張蕾

(成都大學(xué)計劃財務(wù)處，四川成都610106)

高校工資管理中的財務(wù)內(nèi)部控制

張蕾

(成都大學(xué)計劃財務(wù)處，四川成都610106)

從高校工資管理“三多一少”、數(shù)據(jù)往返交接頻繁以及發(fā)放時間上的剛性要求等現(xiàn)實情況出發(fā)，分析了高校工資管理環(huán)節(jié)中潛藏的內(nèi)控風(fēng)險，并從加強財務(wù)管理的角度提出了有效防范工資管理環(huán)節(jié)風(fēng)險的八項內(nèi)部控制措施。

高校工資;工資管理;財務(wù)內(nèi)控

工資管理是高校財務(wù)管理的重要組成部分，工資管理環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率，不僅體現(xiàn)財務(wù)管理的總體水平，關(guān)乎財務(wù)部門的外在形象，更關(guān)系教職工的切身利益，關(guān)涉學(xué)校乃至社會的穩(wěn)定。提高高校工資管理的質(zhì)量，重點在于高校財務(wù)內(nèi)部控制制度的建立和完善，關(guān)鍵在于針對高校工資管理的特點，通過一系列的制度設(shè)計，堵塞各種可能的漏洞，保證工資發(fā)放的及時性和準(zhǔn)確性。

一 當(dāng)前高校工資管理的特點

1999年，國家為“拉動內(nèi)需、刺激消費、促進經(jīng)濟增長、緩解就業(yè)壓力”，開始了大規(guī)模的高校擴招。由于高校原有教學(xué)資源遠遠不能滿足急劇增加的生源需要，許多高校開始“聯(lián)合、共建、合并、重組”，傾力打造出一艘艘高校“航母”。擴招和合并不但使中國的高等教育實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，從精英教育階段迅速躍升到大眾化教育階段，同時也使高校內(nèi)部管理的難度驟然增加。高校財務(wù)管理的工作量和難度都與擴招合并之前不可同日而語。財務(wù)管理體制多元并存，既有“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”，也有“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，還有“兩級核算，兩級管理”，又有“獨立核算，自負盈虧”;財務(wù)收支總量激增，動輒數(shù)以億計，與擴招前額度相差達幾十倍;資金來源結(jié)構(gòu)多元，既有財政撥款，也有學(xué)費等事業(yè)收入，還有銀行貸款、社會捐贈;管理事項更趨復(fù)雜，除傳統(tǒng)的預(yù)決算和核算外，普遍增加了貸款融資、新校區(qū)建設(shè)等事項。這些變化反映在高校工資管理上，可以歸納為“三多一少”:

1.發(fā)放人員多。發(fā)放人員多，是由于伴隨高等教育大眾化的進程，絕大多數(shù)高校實現(xiàn)了規(guī)模的急劇擴張，教職工和學(xué)生“成千上萬”早已成為尋常之事，除此之外，還有為數(shù)眾多的離退休教職工。財務(wù)部門需要每月為在職教職工發(fā)放工資和津貼補貼，為離退休教職工發(fā)放離退休費和生活補貼，為學(xué)生發(fā)放各種獎學(xué)金、助學(xué)金和生活補助等等。

2.工資項目多。工資津貼項目多，首先是因為高校屬于事業(yè)單位，本身有權(quán)設(shè)定校內(nèi)津貼補貼項目和標(biāo)準(zhǔn)，而國家對高校的投入持續(xù)增加以及高等教育成本分擔(dān)機制的建立，又讓高校教職工提高待遇有了空間和可能。其次，是高校普遍實行教師工作量制度，即通過計量教師教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等方面的腦力和體力付出來核發(fā)勞動報酬的一種分配制度。教學(xué)本身就是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，它包括備課、上課、課外輔導(dǎo)、教學(xué)效果的檢查與評估、實驗實習(xí)、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的付出都可能體現(xiàn)為教師的津補貼。這種管理模式客觀上造成了高校工資津貼項目的繁多。

3.數(shù)據(jù)渠道多。數(shù)據(jù)渠道多，是指除了由學(xué)校人事勞資部門提供工資和政策性津貼補貼數(shù)據(jù)之外，各個學(xué)院和管理部門也會向財務(wù)部門提供各種津貼和補貼數(shù)據(jù)。這是因為規(guī)模較大高校的財務(wù)管理體制通常為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，校內(nèi)各個學(xué)院和部門通常能夠掌握一定的分配自主權(quán)。同時，高校教師除了完成本院系的教學(xué)科研本職工作之外，額外承擔(dān)其他院系和部門工作的情況也較為常見，這些份外的工作大多數(shù)都是有償?shù)?，需要相關(guān)院系和部門向財務(wù)部門申報津貼報表，與其他津貼補貼項目合并發(fā)放。

4.操作人員少。由于工資津貼管理崗位的特殊性，使得該崗位不太可能由幾個財務(wù)人員同時擔(dān)任、同時進行操作。多人操作不但極容易造成重復(fù)、遺漏這樣的混亂，還可能無法分清責(zé)任，引發(fā)內(nèi)控風(fēng)險。所以，工資發(fā)放崗位通常只配備一個財務(wù)人員進行操作錄入，工資財務(wù)軟件也是按這個特點設(shè)計的，當(dāng)一名財務(wù)人員進行數(shù)據(jù)操作時，其他人無法進入該系統(tǒng)。單人工作量的凸顯與崗位職責(zé)的重要，這是計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的新特點。

二 高校工資管理面臨的困難

高校工資發(fā)放上的這“三多一少”決定了工資管理的工作量大，細致繁瑣，難度系數(shù)雖不高但質(zhì)量和時間要求高，工資管理崗位技術(shù)性不強但責(zé)任壓力非常大，財務(wù)人員普遍對之望而生畏。

1.大量數(shù)據(jù)往返交接。高校工資管理的模式一般是人事部門和學(xué)院及行政管理部門根據(jù)國家和校內(nèi)政策下達發(fā)放通知，財務(wù)部門按照通知進行系統(tǒng)錄入，并核對各項數(shù)據(jù)是否有經(jīng)費來源，是否符合開支范圍。如遇經(jīng)費開支不合理不合法或者經(jīng)費預(yù)算不足，財務(wù)部門還需要將數(shù)據(jù)返回人事部門或?qū)W院及行政管理部門進行調(diào)整。這種管理模式客觀上造成了大量工資津貼數(shù)據(jù)的往返交接，稍有不慎，極易出現(xiàn)錯誤。另外，在數(shù)據(jù)的交接過程中，也存在一個表達和理解的問題。語焉不詳，似是而非，囫圇吞棗，張冠李戴，都有可能引發(fā)意想不到的問題出現(xiàn)。有的高校在財務(wù)管理中就曾經(jīng)因為把“增加到……”理解為“增加……”，從而導(dǎo)致給部分離退休職工誤增校內(nèi)生活補貼費而引發(fā)軒然大波的事件。

2.時間壓力大，無彈性。高校在職人員工資和津補貼、離退休費、外聘人員勞務(wù)報酬一般按月發(fā)放，一月至少一次，每一種類的發(fā)放還要依次經(jīng)過學(xué)院和部門編制發(fā)放表、人事部門審核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批多個環(huán)節(jié)，可供財務(wù)人員操作的時間只有一周左右，如遇周末或節(jié)假日，實際操作時間更少。但是工資和津補貼發(fā)放的政策性很強，不僅項目和標(biāo)準(zhǔn)不能隨意延展，就是發(fā)放時間也有嚴(yán)格的規(guī)定，延遲發(fā)放不僅會讓教職工詢問、猜測、疑慮，還會有違法拖欠工資之嫌。在當(dāng)前“維穩(wěn)”至上的時期，工資津貼發(fā)放有時候不僅是工作任務(wù)，而且還是政治任務(wù)，能否及時足額發(fā)放關(guān)系到學(xué)校穩(wěn)定和社會穩(wěn)定，不允許有任何彈性。

三 高校工資管理環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險

(一)單人處理數(shù)據(jù)，事中監(jiān)督缺位

既有繁忙客運專線防災(zāi)大型門式鋼構(gòu)橫梁架設(shè)方案探討…………………………………………………… 馮承德（11-112）

許多高校在職和離退休教職工的總?cè)藬?shù)達三四千人，一般工資和津補貼項目動輒幾十萬元之巨，每月需要處理的工資和津補貼數(shù)據(jù)達數(shù)萬個之多，每次發(fā)放僅數(shù)據(jù)處理一個環(huán)節(jié)就需要幾天甚至一周以上的時間，而復(fù)核工作只能待所有數(shù)據(jù)處理完畢才可進行。為了責(zé)任明晰，也為了數(shù)據(jù)錄入的完整與準(zhǔn)確，工資津貼數(shù)據(jù)錄入一般都是單人完成。單人處理數(shù)據(jù)避免了錄入過程的重復(fù)與遺漏，但也會使得該環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的檢查和核對，造成事中監(jiān)督的缺位，給財務(wù)犯罪留下可乘之機。有媒體就曾經(jīng)報道南昌卷煙總廠財務(wù)人員盛軍、甘肅長風(fēng)電子電器有限公司會計楊黎、劉瑾就利用單人操作工資軟件，在缺乏相應(yīng)復(fù)核監(jiān)督制度的情況下，以虛造工資表、虛增工資總額的方式暴斂錢財，侵吞公款90余萬元和126萬元①。

(二)數(shù)據(jù)二次加工，極易操作失誤

目前，高?？傊С鲋腥藛T支出占很大的比例，有些甚至高達50%以上。換句話說，就是高校的經(jīng)費有一半以上要通過工資管理這個環(huán)節(jié)發(fā)放到教職工手中。有的高校還在使用紙質(zhì)文檔，手工填報數(shù)據(jù)，財務(wù)部門需要進行大量的數(shù)據(jù)二次加工，手工錄入繁多的工資津貼數(shù)據(jù)。二次加工、手工錄入難免造成加工處理過程中的誤操作，而且一些細微的誤操作很難在事后發(fā)現(xiàn)。例如，電腦小鍵盤上“.”和“0”相鄰，一不小心就很可能將小數(shù)點誤輸入為“0”。有高校財務(wù)管理人員就曾經(jīng)將一位女職工的獨生子女費2.5元誤輸入為205元，發(fā)放數(shù)年后才偶然發(fā)現(xiàn)其錯誤。鑒于工資數(shù)據(jù)復(fù)核很難做到逐人逐項核對而只能是抽樣檢查，差錯一旦未能及時發(fā)現(xiàn)，將會延續(xù)很長時期，給國家和個人都可能造成損失。即使采取逐人逐項復(fù)核，把全部工作再重復(fù)做一次，復(fù)核人的工作質(zhì)量也同樣無法得到保證。所以，單純增加工資復(fù)核崗位以求杜絕工資發(fā)放過程中的錯誤和疏漏只能是治標(biāo)不治本，甚至可能事倍而功半，還會讓每個崗位對工作質(zhì)量的責(zé)任意識淡化，過分依賴下一環(huán)節(jié)，造成末端崗位壓力倍增。

(三)潛藏舞弊可能，加大廉政風(fēng)險

數(shù)據(jù)量大，單人操作，抽樣復(fù)核，高校工資津貼發(fā)放上的這種操作模式給徇私舞弊留下了比較大的自由空間，在理論上有可能誘發(fā)相關(guān)工作人員的舞弊行為。在現(xiàn)有管理漏洞下，個別財務(wù)人員有可能擅自調(diào)高相關(guān)人員的工資發(fā)放金額，將國家資金竊為己有;也有可能小金額地批量地減少某些人的工資津貼發(fā)放數(shù)額，將減下來的部分加到自己或利益相關(guān)者的頭上，等等。即使該崗位換人來接替，接任者原則上也是以過去的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)來作增減變動。所以，工資發(fā)放崗位上一旦出現(xiàn)作弊行為，往往因為專業(yè)性和隱蔽性較強，而難以及時發(fā)現(xiàn)。比如北京市某植物園出納李浩，在發(fā)現(xiàn)單位財務(wù)漏洞后，在4年半的時間里，通過修改工資表數(shù)據(jù)、制作虛假工資表等方式，作案上百次。截至案發(fā)時，他涉嫌將單位工資款470萬元“神不知鬼不覺”地搬進了自己的腰包②。上海某研究所工資核算員黃某，利用財務(wù)上的漏洞，采用篡改工資數(shù)據(jù)，虛設(shè)人員，多記工資等辦法，在2年時間里，先后30余次作案，將單位225萬余元公款劃入自己的腰包③。

四 嚴(yán)格內(nèi)部控制，有效防范風(fēng)險

工資管理崗位的內(nèi)部控制是財務(wù)內(nèi)部控制的重要方面，也是財務(wù)內(nèi)部質(zhì)量保障體系建設(shè)的重要內(nèi)容。實現(xiàn)工資管理崗位的內(nèi)部控制，就是要通過優(yōu)化工資津貼發(fā)放的一系列程序，確保發(fā)放數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確，忠實于原始報表，同時提高發(fā)放效率，保證工資津貼的按時發(fā)放。針對高校工資津貼發(fā)放的特點，結(jié)合實際操作過程的經(jīng)驗教訓(xùn)，高校財務(wù)管理中的工資津貼發(fā)放可以采取以下措施:

(一)雙人操作，雙重復(fù)核檢查

(二)數(shù)據(jù)導(dǎo)入，減少二次加工

過去工資津貼報表大都為紙質(zhì)文檔，財務(wù)部門在發(fā)放過程中還需要經(jīng)過數(shù)據(jù)錄入等二次加工程序，發(fā)生錯漏的幾率大大增加?？梢园鸭堎|(zhì)文檔傳遞改為加密只讀電子文檔傳輸，再打印紙質(zhì)文檔蓋章簽字存檔。這一小小的改動不僅大大減少了數(shù)據(jù)錄入和檢查的工作量，提高了工作效率，還避免了二次加工造成的誤差，改善了工作質(zhì)量。

(三)組合復(fù)核，堵塞各種漏洞

為了防止工資管理作弊，堵塞各種財務(wù)漏洞，在工作中可以嘗試把針對不同漏洞的復(fù)核方法組合起來加以運用，努力構(gòu)筑起堅實有力的財務(wù)風(fēng)險防范屏障。比如:

1.工資總額復(fù)核法。該方法主要復(fù)核工資津貼總數(shù)。過去財務(wù)常常是從人事部門或者學(xué)院接了原始單據(jù)就實施發(fā)放操作，但對于這個月工資津貼與上個月相比到底應(yīng)該是增加還是減少，增加或減少的金額是否正確，卻缺乏一個比較科學(xué)的終審核查機制。為此，建議設(shè)計“工資總額復(fù)核法”，即通過公式“上月發(fā)放數(shù)+本月增加數(shù)－本月減少數(shù)=本月實際發(fā)放數(shù)”來檢查核對工資津貼發(fā)放的總數(shù)是否有誤。

2.代扣款和分期發(fā)放輔助復(fù)核法。該方法主要復(fù)核代扣款項、分期發(fā)放款項。工資發(fā)放中經(jīng)常涉及分期發(fā)放和分期代扣的情況，分期發(fā)放和代扣往往只有一份通知，而此項目的發(fā)放和代扣可能延續(xù)數(shù)月甚至幾年，這就導(dǎo)致在此過程中容易漏發(fā)或漏扣每一期的款項。為避免此類差錯，可先設(shè)計一張分期發(fā)放和代扣的明細核對表，并設(shè)好對應(yīng)計算公式。當(dāng)收到分期發(fā)放或代扣通知時立即將每一人的應(yīng)發(fā)總額或應(yīng)扣總額錄入，以后每月做工資數(shù)據(jù)時可依次填列，當(dāng)最后余額顯示為零即處理完畢。通過這張輔助明細表可以清晰地列出分期發(fā)放或代扣情況，同時很難出現(xiàn)遺漏。

3.工資項目變動比對復(fù)核法。該方法主要復(fù)核工資數(shù)據(jù)有變化的人員的工資數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。一般工資管理軟件中都附有一些數(shù)據(jù)分析功能，我們可以利用這些功能來加強對人員及數(shù)據(jù)的核對。如人員工資項目變動分析表，可以清楚地列出當(dāng)月哪些人員在某一項目上有變化，對于相對比較固定的基本工資項目，就可以據(jù)此與人事通知進行人員數(shù)據(jù)的比對。

4.等距離抽樣和定點抽樣復(fù)核法。過去工資津貼復(fù)核大多是隨機抽取少量人員核對其各項數(shù)據(jù)，從統(tǒng)計學(xué)意義上講這種復(fù)核方式不是很科學(xué)。如果把隨機抽樣復(fù)核改為等距離復(fù)核和定點復(fù)核相結(jié)合，對抽樣出來的對象逐個核對其工資津貼項目，復(fù)核的查缺補漏功能就可得到有效提升。

5.工資賬套數(shù)據(jù)前后比對復(fù)核法。此法是將工資津貼賬套結(jié)賬前和結(jié)賬后的數(shù)據(jù)通過EXCEL表導(dǎo)出，然后用公式檢查，比如將結(jié)賬后每個人的工資津貼數(shù)減去結(jié)賬前的工資津貼數(shù)，結(jié)果為“0”就是沒有改動過，結(jié)果不為“0”的就是改動過。這種復(fù)核方法可以有效預(yù)防有人利用審核后結(jié)賬前的空隙對工資數(shù)據(jù)做手腳，防止虛增工資津貼總額，侵吞公款。

(四)增加工資津貼管理的透明度

一是在財務(wù)部門的網(wǎng)頁上設(shè)置工資津貼查詢系統(tǒng)，不僅方便教職工及時了解自己的工資津貼變動情況，同時這也是一種有效的外部監(jiān)督渠道，通過外部監(jiān)督可以促進內(nèi)部工作質(zhì)量的提高。

二是引入事中監(jiān)督機制，將監(jiān)督適當(dāng)前移，增加工資津貼操作的透明度，即通過并機聯(lián)網(wǎng)把整個操作過程置于復(fù)核的全程監(jiān)督之下。這樣可以及時發(fā)現(xiàn)操作過程中的異常情況，對無意的錯誤可以起到及時提醒糾正的作用，對有意的舞弊也可以進行警示和預(yù)防。

總之，隨著高校管理體制的改革和績效工資制度的出臺，高校工資管理上的“三多一少”將更加突出，風(fēng)險防范的任務(wù)也會更加艱巨。適應(yīng)新形勢的要求，加強內(nèi)部控制制度建設(shè)應(yīng)該是工資管理工作的必然選擇。在實施內(nèi)部控制的過程之中，必須處理好質(zhì)量和效率、規(guī)范管理和簡便易行之間的關(guān)系，一切從實際出發(fā)，從高校財務(wù)管理的特殊性出發(fā)，準(zhǔn)確把握高校工資管理各個流程的主要問題和矛盾，深入分析和思考，總結(jié)提煉出行之有效的操作辦法和模式。

注釋:

①《一員工鉆電腦財務(wù)管理漏洞造假工資表貪污86萬》http://news.sohu.com/20070306/n248541830.shtml;長風(fēng)公司兩名財務(wù)人員為斂財，虛造工資表4年侵吞公款126萬.《甘肅法制報》。2010－01－20

②《出納員利用單位財務(wù)漏洞作案上百次，貪污公款470萬”》http://news.xinhuanet.com/legal/2011－05/05/c_ 121383103_2.htm

③《核算員兩年狂攫225萬元》，參見郭劍烽、林里力:《新民晚報》2005年4月15日。

［1］陳文惠.工資管理工作的分析與思考——以高等院校為例.《中國集體經(jīng)濟》，2011/27

［2］庹彩珍.高校財務(wù)人員職務(wù)犯罪及預(yù)防遏制.《教育財會研究》，2006/6

On Inner Financial Control of University Payroll Management

Zhang Lei
(Planning＆Finance Dept.，Chengdu University，Chengdu 610106)

In accordance with the present situation of the university salary management characterized with frequent data transfer and the rigid requirements on the time of issuance，this article analyzes the potential risks in internal control of the university payroll management，and puts forward eight effective internal control measures to prevent the risk of salary management from the perspective of strengthening the financial management.

F801.45

A

1004－342(2012)02－117－04

2012－01－11

張蕾(1973－)，女，成都大學(xué)計劃財務(wù)處高級經(jīng)濟師。