［摘要］科技檔案管理是一項專業(yè)性、技術性很強的管理工作。文章從科技檔案管理的概念入手，結合工作實際，針對當前科研單位科技檔案管理中存在的主要問題進行深入的探討，并據(jù)此提出相應的改進措施及策略，以供借鑒與參考。

［關鍵詞］科技檔案管理；對策

［作者簡介］龔霞，中國電子科技集團公司電子16所，安徽合肥，230031

［中圖分類號］ G272 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2012）03-0023-0002

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是指在科研過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的文件材料；科技檔案管理則是指對科技檔案進行管理、開發(fā)、利用的一項工作。它包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源進行管理；二是對檔案所含信息進行管理?？萍紮n案管理無論在企事業(yè)單位還是科研院所都是一項基礎性工作，為科研生產(chǎn)活動提供技術條件，為組織管理提供信息依據(jù)。

由于歷史的、現(xiàn)實的各種原因，目前在很多科研生產(chǎn)單位的科技檔案管理中普遍存在很多問題，本文對這些問題進行了梳理，并提出有針對性的建議。

一、當前科技檔案管理中存在的問題

（一）單位領導重視程度不夠

由于檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，并且處于科研生產(chǎn)流程的最后環(huán)節(jié)，所以導致各級領導將主要精力投入產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)上，對檔案管理的工作重視不夠。從目前相關科研單位科技檔案管理現(xiàn)狀來看，部分單位領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對科研生產(chǎn)的促進作用。

（二）科研人員檔案意識不強

部分科研人員歸檔意識薄弱，對檔案重要性認識不足，缺乏歸檔自覺性、主動性，檔案人員不主動催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開會帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對檔案管理者不信任，認為在科研過程中取得的成果屬于私有財產(chǎn)，歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。這樣一來，一些應歸檔的核心材料都留在自己手中，造成許多珍貴材料遺失，嚴重地影響了歸檔時限性與檔案完整性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

從目前來看，在各單位的檔案管理部門，非檔案專業(yè)的人員比例較大，檔案、信息處理復合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，這嚴重阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。這樣一來，即使引進現(xiàn)代化設備，也不能充分發(fā)揮設備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質(zhì)成為制約檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。

（四）檔案管理硬件設施不全

一般而言，檔案庫房應滿足以下條件：配備相應的控制溫濕度的機器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50%～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲等手段；做到庫房、閱覽室、辦公室“三分開”。但目前很多單位的檔案硬件達不到標準，有的甚至不具備最基本的通風、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

（五）檔案管理信息化程度不高

許多科研單位仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細等，真正日?？蒲猩a(chǎn)利用率高的檔案文件還是紙質(zhì)保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數(shù)是非專業(yè)人員，日常檔案工作僅僅滿足于收、發(fā)、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準的管理狀態(tài)，加之日常忙于重復性、事務性的簡單勞動，因此很難抽出時間和精力去研究、改進檔案工作，這與飛速發(fā)展的現(xiàn)化化辦公手段形成強烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發(fā)展。

二、加強科技檔案管理的具體措施

（一）強化全體人員的檔案意識

各級領導要拓寬知識領域，改變現(xiàn)有的知識結構；研究如何增強檔案人員的活力，開展激勵機制；在工作條件和工資待遇等方面給予關心和照顧，解除其后顧之憂，以便形成最佳的人才結構。加強培訓，統(tǒng)一認識，轉(zhuǎn)變科研人員的思想觀念和檔案意識，使之真正意識到檔案管理與科研生產(chǎn)同等重要。

把檔案“四同步”管理納入日?？蒲泄芾砹鞒讨??！八耐健奔锤鲉挝辉谙逻_計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料的形成情況同步；評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。檔案管理人員只有進入、參與每個課題的研制環(huán)節(jié)中，才能保證檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在科研、生產(chǎn)中的作用。

檔案管理人員應與時俱進，在新時期的檔案管理模式下轉(zhuǎn)變思路，跟上形式，轉(zhuǎn)變檔案部門“坐等待收，待攤待用”的觀念，根據(jù)科研單位的實際情況，分清課題來源、課題方向，把握好科研節(jié)點，積極主動地上門服務、跟蹤收集，并經(jīng)常指導兼職人員，使之形成積極的檔案歸檔意識。這樣既可防止或減少日常文件流失，也有助于解決當前檔案管理工作中人手少、兼職多、工作量大等問題，不僅拓寬了檔案收集的內(nèi)容，擴大了來源，豐富了室藏，促進了收集工作的開展，也為檔案的利用提供了更大方便。

（二）加強檔案管理的軟硬件建設

要舍得投入財力和物力，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應的軟、硬件設施。作為上級主管部門，要積極地與相關部門進行溝通，共同提出解決辦法，在政策上給下級檔案部門創(chuàng)造條件，使檔案管理工作更快更好的向前發(fā)展。

要加強檔案工作者的政治思想教育和職業(yè)道德教育，使廣大檔案工作者自覺地努力學習檔案業(yè)務知識；選配德才兼?zhèn)涞男律α砍鋵崣n案專業(yè)隊伍，解決長期以來檔案工作人員年齡老化、知識滯后、人手不足、管理落后的問題；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案人員自身業(yè)務建設：一方面學習檔案專業(yè)知識；另一方面，學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備的操作技能，提高管理水平，使檔案工作跟上新技術革命和辦公自動化步伐。

（三）加快檔案管理信息化建設進程

在信息技術迅猛發(fā)展的當今社會，檔案信息化和檔案信息化建設已成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現(xiàn)途徑，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案信息化建設勢在必行。

在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟”為根本特征的21世紀，信息技術一日千里。科研單位的檔案信息化建設，只能以符合單位長遠發(fā)展目標、發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案信息系統(tǒng)建設的客觀規(guī)律為準繩，結合本單位面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學制定檔案信息化建設的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，才能加速推進檔案信息化建設進程。隨著檔案管理水平的提升和信息技術的發(fā)展，檔案信息化建設一定會日益完善和規(guī)范。在隨時隨地進行網(wǎng)絡信息資源共享的基礎上，未來的檔案信息資源服務將為科研生產(chǎn)提供更加快捷、方便、準確的信息服務。

三、結語

總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責任，同時也離不開單位領導和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協(xié)力，提高認識，加強軟硬件建設。此外，我們還要清醒認識到，在今后還會遇到更多的新情況、新問題，需要我們直面問題，努力學習、不斷探索，只有這樣才能更好地適應現(xiàn)代科研單位快速發(fā)展對科技檔案的需求，使檔案管理現(xiàn)代化不斷邁上新臺階。

［參考文獻］

［1］王傳宇.科技檔案管理學［M］.北京:中國人民大學出版社,2009.

［2］宋敏.加強科技檔案管理的幾點認識［J］.電動工具, 2011, (1).

［3］劉景蓮.科技檔案管理工作探討［J］.科學之友, 2010,(3).

［4］劉玲.加強科研單位科技檔案管理工作之我見［J］.辦公室業(yè)務,2011,(10).

［5］劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展［J］.青海師范大學學報（自然科學版）,2010,(3).