米寶昌

（中國(guó)環(huán)境管理干部學(xué)院，河北 秦皇島 066004）

淺談高校辦公室工作的基本規(guī)律與工作技巧

米寶昌

（中國(guó)環(huán)境管理干部學(xué)院，河北 秦皇島 066004）

從明晰高校辦公室工作職責(zé)、高校辦公室主任應(yīng)具備的能力、創(chuàng)新高校辦公室管理模式三個(gè)方面，闡述了高校辦公室工作的基本規(guī)律。通過(guò)在高校辦公室多年的工作積累，總結(jié)出了高校辦公室主任八方面的工作技巧。

高等院校；辦公室；基本規(guī)律；工作技巧

1 高校辦公室工作職責(zé)

一直以來(lái)，很多高校教職工都認(rèn)為辦公室的基本工作就是簡(jiǎn)單的接待及服務(wù)、發(fā)文收文等日常事務(wù)，毫無(wú)規(guī)律可言。高校辦公室工作人員本身也認(rèn)為“一年從頭忙到尾，基本上說(shuō)不出干了什么”，似乎毫無(wú)科學(xué)管理可言。實(shí)際上，這是缺乏對(duì)辦公室工作職責(zé)的認(rèn)識(shí)與研究。這使得高校辦公室的工作效率和具體作用得不到有效、充分發(fā)揮，從而也就脫離了實(shí)際工作中科學(xué)性、系統(tǒng)性管理的基本要求。

在各高校的運(yùn)行管理體系中，高校辦公室是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、落實(shí)的重要輔助部門。作為高校工作的決策、落實(shí)指揮中心來(lái)說(shuō)，辦公室是一個(gè)綜合性辦事部門；對(duì)于每一所高校的各執(zhí)行部門來(lái)說(shuō)，辦公室是組織協(xié)調(diào)各方面的樞紐；對(duì)外校、外單位來(lái)說(shuō)，辦公室則是一個(gè)信息集合中心。這也就決定了高校辦公室工作和辦公室主任這一工作崗位的重要性和特殊性，其工作的效率和水平高低會(huì)直接影響學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)計(jì)劃、組織、實(shí)施、控制工作，甚至?xí)苯佑绊懙綄W(xué)校整個(gè)目標(biāo)管理的效果。因此，作為一名高校辦公室主任，一定要明晰自身職責(zé)，主動(dòng)無(wú)私奉獻(xiàn)，牢固樹(shù)立為廣大師生員工服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的思想觀念。

21世紀(jì)各高校的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)高校辦公室工作及高校辦公室工作人員提出了新的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校辦公室工作必須做到“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，即:從“經(jīng)驗(yàn)型粗放管理”向“科學(xué)化、精細(xì)化管理”轉(zhuǎn)變；從“側(cè)重于簡(jiǎn)單辦文辦事”向“既復(fù)合式的辦文辦事又出謀獻(xiàn)策”轉(zhuǎn)變；從“單一性傳遞信息”向“既綜合式的收發(fā)傳遞又綜合處理信息”轉(zhuǎn)變；從“被動(dòng)強(qiáng)壓式服務(wù)”向“積極主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變。

2 高校辦公室主任應(yīng)具備的能力

每一位高校辦公室主任的工作方式、工作方法以及自身能力各有特點(diǎn)、各有長(zhǎng)短，但就其共同之處來(lái)講，都是要愛(ài)崗敬業(yè)、艱苦奮斗、甘于奉獻(xiàn)、心懷師生，并在工作、學(xué)習(xí)、生活中不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高黨性認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)實(shí)際工作中的綜合能力。

2.1 以德為先

要做到與黨中央保持高度一致，認(rèn)真踐行科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的各項(xiàng)方針、政策，樹(shù)立正確的價(jià)值觀和世界觀，不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高自己的政策理論水平。工作中如果遇到困難和需解決的問(wèn)題，要冷靜、沉著思考，查找事物之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系和本質(zhì)，并將其上升到理論認(rèn)識(shí)層面，以方便指導(dǎo)高校辦公室工作，使高校辦公室在繁瑣的工作中不至于迷失方向。同時(shí)，在日常工作中更要謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁，牢固樹(shù)立“一切為了師生，為了師生一切”的思想，始終把廣大師生裝在心中，善于傾聽(tīng)廣大師生反映的問(wèn)題，關(guān)心廣大師生的問(wèn)題。由于日常工作中高校辦公室需要經(jīng)手的事務(wù)較多，高校辦公室主任要有海納百川的氣度和強(qiáng)大的人格魅力，要有沉著淡定分析、解決問(wèn)題和消除矛盾的能力。

2.2 智為前提

高校辦公室主任的“智”是直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)能力和管理水平的前提，是做好一名高校辦公室主任的前提條件。這就要求每一位高校辦公室主任都要有良好的文化修養(yǎng)和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，具有較強(qiáng)的邏輯思維能力和形象思維能力，更要求高校辦公室主任在工作中善于通過(guò)對(duì)各類事物和問(wèn)題的分析、概括、判斷、處理來(lái)提高自身處理、解決問(wèn)題的能力，以助高校各項(xiàng)工作順利向前推進(jìn)。

2.3 能為核心

高校辦公室主任的“能”主要表現(xiàn)為組織管理能力和溝通協(xié)調(diào)能力，是“德”與“智”的綜合體現(xiàn)，更是當(dāng)好高校辦公室主任的必備條件。辦公室作為高校的綜合組織、協(xié)調(diào)部門，起著重要的樞紐作用，因此，組織和協(xié)調(diào)能力是每一名高校辦公室主任必備的基本能力，主要體現(xiàn)在三方面:一是高校辦公室主任必須做到與校內(nèi)各部門、上下左右保持良好的聯(lián)系與信任，得到廣大師生的認(rèn)同，處理問(wèn)題做到公正、公道，并講究方式與方法，工作中堅(jiān)持原則性、公正性；二是要能從紛繁復(fù)雜的問(wèn)題和矛盾中辨別真?zhèn)危瑘?jiān)定是非立場(chǎng)，具有較強(qiáng)的大局意識(shí)；三是解決問(wèn)題要做到英明果斷，既能顧及到面也能照顧到點(diǎn)，同時(shí)又敢于堅(jiān)持原則。

高校辦公室主任的“能”還表現(xiàn)在獨(dú)立處理和解決問(wèn)題的能力方面。特別是對(duì)處理突發(fā)性事件一定要堅(jiān)決果敢，勇于拍板，具有將事件發(fā)展趨勢(shì)掌握在自己手里的能力，在常規(guī)的工作中不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，在辦公室工作中不斷激發(fā)和釋放“能量”。

3 高校辦公室管理模式創(chuàng)新

銳意進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新也是高校辦公室主任應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。為了適應(yīng)高校工作發(fā)展的要求，每一位高校辦公室主任都應(yīng)具有強(qiáng)烈的使命感、責(zé)任感和緊迫感，要不斷改革創(chuàng)新辦公室管理模式。不求有功，但求無(wú)過(guò)，按部就班，這樣是無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期高校發(fā)展需求的。作為高校辦公室的領(lǐng)導(dǎo)要不斷增強(qiáng)進(jìn)取心和自信心，在工作實(shí)踐中不斷探索，創(chuàng)造性地開(kāi)展高校辦公室的各項(xiàng)工作。要善于總結(jié)和借鑒，吸收消化前人的工作經(jīng)驗(yàn)，并不斷推出自身處理和解決問(wèn)題的新思路和新方法，勇于突破傳統(tǒng)觀念的束縛，切忌循規(guī)蹈矩。

同時(shí)，高校辦公室主任和工作人員要想在日常工作中做到工作“有效率、有特色、有創(chuàng)新、有成績(jī)”，就必須熟練掌握高校教育教學(xué)工作的規(guī)律和各種現(xiàn)代化的工作手段。

通過(guò)在高校辦公室11年的工作積累，總結(jié)出高校辦公室主任需要在工作中掌握以下八方面工作技巧:一是工作實(shí)事求是，講真話、講實(shí)話。堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，把講真話、講實(shí)話作為為人之本，堅(jiān)持批評(píng)與自我批評(píng)的工作方針，堅(jiān)持辦實(shí)事、辦好事的工作目標(biāo)。二是反映情況力求真實(shí)、不虛不假。要以事實(shí)為依據(jù)，以利于領(lǐng)導(dǎo)決策。三是口頭表達(dá)思路清晰、不模糊。在請(qǐng)示匯報(bào)、處理問(wèn)題的過(guò)程中思路清晰，忌模棱兩可。四是工作不拖沓、講究高效率。倡導(dǎo)雷厲風(fēng)行之風(fēng)，講究快節(jié)奏、高效率，需要做的事馬上辦，不推諉、不拖沓、不拖泥帶水，行動(dòng)迅速，只爭(zhēng)朝夕。五是不做表面文章、工作細(xì)致。要養(yǎng)成求真務(wù)實(shí)的習(xí)慣，講真話、辦實(shí)事、求實(shí)效，不做表面文章，不搞形式主義。六是工作主動(dòng)熱情、肯吃苦。要思維敏捷,善于在壓力下工作，主動(dòng)熱情，具有團(tuán)隊(duì)精神，愿意且自信有實(shí)力接受有挑戰(zhàn)性的工作。七是工作顧全大局、甘于奉獻(xiàn)，真正把師生的利益擺在首位。八是刻苦鉆研基本功，全面提高為廣大師生服務(wù)的綜合素質(zhì)。

[1]李秀蘭.服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)——對(duì)高校學(xué)院辦公室人員工作技巧的思考[J].黑龍江科技信息，2009（ 1）:80.

[2]關(guān)立力.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)構(gòu)建學(xué)院辦公室管理新模式[J].社科縱橫，2009，24（ 8） :44-45.

[3]徐文花.提高高校學(xué)院辦公室工作效能的探討[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007，17（ 7） :265-266.

[4]陳蘭.高等學(xué)校學(xué)院辦公室實(shí)施精細(xì)化管理芻議[J].科技信息:學(xué)術(shù)研究，2007(24):282,284.

[5]胡旭宇.淺議高校學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].科教文匯:下旬刊，2010（ 11）:175，188.

[6]艾嬌.淺談高校學(xué)院辦公室的管理工作[J].才智，2010（36）:344-345.

A Brief Introduction to the Fundamental Laws and Work Skills of the Party Committee Office in Institutions of Higher Learning

Mi Baochang
（Environmental Management College of China，Qinhuangdao Hebei066004，China）

This paper,mainly from clearing the working responsibilities of the party committee office in institutions of higher learning,the abilities of the office dean and innovating office management mechanism three aspects,introduced the fundamental working laws of the party committee office.From the working experiences,it summarized eight working skills of the office dean.

institutions of higher learning； the Party Committee office;fundamental laws；working skills

G462

A

1008-813X（2012）01-0083-03

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.01.024

2011-11-15

米寶昌（1953-），男，河北省秦皇島人，畢業(yè)于中央黨校政治學(xué)專業(yè)，副教授，主要從事高等教育管理工作。