李琪

摘 要：管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。人事檔案的管理存在重視不夠、投入不足、管理水平不高等諸多問題。要從根本上解決中國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化手段等措施，探索人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；創(chuàng)新

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）36-0209-02

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。在人們的工作生活中，人事檔案扮演著重要的角色，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的記錄。在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。

一、當前人事檔案管理中存在的不足

1.部分單位領(lǐng)導對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來已久，這些領(lǐng)導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實際工作中，就會出現(xiàn)檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現(xiàn)在場所、經(jīng)費、人員上沒有保障的現(xiàn)象。

2.部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室本來應是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導致大部分檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

3.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調(diào)用原件，這樣做的后果就會導致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

5.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、人事檔案管理改進的渠道

1.提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識。提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平

2.加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第27條規(guī)定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20～25平方米，另一方面還要在庫房內(nèi)應設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

3.收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂。

4.加快現(xiàn)有人事檔案電子化管理。當前，伴隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應新形勢的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計算機技術(shù)應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經(jīng)成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計算機當中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。人事檔案電子化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實、管理更加規(guī)范，同時可以有效節(jié)約成本減少風險。

5.建立人事檔案的信息化標準。整合人才信息資源是人事檔案社會化管理的目標之一，人事檔案既有本地人才基本信息資源，也有全國范圍內(nèi)的人才信息。此時信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實現(xiàn)查詢和統(tǒng)計功能，以達到共享整合信息資源的目的。此時除了需要必備的網(wǎng)絡(luò)外，還用具備一定的軟硬件條件，以實現(xiàn)人事檔案信息形成、交換、存儲的標準化，便于更廣范圍的統(tǒng)一調(diào)用。

6.人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是指人事檔案電子化的基礎(chǔ)上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。網(wǎng)絡(luò)化應和人事檔案的保密特性統(tǒng)籌考慮，對具有檔案保管權(quán)利的部門賦予權(quán)限，使其能夠通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱查相關(guān)人事檔案，沒有相應權(quán)限的單位則無法自行調(diào)閱 [3]。此外，在采取現(xiàn)代化管理手段提高管理效能的同時，相應人事檔案管理者的綜合素質(zhì)也需要與時俱進。有側(cè)重地加強專業(yè)人員的培訓，使其成為既精通檔案業(yè)務，又能熟悉運用相應軟件的優(yōu)秀人才，進一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案和多媒體檔案的建立進程，加強技術(shù)處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

參考文獻：

[1] 王英瑋.信息時代的人事檔案管理——理論·實踐·方法·技術(shù)[M].北京：中共黨史出版社，2004：5.

[2] 劉韶青，林香青，張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案，2010，（10）.

[3] 王冬英.干部人事檔案工作創(chuàng)新之我見[J].企業(yè)家天地：理論版，2010，（4）.

[責任編輯 吳 迪]