耿麗，張振玲，李燕，張波萍

摘要：高校實物檔案是指以便于保管的物質(zhì)實體為載體，反映學(xué)校教育教學(xué)、科技創(chuàng)新、學(xué)科建設(shè)、事務(wù)管理、對外服務(wù)以及社會交往等活動的歷史真實面貌，對學(xué)校和社會有珍藏和利用價值的特定物品。本文依據(jù)實物檔案管理的屬性和基本規(guī)律，論述了高等農(nóng)業(yè)院校實物檔案在彰顯辦學(xué)特色、服務(wù)職能以及構(gòu)建校園文化等的作用；提出了實物檔案收集、整理及利用的途徑和技術(shù)，并對實物檔案管理與利用的發(fā)展趨勢進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：實物檔案；收集；整理；利用

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）12-0019-02

實物檔案是高等農(nóng)業(yè)院校檔案建設(shè)與管理的重要組成部分，在建設(shè)一個與高校發(fā)展相適應(yīng)，符合檔案本身發(fā)展規(guī)律的門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的高校檔案體系過程中，不能忽視實物檔案的建設(shè)。實物作為一種特殊載體檔案，具有真實性、原始性、直觀性和生動形象等特點，它們真實地記載了學(xué)校各項活動，反映了學(xué)校的發(fā)展歷史，是對文字、聲像檔案的有益補(bǔ)充，是學(xué)校檔案不可分割的重要組成部分，應(yīng)建立科學(xué)高效的實物檔案管理和開發(fā)利用體系。

一、實物檔案支撐高等農(nóng)業(yè)院校發(fā)展的重要作用

1.真實記載和反映高校發(fā)展歷史。真實性、原始性、直觀性和生動性是高校實物檔案獨特的本質(zhì)特征。高校產(chǎn)生和接受的實物是學(xué)校在自身的職能活動中形成的，就其內(nèi)容來說，它們原始地記錄了學(xué)校有關(guān)教學(xué)、科研、管理及社會活動的客觀過程；就其形式看，它們是形成者即時、即事使用的原始物品直接轉(zhuǎn)化物，原樣地保留著本來的面貌，可以成為后人查考?xì)v史事實確鑿可靠的原始憑證。實物檔案承載著豐富的時代氣息和知識內(nèi)涵，真實記錄了一定歷史時期該高校的辦學(xué)水平和社會聲譽(yù)，生動直觀地反映了學(xué)校的發(fā)展和變遷。我校前身是1906年創(chuàng)辦于濟(jì)南的山東高等農(nóng)業(yè)學(xué)堂。后幾經(jīng)變遷，1952年經(jīng)全國院系調(diào)整，成立山東農(nóng)學(xué)院。1958年由濟(jì)南遷至泰安，1983年更名為山東農(nóng)業(yè)大學(xué)。1999年7月，經(jīng)山東省人民政府批準(zhǔn)，將山東農(nóng)業(yè)大學(xué)、山東水利?？茖W(xué)校合并，同時將山東省林業(yè)學(xué)校并入，組建新的山東農(nóng)業(yè)大學(xué)。目前，學(xué)校已經(jīng)發(fā)展成為一所以農(nóng)業(yè)科學(xué)為優(yōu)勢，生命科學(xué)為特色，融農(nóng)、理、工、管、經(jīng)、文、法、醫(yī)、教育學(xué)等于一體的多科性大學(xué)。學(xué)校教學(xué)、科研、管理、對外服務(wù)及社會交往等活動中形成了大量的實物檔案。正是這些實物檔案有序地承載了學(xué)校百年發(fā)展歷程，沉淀了學(xué)校“登高必自”的校訓(xùn)，為廣大教職員工和莘莘學(xué)子提供了豐富的精神食糧。

2.有效服務(wù)教學(xué)、科研和管理，提高高校辦學(xué)水平。改革開放以來，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)獲得包括國家技術(shù)發(fā)明一等獎在內(nèi)的國家級科技成果獎20項，省部級以上科技成果獎勵347項?！熬盼濉币詠?，獲得國家級教學(xué)成果獎7項，其中國家級教學(xué)成果特等獎1項、一等獎2項，省級以上教學(xué)成果獎勵60多項。這些獎勵的獎狀、證書都是學(xué)校辦學(xué)水平有利的證明和補(bǔ)充，也是以后學(xué)校申報國家級、省級重點學(xué)科，重點實驗室，工程技術(shù)中心，申報獎勵、課題等等所需支撐材料重要組成部分。

3.豐富校園文化內(nèi)涵，提高學(xué)校知名度和競爭力。高校作為知識密集、人才密集的地方，許多人類最先進(jìn)的文化、思想、科技成果和最優(yōu)秀的人才集中在學(xué)校，高校的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)以及校園文化是在長期的辦學(xué)過程中逐步形成的，打上了時代與歷史變遷的烙印，也是中國文化的重要組成部分。由于實物具有形狀、顏色、質(zhì)感等性狀，給人以空間視覺的感覺，能表達(dá)出文字中難以充分表現(xiàn)的細(xì)微之處，容易被人感受和理解，從而激起人們的豐富情感和廣泛的聯(lián)想。在實物檔案展覽的過程中，使全校師生更加了解一所高校的文化底蘊(yùn)，能激發(fā)愛校敬業(yè)的熱情，能更加干事創(chuàng)業(yè)，盡心盡力地為學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)言進(jìn)策、拼搏工作。

二、高校實物檔案的收集與歸類

高校要重點收集對本校發(fā)展有重大意義，有利于校園文化建設(shè)，有利于提高學(xué)校社會地位，具有查考價值的實物。應(yīng)該合理的進(jìn)行實物檔案的收集，并進(jìn)行科學(xué)的歸類。

1.獎勵類實物。包括學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理和對外服務(wù)各項活動中獲得的獎狀、獎勵證書、獎牌、獎?wù)?、獎杯、獎旗（省部級以上）。我校檔案館已收集獎勵469件。

2.作廢公章類實物。包括學(xué)校及各下屬部門、院系已經(jīng)停止使用的公章，重要領(lǐng)導(dǎo)行使某種職權(quán)并已經(jīng)停止使用的個人公章。我校檔案館已收集作廢公章616枚。

3.字畫類實物。包括中央、省、市各級領(lǐng)導(dǎo)及社會名人、中外校友為學(xué)校的題詞和贈送的字畫。我校檔案館已收集題詞、字畫310幅。

4.禮品類實物。中外校友贈給母校的各種有保存利用價值，便于保管的特定物品（包括校慶接受的各種符合條件的紀(jì)念品等）。我校檔案館已收集105件。

5.展品類實物。學(xué)校在不同的歷史時期教學(xué)、科研活動中使用過的儀器、設(shè)備等，包括老式照相機(jī)、顯微鏡等。我校檔案館已收集65件。

三、高校實物檔案的整理與利用

1.實物檔案的整理。2010年上半年我們對所有實物館藏按以上五類及形成時間和進(jìn)館先后順序進(jìn)行了重新編號整理，新進(jìn)40個展櫥、設(shè)實物庫房170平方米重新擺放上架，重新編寫了檢索工具并實現(xiàn)了數(shù)字化。2010年6月份全省檔案評估中，我校實物檔案作為一個亮點，受到省檔案局領(lǐng)導(dǎo)及評估組專家的好評。我校檔案管理工作得到了98.5分的好成績，晉升為特級省檔案館。字畫、獎狀、獎旗、證書不裝訂，采取平放或卷放，每張粘貼口取紙，在口取紙上編號。獎杯、獎牌、獎?wù)?，禮品類、展品類，每件粘貼口取紙，在口取紙上編號，按分類及編號順序擺放上架，避免疊壓擠碰。作廢公章，每枚在頂部粘貼口取紙，在口取紙上按作廢時間編號，按編號擺放到預(yù)先做好的格子紙上。參照《普通高等學(xué)校檔案實體分類法》的模式，實物檔案的檔號可以用“年度號+分類號+件號”來表示，獎勵分類號為SW11、作廢公章分類號為SW12、字畫分類號為SW13、禮品分類號為SW14、展品分類號為SW15。如2009年接受的第一件獎狀的檔號為：2009-SW11-1。

2.實物檔案的利用。無論是檔案還是實物，收集整理的目的是為了利用。開發(fā)利用館藏實物，才能更好地發(fā)揮實物的作用。尤其是獎勵類利用率非常高，重點學(xué)科、重點實驗室、國家級省級工程中心、創(chuàng)新團(tuán)隊、獎勵、課題等申報驗收，都需要借閱利用。僅2009年就借閱利用35件次。作廢公章類利用率也比較高，固定資產(chǎn)注銷、公務(wù)員政審等都需要加蓋作廢公章。在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)時代，我們不僅要做好實物的基礎(chǔ)管理，還要借助先進(jìn)的技術(shù)管理并開發(fā)實物信息，建立一個方便、高效的實物管理與查詢、利用體系。我校檔案館的案卷級檢索已實現(xiàn)數(shù)字化。以后要進(jìn)一步利用攝影、攝像技術(shù)將實物檔案轉(zhuǎn)化為圖片、音像的形式，通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)資源共享，從而提高實物的利用率。

我們要有計劃、有目的、有選擇地收集一些歷史代表性強(qiáng)的實物，并在收藏品的種類和形式上做些拓展和研究，使實物檔案真正達(dá)到記載過去、服務(wù)現(xiàn)在、啟示未來的目的。

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