楊 宇

一、案例分析

在參加一家制造企業(yè)資產(chǎn)清查抽查監(jiān)盤過程中，我們發(fā)現(xiàn)這家企業(yè)某些品種原材料存在盤虧現(xiàn)象，通過擴大抽查范圍發(fā)現(xiàn)原材料盤虧涉及品種項目較多，金額較大。在征得單位領(lǐng)導同意和支持后，我們對該制造企業(yè)原材料從采購到入庫整個環(huán)節(jié)進行全過程的跟蹤考察與綜合分析，通過核對一個時期所有大額采購發(fā)票及入庫單據(jù)，結(jié)合當期實際產(chǎn)出情況，最后查明為個別采購人員與廠家勾結(jié)營私舞弊、收受回扣，每筆采購業(yè)務開具一大一小、一實一虛兩張發(fā)票，大額發(fā)票（以整機形式）據(jù)實入庫，小額發(fā)票（以整機配件形式）由采購員冒充倉庫保管員在入庫單上簽字辦理假入庫，再另配其他虛假領(lǐng)料單（假借研發(fā)、售后領(lǐng)料）完成回扣性質(zhì)的采購發(fā)票順利掛賬的全過程。此案現(xiàn)已提交紀檢監(jiān)察部門另案處理。

二、存在的內(nèi)控缺陷

1.不相容崗位未分離缺陷。該制造企業(yè)規(guī)模較小，內(nèi)部機構(gòu)設置簡單，下設制造部具有采購、生產(chǎn)準備和售后職能，材料倉庫下屬制造部，倉庫保管員僅一人，而倉庫保管員不在期間由采購人員代為辦理材料入庫及材料收發(fā)事項。該制造企業(yè)機構(gòu)設置、人員分工不合理，崗位職責不明確，存在不相容崗位未分離現(xiàn)象。

2.內(nèi)控制度不健全缺陷。該企業(yè)內(nèi)部雖制定了一些管理辦法，但明顯存在內(nèi)部控制制度不健全，業(yè)務流程不暢通，缺少指導性標準，未制定采購人員考核指標、實施考核辦法，采購環(huán)節(jié)存在較大風險隱患，為不法份子營私舞弊提供方便。

3.物資申購控制缺陷。該企業(yè)沒有建立采購申請制度，每月采購計劃由采購部門根據(jù)企業(yè)當月銷售訂單制定，未綜合考慮當月生產(chǎn)計劃和庫存情況，造成倉庫某些品種原材料庫存過多形成積壓，為不法份子辦理虛假入庫創(chuàng)造有利條件。

4.物資采購方式缺陷。該企業(yè)物資采購方式主要通過現(xiàn)金支付和轉(zhuǎn)賬支付兩種，轉(zhuǎn)賬支付中有部分為預付款支付。大宗物資采購均未采用招標方式，且存在采購人員借大額個人備用金現(xiàn)金采購、有些大額預付款逾期未簽合同現(xiàn)象，物資采購方式形在缺陷給不法份子虛開發(fā)票、收取回扣提供便利。

5.采購合同管理缺陷。該企業(yè)雖大部分采購業(yè)務執(zhí)行了5000元以上金額簽訂合同的內(nèi)部管理辦法，但合同審核不嚴謹，有些合同本身存在重大風險隱患，例如對方主體有的不具備法人資格、有的不具備相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)、有的代理人未取得法定授權(quán)書、有的合同權(quán)利義務不對等，而有些合同根本就是內(nèi)容不實的虛假合同，這些都將使企業(yè)經(jīng)營行為失去法律保障，給不法份子有可乘之機。

6.采購定價管理缺陷。該企業(yè)采購定價均采取由采購人員詢價定價方式，其他部門未參與介入，制定采購價格、簽訂采購合同均由采購人員完成。由于采購定價（包括大宗物資采購）只有一個部門參與，缺乏監(jiān)督、制約、牽制機制，也給不法份子營私舞弊創(chuàng)造機會。

7.入庫驗收管理缺陷。該企業(yè)倉庫只設保管員一名，負責材料入庫清理點數(shù)、登記臺賬、物資收發(fā)等工作，由于人手不足，入庫單由采購員代為填列。同時由于存在采購人代替收發(fā)貨現(xiàn)象，即存在采購員一人辦理材料采購、入庫、收發(fā)貨現(xiàn)象，材料入庫驗收管理存在重大風險隱患。

8.財務管理缺陷。該企業(yè)財務人員對采購原始憑證特別是采購發(fā)票、入庫單據(jù)真實性、合法性、有效性審核不嚴格，既未對倉庫實物臺賬進行定期稽核，也未定期核實采購臺賬；對大額現(xiàn)金采購行為未及時制止、對無合同大額預付款項未能退回補簽合同或跟蹤核查，致使預付款逾期貨物未回或發(fā)票未及時催繳等等，未有效履行會計審核監(jiān)督職能，使不法份子有可乘之機。

9.采購審批管理缺陷。該企業(yè)相關(guān)負責人對本單位業(yè)務不夠熟悉，未能深入了解產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零部件組成、采購目錄、定額配置、定額單價等情況，未能起到嚴格把關(guān)、最終審查的作用。

10.供應商管理缺陷。該企業(yè)每個品種供應商基本只有一家，合同一年簽訂一次，第二年續(xù)簽，未建立A、B供應商檔案，未實施供應商管理與考核體系。

11.監(jiān)督管理缺陷。該企業(yè)風險防范意識不強，內(nèi)部監(jiān)督管理機制不健全，未充分發(fā)揮相關(guān)職能部門的監(jiān)督管理職能，也給不法份子有可乘之機。

三、相應對策

1.企業(yè)應科學設置企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)，采購部門應與倉儲、售后部門分離；建立采購與付款崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限，確保不相容崗位相分離、制約和監(jiān)督，杜絕同一部門或個人辦理采購業(yè)務全過程。

2.企業(yè)建立健全本單位采購與付款內(nèi)部控制制度，理順請購、審批、采購、驗收、付款業(yè)務流程，并嚴格參照執(zhí)行。

3.企業(yè)加強請購控制，依據(jù)購置商品或勞務的類型確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。主管領(lǐng)導根據(jù)其職責、權(quán)限及企業(yè)實際需要對請購申請進行審批。

4.企業(yè)根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式，大宗采購應采用招標方式；一般物品或勞務采購可采用合同訂購方式；小額零星物品或勞務可采用直接購買方式。

5.企業(yè)加強合同管理，嚴格合同審核，重點關(guān)注合同主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務是否對等。對于重大采購合同應組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與，以堵塞管理漏洞，防范經(jīng)營風險。

6.企業(yè)應健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)兌價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格；對于大宗商品或勞務采購應采用招投標方式確定采購價格；應根據(jù)已建立的采購價格數(shù)據(jù)庫及市場變動趨勢建立價格信息平臺，分析研究并加以合理利用，成為選擇供應商的重要標準之一。

7.收貨的職能必須獨立于請購、采購和會計部門的人員來擔任，保管員負責辦理材料出入庫，并填列材料入庫單和出庫單，并將倉庫臺賬交給財務部門稽核，及時與采購人員核對對材料入庫品種數(shù)量，確保倉庫臺賬與財務臺賬、采購臺賬一致。

8.單位領(lǐng)導應嚴格履行領(lǐng)導責任，應全面熟悉本單位經(jīng)濟業(yè)務，關(guān)注各業(yè)務流程的風險點，更要有強烈的責任心，對生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)風險點例如采購發(fā)票掛賬、付款等重要領(lǐng)域應認真核查，嚴格把關(guān)。

9.加強供應商管理，建立科學的供應商評估和準入制度，按照公平、公正和競爭的原則擇優(yōu)選擇供應商，并建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰機制以實時管理、考核評價、優(yōu)勝劣汰。

10.監(jiān)督管理缺陷。提高企業(yè)風險防范意識，建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理機制，在加強常規(guī)、持續(xù)的日常檢查的同時，充分利用內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察、信訪舉報等專項監(jiān)督職能，查找物資采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)和風險隱患，加強內(nèi)部控制措施，強化過程監(jiān)控，防范采購環(huán)節(jié)營私舞弊形為，降低采購環(huán)節(jié)經(jīng)營風險。