高海濤
【摘 要】隨著現(xiàn)代醫(yī)學科技的高速發(fā)展,檔案載體發(fā)生了重要變化,形成了傳統(tǒng)紙質載體與特殊載體檔案(錄音、錄像、膠片、切片、光盤)等多元化的新型檔案。本文就醫(yī)院如何加強特殊檔案的管理工作,進行了論述。
【關鍵詞】特殊檔案;管理;傳統(tǒng)與特殊載體
特殊載體是指檔案載體制成材料各異化學穩(wěn)定程度不同,在檔案制作、收集、保管等方面明顯區(qū)別于紙質材料的檔案載體。隨著現(xiàn)代醫(yī)學科技的高速發(fā)展,檔案載體發(fā)生了重要變化,形成了傳統(tǒng)紙質載體與特殊載體檔案(錄音、錄像、膠片、切片、光盤)等多元化的新型檔案。特殊載體檔案的種類,特別是記錄的內容非常豐富、其數(shù)量急劇上升,已成為當代檔案的重要組成部分,同時也要積極探索特殊載體檔案的收集、整理和歸檔工作,豐富檔案資源。特殊載體檔案的涌現(xiàn),既豐富了檔案門類,也豐富了檔案的信息內容。因此,認真研究各種載體檔案的特點,對其加強保管,已成為檔案工作面臨的重要課題之一。[1]
1 特殊載體檔案管理存在的問題
1.1 管理制度不健全,格局混亂
當前,醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。在醫(yī)院管理工作中,涉及檔案管理的制度、職責較少,而且多以文書檔案的管理制度為主,缺乏對特殊載體檔案的管理制度。也缺少相關的檢查考核措施,沒有將檔案管理納入目標責任制考核范疇。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案等,而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像檔案、音像檔案和部分實物檔案等分屬各個業(yè)務部門管理,在一個單位內形成多部門管理檔案的格局,五花八門,互不統(tǒng)一。
1.2 檔案意識不強,保管條件差
特殊載體檔案有特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,通常應配備空調設備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑??s微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度,且不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質損壞現(xiàn)象。磁帶的保護應注意避免灰塵的侵蝕要遠離磁性物體防止磁帶消磁。對于長期存放不用的磁帶,要定期繞動,防止磁帶粘連與生霉。光盤的保護應著重預防劃傷預防受熱、受擠壓變形和老化。但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍,要求定位準確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導致整張盤的數(shù)據(jù)無法讀出等。有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強,對特殊載體檔案管理缺乏重視。特殊載體檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格,很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用。
1.3 收集渠道不暢
現(xiàn)在,多數(shù)醫(yī)院的特殊載體檔案散存在個人或科室內部,沒有集中統(tǒng)一管理。開展各種活動的圖片資料,各種新技術新項目的影像資料,各種學術會議的的聲像資料,各種檢查的X膠片、病理切片、實物標本等原始資料或交給病人自己攜帶,或分別由臨床、醫(yī)技等相關業(yè)務科室保存,給資料收集和查閱帶來一定困難。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理,致使醫(yī)院中心檔案室特殊檔案資料不齊全,給檔案工作的規(guī)范管理帶來極大的困難。
2 關于對存在問題的對策和建議
2.1 領導重視是搞好特殊載體檔案管理工作的基礎
各級領導特別是單位主要領導要以科學發(fā)展觀為指導,進一步增強檔案意識,要把檔案管理納入重要議事日程,作為加強醫(yī)院管理工作的重要內容來抓,將檔案建設與醫(yī)院總體建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。利用專題會議、講座、刊板、宣傳欄和張貼宣傳圖片等形式,大力宣傳檔案工作,在全院營造良好的輿論氛圍,進一步強化廣大干部職工樹立正確的檔案觀,端正人們對檔案工作的態(tài)度,進而引起關注,獲得大家支持。
2.2 加強制度建設是搞好特殊載體檔案工作的保證
從長久保護和利用考慮,特殊載體檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前特殊檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。我們認為結合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當務之急。[2]首先,按照“誰制作誰負責”的原則,在工作項目結束后1個月內,按照歸檔范圍、歸檔數(shù)量和歸檔質量要求,將所得到的特殊載體檔案進行挑選、編寫文字說明,并向檔案部門移交,實行集中統(tǒng)一管理。同時檔案管理部門應及時做好特殊載體檔案的規(guī)范整理工作,完善說明,編制目錄。同時要做好兩套以上備份,確保檔案安全。特殊載體檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等保護措施,盡量延長檔案的壽命。規(guī)范化和標準化是檔案工作考核的重要指標,建立科學的檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是檔案管理的關鍵。醫(yī)院要把上級的有關規(guī)定、標準,作為工作的依據(jù),根據(jù)檔案目標管理的需要,結合各自的實際情況,制定出適應醫(yī)院工作的《特殊載體檔案管理實施細則》,進一步完善特殊載體檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密及庫房管理等制度,使工作的各個環(huán)節(jié)有章可循,使得檔案工作更趨規(guī)范化和標準化。同時,要制定相應的考核制度,各部門要嚴格把關,責任到人,將檔案工作納入科室目標責任制管理中,要求相關科室負責人要抓好歸檔資料的收集、整理,進一步促進檔案管理的規(guī)范化。醫(yī)院有關部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度,并把其作為檔案目標管理的重點內容。對問題較多、基礎薄弱的部門,要加大指導監(jiān)督力度,不留死角。
2.3 加強人才培養(yǎng)是提升特殊載體檔案管理工作的關鍵
檔案工作是一項涉及多學科綜合性的工作,且實踐性很強,它點多面廣,檔案人員必須具有廣博的知識和嫻熟的技術。檔案人員的業(yè)務素質是履行職責的知識水平和技術實踐能力,要全面加強對檔案人員、攝錄人員的有關專業(yè)知識和技能的培訓,為形成好、保管好特殊載體檔案奠定良好的基礎。隨著科學技術的進步,現(xiàn)代醫(yī)學研究和治療技術與生物科學及核物理學等多學科進行結合,應用于臨床實踐,這就要求檔案從業(yè)人員充分掌握檔案保護技術,認真學習物理、化學、生物、信息等方面的知識,只有掌握了這方面的知識,才知道制成檔案的物質材料(膠片、切片、標本、光盤等)的性能及陽光、空氣、溫度、濕度、水火、塵埃及微生物等自然因素對它的影響,在保護中也就能作出相應的防護措施。通過專業(yè)培訓、進修學習等渠道,使檔案管理人員不斷拓寬知識面、優(yōu)化知識結構、抓好知識更新,解決不符合檔案事業(yè)科學發(fā)展的思想觀念,以適應現(xiàn)代技術發(fā)展的需要。同時要大力引進檔案管理專業(yè)的中高級人才,重視檔案管理的人才梯隊建設,進一步適應現(xiàn)代檔案管理的要求,為提高特殊檔案的管理水平,為人民群眾提供及時、準確的檔案服務,促進醫(yī)院的科學發(fā)展打下良好的基礎。
【參考文獻】
[1]袁國華.對幾種特殊載體檔案的保管[J].新上海檔案,2005(11):15-16.
[2]劉文杰.聲像檔案管理對策淺析[J].學術理論與探索,2008(8):24.
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