佘明英

摘 要：期末業(yè)務(wù)處理，主要包括完成期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，另外還包括試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬等工作。期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)與日常業(yè)務(wù)相比較，數(shù)量不多，但處理較復(fù)雜和繁瑣且時(shí)間緊迫。財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能可以實(shí)現(xiàn)“一次性轉(zhuǎn)賬定義，多次反復(fù)轉(zhuǎn)賬生成”，起到一勞永逸的作用。利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，不僅可以減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，還能提高核算與管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：期末轉(zhuǎn)賬；自動(dòng)轉(zhuǎn)賬；自定義轉(zhuǎn)賬；對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)；轉(zhuǎn)賬生成

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2012）01-0176-03

1 期末業(yè)務(wù)處理的含義

期末業(yè)務(wù)處理是指會(huì)計(jì)人員將本月所發(fā)生的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的一些特定的會(huì)計(jì)工作。它主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)、試算平衡、對(duì)賬以及結(jié)賬等。在手工會(huì)計(jì)條件下，每到會(huì)計(jì)期末，由會(huì)計(jì)人員手工編制記賬憑證來完成這項(xiàng)工作，處理起來較為復(fù)雜和繁瑣，難免會(huì)出現(xiàn)賬項(xiàng)調(diào)整不準(zhǔn)確和調(diào)整遺漏的現(xiàn)象，這樣勢(shì)必造成會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。許多會(huì)計(jì)人員在使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)，其期末業(yè)務(wù)也依然采取通過鍵盤直接錄入的方式來編制記賬憑證。這樣的處理方式和手工條件下其實(shí)沒有實(shí)質(zhì)的差別，只是使用的工具不同而已，依然無法避免手工條件下期末業(yè)務(wù)處理存在的問題。

2 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的特點(diǎn)

2.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)每個(gè)會(huì)計(jì)期末都會(huì)重復(fù)處理

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)如稅金計(jì)提、成本結(jié)轉(zhuǎn)、損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)都具有一定的時(shí)間性，也有一定的規(guī)律性，是在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)發(fā)生又基本穩(wěn)定的業(yè)務(wù)。單從某一個(gè)會(huì)計(jì)期間來看，處理的難度不是很大，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，如果不應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，每期處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，會(huì)計(jì)人員的工作效率不能得到提高。

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證必須先定義，后使用。其過程是先登記一個(gè)轉(zhuǎn)賬憑證模板，然后對(duì)轉(zhuǎn)賬憑證模板進(jìn)行定義。登記轉(zhuǎn)賬憑證模板包括設(shè)置轉(zhuǎn)賬序號(hào)、輸入轉(zhuǎn)賬摘要、選擇憑證類型等；轉(zhuǎn)賬憑證模板的定義包括設(shè)置科目編碼、方向及金額的取數(shù)公式等。憑證模板的初始設(shè)置需要投入一定的時(shí)間和精力，在此，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復(fù)應(yīng)用，只有對(duì)于不同會(huì)計(jì)期間須重復(fù)多次處理的業(yè)務(wù)，才能在反復(fù)應(yīng)用中體現(xiàn)出簡(jiǎn)便、快捷的優(yōu)勢(shì)，才能體現(xiàn)軟件自動(dòng)處理的優(yōu)勢(shì)。

2.2 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄事先確定

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄往往事先是確定的，比如計(jì)提所得稅時(shí)，借：所得稅費(fèi)用，貸：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交所得稅；攤銷無形資產(chǎn)時(shí)，借：管理費(fèi)用等，貸：累計(jì)攤銷；結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用時(shí)，借：生產(chǎn)成本，貸：制造費(fèi)用。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬本身是智能的，但這種智能體現(xiàn)在用戶的應(yīng)用過程中，自動(dòng)憑證一旦被設(shè)定．就只能按照事先的定義來生成實(shí)際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會(huì)計(jì)科目的業(yè)務(wù)，是無法以自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。

2.3 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的金額具有一定的規(guī)律性

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的金額通常具有一定的規(guī)律性，可以事先預(yù)知或可以被描述。如折舊額可按折舊公式計(jì)算，無形資產(chǎn)可按某一確定的數(shù)額或比例攤銷，而費(fèi)用或成本則可按各該科目的當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn)。只有確定的金額來源，或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道，才能事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達(dá)出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預(yù)知，或不能被準(zhǔn)確描述的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都無法交由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)處理。

正是由于期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)有上述特點(diǎn)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)靈活使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能提高工作效率。

3 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的含義

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中，通過對(duì)記賬憑證生成要素的設(shè)置，由系統(tǒng)自動(dòng)生成指定業(yè)務(wù)的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能。為在適當(dāng)時(shí)刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算方法等要素預(yù)先予以設(shè)定，即建立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模型的過程，稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置（或稱為定義）。依據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模型來生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過程稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。由自動(dòng)轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的憑證通常稱為機(jī)制記賬憑證，有時(shí)簡(jiǎn)稱為機(jī)制憑證。

4 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的種類

在會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)過程中，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分為內(nèi)部轉(zhuǎn)賬與外部轉(zhuǎn)賬兩種。內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是指在總賬系統(tǒng)內(nèi)部將某個(gè)或某幾個(gè)會(huì)計(jì)科目中的余額或發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)到一個(gè)或多個(gè)科目中，主要包括自定義轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等；外部轉(zhuǎn)賬是指將其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成的憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。下面以用友ERP－U8財(cái)務(wù)軟件為例對(duì)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的應(yīng)用進(jìn)行介紹。

4.1 內(nèi)部轉(zhuǎn)賬

4.1.1 自定義轉(zhuǎn)賬

在會(huì)計(jì)信息化方式下，為滿足各類企業(yè)的需要，用戶可以自行定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。自定義轉(zhuǎn)賬就是在轉(zhuǎn)賬設(shè)置時(shí)完全由用戶自己設(shè)計(jì)一個(gè)憑證模板，包括憑證的摘要、借貸方科目、方向以及金額計(jì)算公式等。其中金額公式可以輸入一個(gè)常數(shù)，也可以手工或利用向?qū)Х绞捷斎胲浖峁┑娜?shù)公式。

例：期末將“制造費(fèi)用”科目的發(fā)生額按工人工時(shí)比例進(jìn)行分?jǐn)偅褐圃熨M(fèi)用（5101）按2：3的比例分?jǐn)偟缴a(chǎn)成本——A產(chǎn)品（500101）、生產(chǎn)成本——B產(chǎn)品（500102）。

（1）自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→自定義轉(zhuǎn)賬”命令，進(jìn)入“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”窗口，在此設(shè)置“結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用”的轉(zhuǎn)賬憑證項(xiàng)目（見表1）。

（2）自定義轉(zhuǎn)賬生成。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬生成”命令，選擇“自定義轉(zhuǎn)賬”選項(xiàng)和要結(jié)轉(zhuǎn)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，保存后憑證上顯示“已生成”字樣，這是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的標(biāo)志。

4.1.2 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)

對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)又稱平行結(jié)轉(zhuǎn)，不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對(duì)一的結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對(duì)多（一個(gè)轉(zhuǎn)出科目、多個(gè)轉(zhuǎn)入科目）的結(jié)轉(zhuǎn)，一定要注意對(duì)應(yīng)關(guān)系，特別是將多個(gè)科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出時(shí)，有幾個(gè)轉(zhuǎn)出科目，就必須設(shè)置幾張轉(zhuǎn)賬憑證；而將某一科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到多個(gè)科目時(shí)，只需設(shè)置一張轉(zhuǎn)賬憑證，此時(shí)要注意相應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可以是上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的結(jié)構(gòu)必須一致（即明細(xì)科目相同），如有輔助核算，則兩個(gè)科目的輔助賬也必須一一對(duì)應(yīng)。

沿用上例：期末將“制造費(fèi)用”科目的發(fā)生額按工人工時(shí)比例進(jìn)行分?jǐn)偅褐圃熨M(fèi)用（5101）按2∶3的比例分?jǐn)偟缴a(chǎn)成本——A產(chǎn)品（500101）、生產(chǎn)成本——B產(chǎn)品（500102）。

（1）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進(jìn)入“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，在此設(shè)置“結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用”的轉(zhuǎn)賬憑證項(xiàng)目（見表2）。

（2）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型由“自定義轉(zhuǎn)賬”改為“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.1.3 銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)

銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)是指月末根據(jù)商品銷售數(shù)量和商品的平均單價(jià)計(jì)算各類商品銷售成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。在實(shí)際工作中，有些企業(yè)商品銷售成本的計(jì)算比較復(fù)雜，特別是企業(yè)銷售多種商品，又必須分別計(jì)算各種商品的銷售成本時(shí)，若采用銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能模塊，可以準(zhǔn)確、快速地實(shí)現(xiàn)銷售成本的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。

（1）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期轉(zhuǎn)賬定義→銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進(jìn)入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，只要選擇庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)科目對(duì)應(yīng)的科目編碼并單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置。但是，在定義銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)之前，應(yīng)首先保證上述三個(gè)科目的下級(jí)科目結(jié)構(gòu)相同，必須帶有數(shù)量輔助核算，但又不能帶往來輔助核算。

（2）銷售成本轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型應(yīng)選擇“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.1.4 匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)

匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)用于期末自動(dòng)計(jì)算包括外幣存款、外幣現(xiàn)金、外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)債務(wù)賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。

以用友軟件為例，月終結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益（財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益660304）。

（1）匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→匯兌損益”命令，進(jìn)入“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，系統(tǒng)已列出所有具有外幣核算的會(huì)計(jì)科目。輸入“匯兌損益入賬科目”，并對(duì)需要計(jì)算匯兌損益的科目進(jìn)行選擇，單擊確定按鈕即可（見表3）。

（2）匯兌損益轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，選擇轉(zhuǎn)賬類型“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)”和外幣幣種，在此不再詳述。

4.1.5 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)

期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于期末將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目，以反映企業(yè)當(dāng)期的損益。

（1）期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置，在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→期間損益”命令，進(jìn)入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口。在憑證類別欄選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”，在本年利潤(rùn)科目欄輸入代碼“3131”，系統(tǒng)自動(dòng)列出所有的損益類科目，系統(tǒng)默認(rèn)將所有的損益科目的期末余額轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中去。設(shè)置完畢后，單擊確定按鈕即可。

（2）期間損益轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型應(yīng)選擇“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.2 外部轉(zhuǎn)賬

在企業(yè)信息化過程中，總賬系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心，它與工資、固定資產(chǎn)、采購(gòu)與應(yīng)付、銷售與應(yīng)收、庫(kù)存、存貨等子系統(tǒng)都保持著密切的聯(lián)系。企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的物流產(chǎn)生的信息都將實(shí)時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部門，并通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊生成會(huì)計(jì)信息流傳遞至總賬系統(tǒng)。這種從總賬系統(tǒng)以外的其他子系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)子系統(tǒng)之間的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，就是外部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬方式生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證常被稱為外部憑證。外部轉(zhuǎn)賬也是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理的數(shù)據(jù)橋梁。常見的外部轉(zhuǎn)賬有以下幾類：

（1）工資費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)。工資薪酬管理系統(tǒng)可以根據(jù)工資匯總表自動(dòng)生成有關(guān)分配工資費(fèi)用、計(jì)提福利費(fèi)、計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)、計(jì)提職工教育經(jīng)費(fèi)等業(yè)務(wù)的記賬憑證。

（2）固定資產(chǎn)折舊計(jì)提。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以根據(jù)有關(guān)周定資產(chǎn)增減變動(dòng)資料生成周定資產(chǎn)增減的記賬憑證，根據(jù)設(shè)置的折舊方法及計(jì)提周期自動(dòng)生成計(jì)提固定資產(chǎn)折舊的記賬憑證。

（3）往來業(yè)務(wù)及壞賬準(zhǔn)備計(jì)提。應(yīng)收應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以生成有關(guān)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的發(fā)生及償還等業(yè)務(wù)的記賬憑證。并能根據(jù)應(yīng)收賬款余額自動(dòng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，生成計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的記賬憑證。

（4）差異結(jié)轉(zhuǎn)與成本結(jié)轉(zhuǎn)。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用中，存貨管理系統(tǒng)可以根據(jù)材料如入庫(kù)記錄，生成有關(guān)存貨出入庫(kù)業(yè)務(wù)的記賬憑證．并能自動(dòng)生成材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

5 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)軟件提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能可以實(shí)現(xiàn)“一次性定義，多次反復(fù)應(yīng)用”，起到一勞永逸的作用。憑證模板定義之后，以后各會(huì)計(jì)期間，相關(guān)參數(shù)可不再調(diào)整，或只在業(yè)務(wù)變化以及會(huì)計(jì)核算方法變更時(shí)作少量修改即可。如果會(huì)計(jì)人員能巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解。在期末業(yè)務(wù)處理中，通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成機(jī)制記賬憑證具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

5.1 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬可以快捷的處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證由系統(tǒng)自動(dòng)生成，省去了處理過程中逐項(xiàng)輸入憑證要素內(nèi)容的程序，大大提高了生成憑證的速度，使期末轉(zhuǎn)賬與結(jié)賬有機(jī)會(huì)在業(yè)務(wù)結(jié)束的當(dāng)時(shí)快速完成。雖然少數(shù)憑證在生成過程中需要用戶的干預(yù)，如輸入期末匯率、分配結(jié)轉(zhuǎn)比率等，但這些參數(shù)一般由軟件即時(shí)提示，其錄入方式也比較單一，通常不影響期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的處理速度。

5.2 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬可以保障記賬憑證的正確性

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由手工錄入的憑證，可能因?yàn)楣ぷ魇杪?、疲勞、判斷失誤等原因而出錯(cuò)。而由系統(tǒng)根據(jù)事先定義的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板所生成的憑證，其中多數(shù)要素內(nèi)容已事先確定而不再有出錯(cuò)機(jī)會(huì)，唯一可能出錯(cuò)的是根據(jù)用戶描述臨時(shí)生成的憑證金額。由于金額來源于軟件系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)，軟件本身是不會(huì)出錯(cuò)的。只要定義的憑證模板中的參數(shù)是正確的，則所生成的記賬憑證就必定正確。所以，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證具有較高的正確性保障。

5.3 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬保障會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的完整性

需要在期末進(jìn)行處理的業(yè)務(wù)比較多，而且比較雜，若用戶對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)整體不熟悉，則很容易出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)轉(zhuǎn)等情況，其中任意一筆業(yè)務(wù)的疏漏都將影響最終業(yè)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。而自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用，將業(yè)務(wù)交由系統(tǒng)內(nèi)部程序來控制，期末業(yè)務(wù)處理可以嚴(yán)格按順序逐筆進(jìn)行。不再存在因操作疏忽而遺漏業(yè)務(wù)處理項(xiàng)目的可能性。

6 應(yīng)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)注意的問題

（1）選用最佳轉(zhuǎn)賬類型。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的類型很多，有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)適用于多種轉(zhuǎn)賬類型，如制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)，既可以選擇“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”，也可考慮“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”。比較二者，對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)初始設(shè)置時(shí)更簡(jiǎn)單一些，因?yàn)閷?duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)出科目只能是一個(gè)，但隨著明細(xì)科目或產(chǎn)品種類的增加，設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)量將按梯級(jí)遞增；而自定義結(jié)轉(zhuǎn)盡管在初始設(shè)置時(shí)比對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)稍煩瑣些，但它將業(yè)務(wù)歸集在一張憑證中進(jìn)行處理，這比分散處理更規(guī)范，更便于查詢和分析信息。

（2）“轉(zhuǎn)賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對(duì)它們?nèi)孕柽M(jìn)行審核、記賬操作，否則賬務(wù)處理系統(tǒng)無法結(jié)賬。對(duì)這些憑證的審核主要是審核結(jié)轉(zhuǎn)是否正確。對(duì)于錯(cuò)誤的憑證，系統(tǒng)一般不提供修改功能，只能通過修改設(shè)置后重新生成。

（3）多數(shù)轉(zhuǎn)賬憑證生成前先要將相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證登記入賬。除了在“轉(zhuǎn)賬定義”時(shí)金額是由用戶自己賦值的情況以外，轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前，必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬。

（4）“轉(zhuǎn)賬生成”業(yè)務(wù)要遵循一定的處理順序。上面提到大多憑證生成時(shí)是去相關(guān)賬簿取數(shù)的，對(duì)于所取數(shù)值毫無關(guān)聯(lián)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)可以不分先后地執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”，例如固定資產(chǎn)計(jì)提折舊與無形資產(chǎn)的攤銷業(yè)務(wù)。但有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，例如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用會(huì)影響往本年利潤(rùn)結(jié)轉(zhuǎn)的費(fèi)用數(shù)額，那么就要先結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益并將該憑證記賬后再結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)。因此，期末轉(zhuǎn)賬需要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)分批按步驟來進(jìn)行處理。用戶可以利用軟件提供的“轉(zhuǎn)賬序號(hào)”按業(yè)務(wù)正確的結(jié)轉(zhuǎn)順序進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”。一般期末轉(zhuǎn)賬的處理順序如下：工資、折舊等費(fèi)用的計(jì)提→輔助生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)→制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)→生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)→產(chǎn)成品結(jié)轉(zhuǎn)→銷售成本、費(fèi)用、收入結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)順序一旦發(fā)生錯(cuò)誤，即使憑證模板設(shè)置正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也有可能錯(cuò)誤。

（5）期末結(jié)轉(zhuǎn)工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜而重要的工作，應(yīng)由指定的專人進(jìn)行。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的運(yùn)用可以極大地提高賬務(wù)系統(tǒng)的使用效率，但是由于其規(guī)則復(fù)雜，函數(shù)多樣，不便于理解和操作，因此應(yīng)由指定的專人進(jìn)行。

綜上所述，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置大多是一次性的工作。憑證設(shè)置好以后，將來公式中的相關(guān)參數(shù)可不再調(diào)整或作少數(shù)修改，直接生成憑證即可，比填制一些日常業(yè)務(wù)的記賬憑證還要簡(jiǎn)單。如果會(huì)計(jì)人員能巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解，會(huì)計(jì)的職能將顯著改善，企業(yè)信息化的程度將會(huì)進(jìn)一步提高。

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