，對函數(shù)參數(shù)含義理解不透，不知道如何下手，在這種情況下，先打開函數(shù)幫助信息，大膽模仿函數(shù)的操作方法。以圖一數(shù)據(jù)為例，使用FREQUENCY()函數(shù)統(tǒng)計(jì)平均分各分?jǐn)?shù)段人數(shù)（90分以上人數(shù)，80分以上人數(shù)，70分人數(shù)，60分以上人數(shù)，不及格學(xué)生人數(shù)）。隨意選擇一個空白單元格，打開該函數(shù)的幫助信息窗口如圖10所示。

圖10

根據(jù)圖10中看1和仿1的內(nèi)容提示，按成段點(diǎn)設(shè)置操作，在K2:K5單元格區(qū)域中分別輸入59、69、79和89；接下來再按照仿2輸入函數(shù)，選擇L2單元格輸入公式“=FREQUENCY(G2:G11,K2:K6)”后按“Enter”；最后根據(jù)仿3內(nèi)容提示選擇L2:L6按下F2顯示公式，按下組合鍵Ctrl+Shift+Enter即可得到各分?jǐn)?shù)段學(xué)生人數(shù)。

總之，學(xué)好Excel函數(shù)是為了在日常公務(wù)中能更好、更快的“算”，如何在最短時間學(xué)好并能對Excel函數(shù)運(yùn)用自如，只有在學(xué)習(xí)過程中一方面不斷的總結(jié)和思考，歸納總結(jié)出實(shí)用、夠用的學(xué)習(xí)方法和技巧這樣才能提高Excel函數(shù)學(xué)習(xí)和使用時效；另一方面要對函數(shù)進(jìn)行歸類，操作方法相似的函數(shù)進(jìn)行歸類，這樣才能的做到觸類旁通和有的放矢。