黎彩芬

摘 要:本文簡述了加強疾控中心聲像檔案管理的措施,主要包括:加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育,提高檔案管理人員綜合素質(zhì);改善檔案保存環(huán)境,加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè);完善檔案管理制度,加強檔案收集與管理;推進檔案管理模式的創(chuàng)新,完善工作考評措施。本文擬通過對疾控中心聲像檔案管理進行分析,提出加強其管理效率的主要措施,為促進疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供可資參考的思路。

關(guān)鍵詞:疾控中心聲像檔案管理措施

中圖分類號:R197 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)07(b)-0163-01

近年來公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生,傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變以及疾病控制工作績效考核的開展,給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)和要求[1]。聲像檔案是各種檔案形式中最具代表性,而且包含信息量最大的一種,一直以來都被人們視為最有價值的檔案形式之一。尤其是對于疾控中心這種單位來說,產(chǎn)生的信息量大而且很多信息都是關(guān)乎人民群眾生命安全,非常需要通過聲像的方式真實的記錄下來,形成原始檔案為后來的工作提供參考的素材。本文擬通過對疾控中心聲像檔案管理進行分析,提出加強其管理效率的主要措施,為促進疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供可資參考的思路。

1加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

對于疾控聲像檔案管理來說,效率的高低與管理人員綜合素質(zhì)的高低直接相關(guān),因為任何管理最終都是落實到管理人員去實施。因此,檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)和能力對于檔案管理效率的高低就顯得至關(guān)重要。而以往,在很多疾控中心的檔案管理部門中,都是一些專業(yè)背景不相符、年齡比較大的工作人員,因為很多人都認為在檔案管理部門沒前途,升職、評職稱都輪不上,是個典型的清貧“衙門”。所以來檔案管理部門成了沒有辦法的選擇,導(dǎo)致檔案管理部門人員綜合素質(zhì)不夠高。面對這種現(xiàn)狀,我們非常有必要著力推進疾控中心聲像檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面,各疾控中心要加強有針對性的培訓(xùn),比如聲像檔案保存辦法,新型聲像檔案搜集整理方法[2]。另外,各疾控還需要加強對具有聲像檔案管理背景的檔案管理人員的引進力度,通過政策、待遇、工作環(huán)境方面的傾斜,使這些優(yōu)秀的人才“來的了、留得住、干得好”,全方位的充實疾控中心聲像檔案管理人員隊伍。同時,疾控中心還可以在不影響正常工作的前提下,及時的推進檔案管理人員的繼續(xù)教育,提高文化素質(zhì),這對于促進檔案管理人員適應(yīng)未來聲像檔案管理工作的不斷升級具有重要意義。

2改善檔案保存環(huán)境,加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

聲像檔案的保管條件不同于普通的紙質(zhì)檔案管理,其條件要求更為苛刻,比如一些磁帶,濕度過大的時候容易粘連變質(zhì)。而對于光盤的保存也是一定要仔細,否則劃傷了磁道,對于聲像質(zhì)量就會產(chǎn)生很大的影響。另外,現(xiàn)階段很多聲像資料都開始在電腦中保存,而這時候?qū)τ陔娔X遠離病毒的“困擾”、黑客攻擊的麻煩就又顯的十分重要了。但從目前對于很多疾控中心檔案保存機構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn),具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構(gòu)并不多,大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段,對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。因此,各單位需要加強對聲像檔案保存環(huán)境的進一步完善,加速聲像檔案保存技術(shù)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。首先,對于保管磁性錄像、錄音檔案和照片檔案來說,要避免人為損傷;嚴格控制檔案管理地域的溫度與濕度,相對濕度應(yīng)在40%～60%。溫度應(yīng)在14℃～24℃。庫房內(nèi)晝夜溫度變化不大于土3℃,溫度變化不大于上5%[3]。另外,各疾控中心要有效的購置和升級相應(yīng)的聲像檔案保存及相關(guān)輔助設(shè)備,比如硬盤、電腦、濕度計、溫度計等,為聲像檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供基礎(chǔ)。

3完善檔案管理制度,加強檔案收集與管理

由于聲像檔案不同于以文字記載的紙質(zhì)文獻,文字記載的紙質(zhì)文獻,管理人員甚至可以口述其中的內(nèi)容,即使真的出現(xiàn)了丟失的情況,其補救的難度也要小一些。而對于聲像檔案則不同,一旦丟失了,我們很難量化的去描述聲音和圖像,所以,補救的難度很大。因此,對于聲像檔案的管理,需要著力加強,包括日常保管、借閱、利用都要作出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。另外,對于已經(jīng)形成聲像檔案的材料,需要及時關(guān)注載體介質(zhì)的性能,并且要不斷的更新、備份,避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式,都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法[4]。另外,由于疾控中心的業(yè)務(wù)范圍很廣,包括疾病預(yù)防與控制,疾病監(jiān)測管理與研究,傳染病、職業(yè)病、常見病的防治,環(huán)境衛(wèi)生、勞動衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生的監(jiān)測管理,衛(wèi)生宣傳與健康教育,衛(wèi)生檢驗等,為了最大限度的收集聲像檔案資料,疾控中心可以在每個科室設(shè)立信息搜集員,最大限度的為疾控中心保存那些有價值的聲像資料。

4推進檔案管理模式的創(chuàng)新,完善工作考評措施

檔案管理,主要是進行檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用檔案的保存和管理工作,這對于有效的保護和利用各種有有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄有著不可替代的意義[5]。而很多疾控中心之所以聲像檔案管理工作發(fā)展緩慢,其重要原因就是缺乏足夠的激勵制度,導(dǎo)致管理人員都沒有上進的意識。因此,各疾控中心需要建立明確的激勵制度,把聲像檔案管理工作中的責(zé)任心、服務(wù)意識、創(chuàng)新性都納入到職稱考核之中。對于那些責(zé)任心強、甘于為檔案事業(yè)奉獻,而且善于思考、樂與創(chuàng)新的管理人員要及時的通過物質(zhì)和精神給于獎勵,形成一種人人講奉獻、講服務(wù)、講創(chuàng)新的氛圍。

聲像檔案是傳承和保存信息的最重要渠道之一,它作為一種資源,同時具備了信息與信息承載的作用,對于人類社會的發(fā)展、文化的傳承有重要意義。而且隨著社會發(fā)展,聲像檔案以其巨大的信息容量、易于復(fù)制架空的特點逐步成為檔案家族中不可代替的一員。對疾控中心而言,聲像檔案的意義同樣重大,而要加強聲像檔案管理卻又并非朝夕之事,這是一個系統(tǒng)的工程,包括技術(shù)、人員素質(zhì)、環(huán)境、制度等多方面。所以,各疾控中心需要切實對聲像檔案管理提起重視,力求為疾控中心積累更多有價值的資料,輔助疾控中心工作健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 王紅霓,應(yīng)錫鈞.新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的實踐與體會[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2011,49(17).

[2] 尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智2011(8).

[3] 李中堯.醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].臨床合理用藥,2011,4(10B).

[4] 潘路.聲像檔案質(zhì)量情況和保管狀況評估[J].蘭臺世界,2011(5).

[5] 李寧.關(guān)于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011(3).