滕水蓮 （天津工業(yè)大學(xué) 天津300387）

淺議高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題與對策

滕水蓮 （天津工業(yè)大學(xué) 天津300387）

高校檔案信息化建設(shè)是一項非常重要的工作。提出了高校檔案信息化建設(shè)的重要性，分析了高校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，指出了做好高校檔案信息化建設(shè)的對策。

高校檔案 信息化建設(shè) 檔案服務(wù)

在信息社會，反映一所高校管理水平高低的因素有很多，其中檔案管理工作就是不可缺少的因素之一。學(xué)校檔案對于學(xué)校的發(fā)展非常重要，它對推動學(xué)校的教學(xué)工作、科研工作、人才培養(yǎng)、維護學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案信息化建設(shè)勢在必行。高校檔案信息化建設(shè)就是要運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)高校檔案信息的接收、存儲、傳遞和利用的一體化，實現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高資源利用率，實現(xiàn)高校檔案信息的高度共享。這是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面來支撐。目前，我國高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了很大成績，但是我們還應(yīng)該清醒的看到，其中也存在一些急需解決的問題，有待廣大高校檔案工作者去解決。

1 目前我國高校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。從目前我國高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況來看，其基礎(chǔ)設(shè)施配置還不盡合理。基礎(chǔ)設(shè)施配置包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。硬件設(shè)施方面主要包括服務(wù)器、交換機、存儲器、計算機、打印機、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀等設(shè)備及其必備的組件。這些設(shè)備是我們開展檔案信息化建設(shè)的必備條件。特別是電子檔案產(chǎn)生以后，如果高校檔案館沒有接受和處理電子檔案的工具和網(wǎng)絡(luò)，那么高校檔案的信息化建設(shè)就是空中樓閣。經(jīng)過近些年的不懈努力，現(xiàn)在全國大多數(shù)高校檔案館在信息化建設(shè)的硬件方面都已經(jīng)有了初步的發(fā)展。軟件設(shè)施方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。

從目前我國高校檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析，在基礎(chǔ)設(shè)施配置上還存在著一些問題：一是有的高校檔案館軟硬件設(shè)施搭配不合理，認為購置了電腦就是信息化了；二是有的高校檔案館在軟硬件配置時比較盲目，不管需要與否統(tǒng)統(tǒng)購置，造成了財力的浪費；三是有的高校檔案館雖然軟硬件都齊備，但是利用不到位，這也造成了資源的浪費。

1.2 檔案信息資源開發(fā)和利用不充分

高校檔案是集眾多門類檔案為一體的綜合檔案體系，包括黨政、教學(xué)、科研、出版、設(shè)備、財務(wù)、基建等，是高校教學(xué)評估的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。我們建設(shè)高校檔案信息資源的根本目的，是為了方便、快捷地為廣大師生提供及時、準確、有效的信息。高校檔案信息資源的開發(fā)和利用是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

目前一些高校檔案部門在開發(fā)和利用檔案信息資源方面存在一些問題，主要表現(xiàn)在：一是在日常的檔案工作中，對電子文件的整理歸檔不及時，有的部門內(nèi)部形成了大量的電子文件，但并沒有及時上交（很多人認為紙質(zhì)文件才是檔案，而電子文件并不是檔案，因而沒有將其整理并且歸檔保存），導(dǎo)致部門內(nèi)部形成的電子文件處于自生自滅的狀態(tài)；二是在檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同高校之間對于電子檔案的管理標準不同，影響了高校檔案部門對電子檔案的開發(fā)和利用，也影響了高校之間的交流。還有的高校在重組后對流動性檔案缺乏同步和及時歸檔，沒有形成對檔案的集中統(tǒng)一管理。以上現(xiàn)象嚴重影響了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。

1.3 檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平不高

事業(yè)的發(fā)展離不開人才，從高校檔案館隊伍的現(xiàn)狀看，一些高校檔案館人員的整體水平還不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要，部分人員學(xué)歷較低，科學(xué)知識有限，年紀偏大，思想相對比較保守。有些人還是習(xí)慣用傳統(tǒng)方法來進行檔案管理工作，他們還不能馬上接受檔案信息化。還有一些人認為檔案信息化就是購置和使用計算機及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備。另外，部分高校嚴重缺乏專業(yè)的檔案管理人才和計算機人才。以上情況說明高校檔案人員在知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和人才結(jié)構(gòu)方面還存在很多問題。這必然影響高校檔案信息化的進程。

1.4 缺少配套的相關(guān)制度和法律法規(guī)

網(wǎng)絡(luò)安全和電子文件的保管是我國高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。由于計算機網(wǎng)絡(luò)具有開放性、互聯(lián)性等多樣性，存在技術(shù)上的弱點和人為因素，使網(wǎng)絡(luò)容易受到病毒、黑客等的攻擊。雖然已經(jīng)制定了《計算機病毒防治的辦法》等相關(guān)制度和規(guī)范，但是很不全面，難以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)展出現(xiàn)的新問題。另外，在電子文件的管理方面雖然已經(jīng)有了《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等法律法規(guī)，但是有關(guān)電子文件的真實性、完整性和可靠性等方面的法律法規(guī)仍然缺乏。完整、規(guī)范、系統(tǒng)的制度與法律法規(guī)是高校檔案信息化建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容。

2 做好高校檔案信息化建設(shè)的主要對策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費投入

領(lǐng)導(dǎo)部門的重視是高校檔案信息化建設(shè)成功開展的一個必不可少的先決條件。只有各高校領(lǐng)導(dǎo)充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性，這項工作才能夠順利開展下去。高校檔案信息化建設(shè)需要配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和管理軟件以及專業(yè)的人才。這就需要相關(guān)部門加大對檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入。因此，各高校要根據(jù)實際情況，從工作出發(fā)，加大財力投入，增加和改善現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理設(shè)備，合理有效地配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施，使基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)更加均衡合理，高校檔案信息化建設(shè)才能夠順利開展。

2.2 構(gòu)建高校檔案在線服務(wù)平臺

構(gòu)建高校檔案在線服務(wù)平臺是高校檔案信息化建設(shè)非常重要的一項工作。在線服務(wù)平臺的構(gòu)建是為了給廣大師生提供更好的服務(wù)。現(xiàn)在的檔案用戶利用高校檔案的需求越來越大，利用的次數(shù)也越來越多。但是，高校檔案館的服務(wù)工作還有很多有待改進的地方。所以，高校檔案館應(yīng)該積極利用信息化成果，向用戶提供主動的檔案信息服務(wù)。同時，為高校檔案信息資源的開發(fā)和利用提供目標支持和需求導(dǎo)向，高校檔案館要樹立以用戶為中心的理念，積極借助現(xiàn)代的計算機管理系統(tǒng)來分析用戶的需要，滿足用戶的需求。

近年來，全國各類高校逐步開展了數(shù)字化校園建設(shè)項目，并已經(jīng)取得了較為顯著的成果，極大地提升了學(xué)校各部門的工作效率。而高等學(xué)校的這一發(fā)展趨勢也正好為高校檔案信息化建設(shè)提供了良好的契機。將檔案信息化建設(shè)納入到數(shù)字化校園建設(shè)項目中進行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)在確立之初就具有較高的基礎(chǔ)。要建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲于一個共享數(shù)據(jù)庫中，以便于充分開發(fā)和利用，實現(xiàn)資源共享。另外，高校檔案館要與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門形成合力，充分利用學(xué)?，F(xiàn)有的科研成果以及人才資源和技術(shù)資源，實現(xiàn)高校辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，更好地為各個部門服務(wù)。在建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，我們還要積極構(gòu)建高校檔案館自己的網(wǎng)站，將高校檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺為廣大師生提供在線的檔案信息利用服務(wù)。同時，檔案利用者也可以根據(jù)自己的需要定制特定的服務(wù)。高校數(shù)字化檔案館和在線服務(wù)平臺的建立大大促進了高校檔案信息化建設(shè)，簡化了廣大師生利用檔案的手續(xù)，提高了高校檔案信息的利用效率，使高校檔案機構(gòu)能更好的發(fā)揮文化功能和教育功能。

2.3 提高檔案人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才

高校檔案信息化建設(shè)工作推進的關(guān)鍵在于人，在于檔案人員隊伍的整體素質(zhì)。因此，各高校可以根據(jù)實際情況加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，如舉辦講座、專家輔導(dǎo)、現(xiàn)場參觀交流、座談會等等。組織專兼職檔案員進行檔案管理系統(tǒng)知識的學(xué)習(xí)，使其更好的掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)。同時，為了保證電子文件從形成到歸檔都能得到妥善的保管，還可以對電子文件的管理采取分階段指導(dǎo)的方法。在日常工作中，還要鼓勵檔案人員自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)，開展知識競賽、技能比賽等活動不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。此外，高校檔案部門還可以開展相關(guān)人員招聘，擇優(yōu)選擇其所需要的現(xiàn)代化、專業(yè)化的檔案管理人才。

2.4 制定和完善相關(guān)的法律法規(guī)

高校檔案信息化建設(shè)需要由規(guī)范化、標準化的制度和準則來指引，這是保證高校檔案信息化建設(shè)得以順利進行的一個重要方面。從制度層面上來說，國家檔案行政管理部門應(yīng)該從整體上對高校電子文件管理加以控制、規(guī)范和引導(dǎo)，由國家統(tǒng)一制定高校電子文件管理戰(zhàn)略，盡快出臺符合我國高校實際的電子文件管理實施辦法、需求規(guī)范、歸檔管理標準等。在法制社會中，建立健全電子檔案管理辦法是不可或缺的，只有這樣，才能保證電子文件的真實性和憑證性。同時確保電子文件的邏輯與物理歸檔并重，保證電子文件信息資源的安全。

高校檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化高校檔案社會化服務(wù)的必然要求，是滿足廣大師生利用檔案信息需求的必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)既是一項系統(tǒng)工程，也是一項長期的工作。在建設(shè)過程中，要求廣大檔案工作者不斷解放思想，及時發(fā)現(xiàn)問題，認真總結(jié)經(jīng)驗，有效解決問題，使高校檔案信息化建設(shè)工作朝著科學(xué)、健康的方向發(fā)展，促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，主動適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)廣大師生和社會?！?/p>

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2012-03-06