米曉霞

摘 要：現(xiàn)階段電力工程檔案管理中存在很多亟待解決的問(wèn)題，只有立足于實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理的思想模式，運(yùn)用新方法，投入更多的技術(shù)管理，完善檔案管理體系，才能促進(jìn)電力工程行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程 檔案管理 現(xiàn)狀問(wèn)題 有效措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（a）-0-01

在國(guó)家實(shí)行電力體制改革的背景下，電力行業(yè)部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度也逐漸加大，尤其在電力工程檔案管理方面，投入了更多的時(shí)間與資金，這不僅是解決電力工程檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的需要，也是促進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。電力工程檔案管理中存在的管理意識(shí)淡薄和管理秩序混亂等問(wèn)題是長(zhǎng)期累積的結(jié)果，所以在解決問(wèn)題的過(guò)程也要循序漸進(jìn)，不是一蹴而就的。

1 電力工程檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

首先，電力工程檔案管理過(guò)程中缺乏具有規(guī)范性、科學(xué)性的管理制度體系。一些電力工程項(xiàng)目施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等參建單位只注重對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)督與管理，將檔案的管理擱置一邊，對(duì)工程圖紙的變更沒(méi)有做及時(shí)的記錄和收集，也沒(méi)有按照嚴(yán)格規(guī)范的程序進(jìn)行簽字，這就為日后的相關(guān)信息的查詢(xún)帶來(lái)了不便。

只有健全的管理制度才能使管理工作有章可循，促進(jìn)電力工程檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

其次，工作人員的管理意識(shí)淡薄。電力工程管理部門(mén)的相關(guān)工作人員沒(méi)有形成強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)。相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作加以重視，當(dāng)某一些文件發(fā)生變更時(shí)，沒(méi)有及時(shí)號(hào)召對(duì)檔案內(nèi)容做出更改，更沒(méi)有將檔案管理工作作為一項(xiàng)日常工作正式地運(yùn)行，導(dǎo)致了相關(guān)的檔案管理人員不按照程序與方法對(duì)檔案加以管理，甚至出現(xiàn)了歸檔不分類(lèi)，組卷不規(guī)范的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，導(dǎo)致了日后在查找資料的過(guò)程中，出現(xiàn)部分資料遺失或信息泄漏的狀況。

最后，管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)不高。

檔案管理人員缺乏對(duì)檔案的編制與管理能力，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用，檔案資源效應(yīng)形同虛設(shè)。檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)化，一些電力企業(yè)的檔案管理人員并非科班出身，兼做不同職務(wù)，由于工作繁忙，沒(méi)有太多的時(shí)間來(lái)專(zhuān)心學(xué)習(xí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也來(lái)不及抽出時(shí)間進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒(méi)有形成專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，在現(xiàn)代化的管理手段與管理制度面前手足無(wú)措，導(dǎo)致了檔案管理工作效率的低下。

2 解決電力工程檔案管理問(wèn)題的有效措施

電力工程檔案管理中的問(wèn)題對(duì)行業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻力，需要采取有力的措施加以解決，主要從以下幾方面著手：

第一點(diǎn)要積極實(shí)行檔案專(zhuān)業(yè)人才與其他專(zhuān)業(yè)人才互補(bǔ)性的制度。也就是說(shuō)在檔案管理這方面不僅要有檔案專(zhuān)業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員等，不同專(zhuān)業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作高效進(jìn)行。為了使檔案管理工作高效進(jìn)行，相關(guān)的工作人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)，在完善本專(zhuān)業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力工程檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類(lèi)與管理。另外，檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場(chǎng)，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評(píng)審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對(duì)于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見(jiàn)，使電力工程檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開(kāi)展起來(lái)。要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案資料真正發(fā)揮對(duì)企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

第二點(diǎn)要建立健全管理的制度體系。電力工程參建單位的繁多，類(lèi)別的復(fù)雜，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理的范圍廣泛，而且不同的建設(shè)單位有不同的檔案管理制度，為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行，要建立合理的獎(jiǎng)懲制度，明確不同崗位工作人員的職責(zé)與任務(wù)，對(duì)于相關(guān)資料的收集、分類(lèi)、整理與歸檔等細(xì)節(jié)工作都要做出具體的明確的要求。要積極組織相關(guān)的工作人員進(jìn)行相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳與管理，根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度。做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開(kāi)工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過(guò)程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過(guò)各種有利的機(jī)會(huì)對(duì)電力工程的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門(mén)及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過(guò)定期會(huì)議或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。在施工的過(guò)程中更要把好施工文件的制作質(zhì)量。

第三點(diǎn)檔案管理人員要加強(qiáng)電子文件資料的收集與管理。要求檔案管理人員熟悉工程建設(shè)過(guò)程中常用的《工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、《工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》等，對(duì)其管理要求與規(guī)范要認(rèn)真學(xué)習(xí)，全面把握工程建設(shè)的重點(diǎn)，對(duì)設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)有效地展開(kāi)，每一個(gè)電力工程建設(shè)單位在工作中都會(huì)產(chǎn)生兩類(lèi)檔案，一類(lèi)是電子檔案，一類(lèi)是紙質(zhì)檔案，在管理的過(guò)程中要將這兩類(lèi)檔案同時(shí)歸檔，達(dá)到有效管理。

第四點(diǎn)檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)方式，全面提高檔案信息查詢(xún)服務(wù)水平。編制功能健全的檢索工具，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、配置照相機(jī)、掃描儀服務(wù)等。為利用者從各角度查詢(xún)檔案信息提供準(zhǔn)確迅速的服務(wù)，開(kāi)展網(wǎng)路查詢(xún)、電話查詢(xún)等服務(wù)項(xiàng)目。此外，為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強(qiáng)檔案編研工作，最大限度的滿足電力企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息材料的需求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有不斷提高電力工程檔案管理的信息交融，才能不斷地提高檔案管理的情況，減低管理的風(fēng)險(xiǎn)，提高科技化水平的投入，建立有系統(tǒng)的和有規(guī)模檔案管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)電力工程建設(shè)穩(wěn)步的發(fā)展。

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