楊立紅 劉瀟 周曉楠 張敬

摘要高職院校畢業(yè)生檔案關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個(gè)人的切身利益。本文從高職畢業(yè)生檔案管屬部門(mén)和內(nèi)含說(shuō)起，列舉檔案管理工作的諸多問(wèn)題，分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因，提出了五項(xiàng)具體的、操作性強(qiáng)的措施為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

關(guān)鍵詞高職院校畢業(yè)生檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G715文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門(mén)及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門(mén)，實(shí)行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個(gè)學(xué)院、系部，實(shí)行分散管理。我校由各系專(zhuān)人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報(bào)到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷(xiāo)緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費(fèi)者；處分未撤銷(xiāo)緩發(fā)畢業(yè)證者，成績(jī)不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項(xiàng)有：第一，學(xué)生檔案是個(gè)人的重要資料，不能在個(gè)人手里存放；第二，學(xué)生個(gè)人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門(mén)拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項(xiàng)目學(xué)生個(gè)人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個(gè)學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評(píng)優(yōu)登記表；實(shí)習(xí)成績(jī)考核表；畢業(yè)論文答辯開(kāi)題報(bào)告；畢業(yè)論文答辯成績(jī)單；畢業(yè)生登記表；綜合成績(jī)單；學(xué)生誠(chéng)信檔案；全國(guó)普通高校專(zhuān)科畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，直接給管理工作帶來(lái)困難，也造成檔案管理中的混亂。在實(shí)際工作中，存在著輕視此項(xiàng)工作，不少檔案管理部門(mén)只遵循中宣部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒(méi)有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過(guò)程中，存在不及時(shí)歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補(bǔ)材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒(méi)有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有放在檔案代理的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因?yàn)楫厴I(yè)生急于就業(yè)，并沒(méi)有簽訂正式的勞動(dòng)協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒(méi)有檔案存放部門(mén)。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長(zhǎng)期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒(méi)有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對(duì)檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒(méi)有將全部精力放在檔案管理工作中，對(duì)任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫(xiě)材料歸檔不及時(shí)，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個(gè)學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒(méi)有時(shí)間考慮開(kāi)發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理并沒(méi)有派上用場(chǎng)。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個(gè)袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評(píng)語(yǔ)、思想品德、畢業(yè)答辯成績(jī)等，在沒(méi)有聽(tīng)清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強(qiáng)調(diào)時(shí)，就已經(jīng)將自己檔案袋打開(kāi)，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績(jī)不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個(gè)別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢(xún)管理不規(guī)范

高職院校還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過(guò)程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機(jī)要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請(qǐng)人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“人在檔案無(wú)”、“檔案有人無(wú)”等問(wèn)題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個(gè)部門(mén)各個(gè)學(xué)院系部意見(jiàn)，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部?jī)?nèi)容，做好對(duì)外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專(zhuān)業(yè)、各班級(jí)針對(duì)自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案?jìng)€(gè)性化、特色化，將系部和專(zhuān)業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專(zhuān)門(mén)派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級(jí)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。從教育入手，使學(xué)生重視個(gè)人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過(guò)去的一個(gè)寫(xiě)照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹(shù)立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對(duì)于以后自己的工齡、保險(xiǎn)、升遷、轉(zhuǎn)正定級(jí)等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹(shù)立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開(kāi)始，檔案管理者必須有較強(qiáng)的保密意識(shí)。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項(xiàng)制度。比如：建立臺(tái)賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補(bǔ)充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評(píng)比活動(dòng)，及時(shí)表?yè)P(yáng)先進(jìn)，對(duì)表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補(bǔ)充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力較大。如果我們推行或者實(shí)施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿(mǎn)足本地利用和異地利用并舉，切實(shí)提高服務(wù)意識(shí)。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個(gè)人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑金項(xiàng)目?010年校級(jí)課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專(zhuān)學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號(hào)S2011214

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