張曉紅

一、高校教學科研檔案管理存在的問題

1.教學科研檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識

因為各種因素的限制，很多高校的教學科研檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業(yè)素質的教學科研檔案管理人員，基本上都是由教務、教學管理人員兼任教學科研檔案管理一職，正是因為身兼數(shù)職，才給教學科研檔案帶來了更多不利。

2.缺少資金投入，各種硬件設施不足

檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備，例如各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺等等。這些先進的設備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。

3.檔案的信息輸出能力較弱

高校的教學科研檔案管理部門要將開發(fā)的教學科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學科研檔案信息輸出不能夠完全適應高校師生對教學科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學科研檔案的部分內容信息在校園網上進行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學科研檔案管理部門以及工作人員應該自覺地改善服務模式，努力提升自身的業(yè)務水平，力爭讓所有需要教學科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。

4.靠政策、少創(chuàng)新,重管理、輕服務等落后觀念頑固存在,轉變觀念仍是管理工作中的重點之一

許多高校對教學科研檔案管理工作的內涵和重要性認識不足,在管理上還受到了傳統(tǒng)觀念的影響，忽視教學科研檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化,在教學科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規(guī)劃,工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態(tài)。同時,重管理、輕服務的思想根深蒂固。

二、改善高校教學科研檔案管理的對策

1.創(chuàng)新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統(tǒng)思想觀念

之所以檔案管理人員與教育領導階層會缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識，是因為他們沒能明確教學科研檔案管理的最終目的。做好高校教學科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠實現(xiàn)“信息服務學校、服務社會”，讓這些檔案有效的為學校教學服務，提高高校的教學質量，培養(yǎng)出更加優(yōu)質的人才。同時還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認識到做好高校教學科研檔案管理工作對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。不能夠僅僅從經濟利益角度進行衡量，而應該從多個方面進行衡量。

2.盡量拓展資金來源

各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時代發(fā)展的軟、硬件設施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進高校教學科研檔案信息化管理的實現(xiàn)。檔案部門應該積極的將教學科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務建設規(guī)劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應的網絡優(yōu)惠支持等，與當?shù)赜嘘P的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。

3.創(chuàng)新管理制度，完善教學科研檔案管理規(guī)范化

隨著我國高校教育改革的推進，創(chuàng)新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領域建設等方面都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，同時也促使了高校教學科研檔案的種類呈現(xiàn)出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學科研檔案能夠發(fā)揮其應用價值，就需要對高校的教學科研檔案管理機構及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。因此，必須使管理制度創(chuàng)新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。各高校要依據(jù)國家頒發(fā)的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學科研檔案管理規(guī)章制度。將全校教學科研檔案分為學校、教務處、二級學院，并規(guī)定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學科研檔案目標管理標準，積極開展檔案管理業(yè)務培訓，加強二級學院的教學科研檔案管理體系的完善，不斷總結經驗，加大規(guī)范化建設力度，實現(xiàn)教學科研檔案管理的科學化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。以此來充分發(fā)揮高校教學科研檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學科研檔案的科學管理水平和質量。同時完善的教學科研檔案建設工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。

4.利用信息化管理手段，實現(xiàn)教學科研檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時代的發(fā)展，紙質教學科研檔案逐漸成為數(shù)字化，而互聯(lián)網的普及使得教學科研檔案開展網絡服務已成為可能。高校應加大教學科研檔案現(xiàn)代化設備的投入，積極的將計算機技術應用于教學科研檔案的管理，并建立教學科研檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現(xiàn)對教學科研檔案管理服務升級，充分利用校園網等各種網絡平臺，積極推進教學科研檔案信息資源共享。

5.加強檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務意識

教學科研檔案管理人員的業(yè)務素質直接關系到教學科研檔案工作的質量，因此，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學科研管理工作的基礎上，不斷提高教學科研檔案業(yè)務管理水平。此外，還要認真做好教學科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學科研檔案的利用需求。

6.建立教學科研檔案服務信息反饋機制

教學科研檔案服務信息反饋機制的家里，能夠及時，有效的掌握各種教學科研檔案需求信息，能夠有效的促進教學科研檔案的開發(fā)利用。這種機制包括了檢索工具的實用性，編研成功是否能廣泛而準確的進行教學科研檔案作用的傳播，教學科研檔案方面的規(guī)則制度是否合適，服務態(tài)度是否需要更改等等。反饋而來的信息一般都擁有很強的針對性和適用性，也比較具體，高校能夠根據(jù)這些反饋而來的信息，逐漸改變服務機制，建立一套完善的管理機制，讓教學科研檔案的價值得到進一步的發(fā)揮。

7.堅持管理和利用并重

高校教學科研檔案的管理和利用相輔相成的，管理是利用的基礎，利用是管理的延伸。教學科研檔案記載了長期以來高校辦學指導思想、教學條件和利用情況，以及教學效果等等各種不斷變更的信息，是一種真實的再現(xiàn)。這為后期高校的教學工作提供了很好的參考依據(jù)，參照和借鑒以前的教學科研材料能夠有效的找出現(xiàn)在教學中存在的問題，并及時進行改進，從而不斷提升教學質量。高校要利用各種先進的檔案管理技術和先進的管理理念，有效的提升高校教學科研檔案的利用廣度和深度，對于一些不宜公開的教學科研檔案，可以實行限制型的利用方式，讓這些教學科研檔案也能夠在一定的程度上呈現(xiàn)出應有的價值。