高海濤

【摘 要】隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的高速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了重要變化，形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與特殊載體檔案（錄音、錄像、膠片、切片、光盤(pán)）等多元化的新型檔案。本文就醫(yī)院如何加強(qiáng)特殊檔案的管理工作，進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】特殊檔案；管理；傳統(tǒng)與特殊載體

特殊載體是指檔案載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同，在檔案制作、收集、保管等方面明顯區(qū)別于紙質(zhì)材料的檔案載體。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的高速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了重要變化，形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與特殊載體檔案（錄音、錄像、膠片、切片、光盤(pán)）等多元化的新型檔案。特殊載體檔案的種類，特別是記錄的內(nèi)容非常豐富、其數(shù)量急劇上升，已成為當(dāng)代檔案的重要組成部分，同時(shí)也要積極探索特殊載體檔案的收集、整理和歸檔工作，豐富檔案資源。特殊載體檔案的涌現(xiàn)，既豐富了檔案門(mén)類，也豐富了檔案的信息內(nèi)容。因此，認(rèn)真研究各種載體檔案的特點(diǎn)，對(duì)其加強(qiáng)保管，已成為檔案工作面臨的重要課題之一。[1]

1 特殊載體檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理制度不健全，格局混亂

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。在醫(yī)院管理工作中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，而且多以文書(shū)檔案的管理制度為主，缺乏對(duì)特殊載體檔案的管理制度。也缺少相關(guān)的檢查考核措施，沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任制考核范疇。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局，五花八門(mén)，互不統(tǒng)一。

1.2 檔案意識(shí)不強(qiáng)，保管條件差

特殊載體檔案有特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度，且不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。磁帶的保護(hù)應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠(yuǎn)離磁性物體防止磁帶消磁。對(duì)于長(zhǎng)期存放不用的磁帶，要定期繞動(dòng)，防止磁帶粘連與生霉。光盤(pán)的保護(hù)應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤(pán)也大許多倍，要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤(pán)一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤(pán)的數(shù)據(jù)無(wú)法讀出等。有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門(mén)去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)特殊載體檔案管理缺乏重視。特殊載體檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

1.3 收集渠道不暢

現(xiàn)在，多數(shù)醫(yī)院的特殊載體檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。開(kāi)展各種活動(dòng)的圖片資料，各種新技術(shù)新項(xiàng)目的影像資料，各種學(xué)術(shù)會(huì)議的的聲像資料，各種檢查的X膠片、病理切片、實(shí)物標(biāo)本等原始資料或交給病人自己攜帶，或分別由臨床、醫(yī)技等相關(guān)業(yè)務(wù)科室保存，給資料收集和查閱帶來(lái)一定困難。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使醫(yī)院中心檔案室特殊檔案資料不齊全，給檔案工作的規(guī)范管理帶來(lái)極大的困難。

2 關(guān)于對(duì)存在問(wèn)題的對(duì)策和建議

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好特殊載體檔案管理工作的基礎(chǔ)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是單位主要領(lǐng)導(dǎo)要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，要把檔案管理納入重要議事日程，作為加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容來(lái)抓，將檔案建設(shè)與醫(yī)院總體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。利用專題會(huì)議、講座、刊板、宣傳欄和張貼宣傳圖片等形式，大力宣傳檔案工作，在全院營(yíng)造良好的輿論氛圍，進(jìn)一步強(qiáng)化廣大干部職工樹(shù)立正確的檔案觀，端正人們對(duì)檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，獲得大家支持。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好特殊載體檔案工作的保證

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，特殊載體檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前特殊檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。[2]首先，按照“誰(shuí)制作誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，在工作項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，按照歸檔范圍、歸檔數(shù)量和歸檔質(zhì)量要求，將所得到的特殊載體檔案進(jìn)行挑選、編寫(xiě)文字說(shuō)明，并向檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。同時(shí)檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)做好特殊載體檔案的規(guī)范整理工作，完善說(shuō)明，編制目錄。同時(shí)要做好兩套以上備份，確保檔案安全。特殊載體檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作考核的重要指標(biāo)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要把上級(jí)的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標(biāo)管理的需要，結(jié)合各自的實(shí)際情況，制定出適應(yīng)醫(yī)院工作的《特殊載體檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步完善特殊載體檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密及庫(kù)房管理等制度，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使得檔案工作更趨規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，要制定相應(yīng)的考核制度，各部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，將檔案工作納入科室目標(biāo)責(zé)任制管理中，要求相關(guān)科室負(fù)責(zé)人要抓好歸檔資料的收集、整理，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。醫(yī)院有關(guān)部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的部門(mén)，要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)是提升特殊載體檔案管理工作的關(guān)鍵

檔案工作是一項(xiàng)涉及多學(xué)科綜合性的工作，且實(shí)踐性很強(qiáng)，它點(diǎn)多面廣，檔案人員必須具有廣博的知識(shí)和嫻熟的技術(shù)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是履行職責(zé)的知識(shí)水平和技術(shù)實(shí)踐能力，要全面加強(qiáng)對(duì)檔案人員、攝錄人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好特殊載體檔案奠定良好的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與生物科學(xué)及核物理學(xué)等多學(xué)科進(jìn)行結(jié)合，應(yīng)用于臨床實(shí)踐，這就要求檔案從業(yè)人員充分掌握檔案保護(hù)技術(shù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)物理、化學(xué)、生物、信息等方面的知識(shí)，只有掌握了這方面的知識(shí)，才知道制成檔案的物質(zhì)材料（膠片、切片、標(biāo)本、光盤(pán)等）的性能及陽(yáng)光、空氣、溫度、濕度、水火、塵埃及微生物等自然因素對(duì)它的影響，在保護(hù)中也就能作出相應(yīng)的防護(hù)措施。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等渠道，使檔案管理人員不斷拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、抓好知識(shí)更新，解決不符合檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的思想觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需要。同時(shí)要大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)的中高級(jí)人才，重視檔案管理的人才梯隊(duì)建設(shè)，進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，為提高特殊檔案的管理水平，為人民群眾提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]袁國(guó)華.對(duì)幾種特殊載體檔案的保管[J].新上海檔案，2005（11）：15-16.

[2]劉文杰.聲像檔案管理對(duì)策淺析[J].學(xué)術(shù)理論與探索，2008（8）：24.

[責(zé)任編輯：湯靜]