滿保華，張秀婷

(太原理工大學(xué) 研究生院，山西 太原 030024)

研究生檔案是指研究生在校就讀期間形成的，記載其學(xué)習(xí)、政治思想品德、科研能力、獎(jiǎng)懲情況的具有重要保存價(jià)值的文字材料，是相關(guān)部門全面考察、了解和選拔人才的重要依據(jù)。高校對(duì)研究生檔案的管理水平直接反映了高校學(xué)生管理工作的能力，直接影響著畢業(yè)研究生的順利就業(yè)[1]。提高研究生檔案管理水平，有利于完整、準(zhǔn)確地為社會(huì)提供人才信息、對(duì)于促進(jìn)研究生培養(yǎng)和就業(yè)都有十分重要的意義。

一、研究生檔案管理工作存在的問題

研究生的檔案管理工作存在很多問題，一是未能引起檔案管理人員的重視；二是管理效率和現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平不高；三是內(nèi)容單一，未能充分體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)和能力。

(一)檔案管理重視不夠

檔案管理人員重視檔案管理的意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理就是“放在柜子里別弄丟了”的思想普遍存在，他們認(rèn)為檔案管理就是簡單的資料收集和存檔，學(xué)生入學(xué)時(shí)把其檔案收好，畢業(yè)時(shí)把檔案發(fā)放出去就行了。檔案管理人員在談及研究生檔案時(shí)認(rèn)為其十分重要，但是在具體工作時(shí)卻沒有能夠引起他們的重視。

(二)檔案管理工作相對(duì)滯后

隨著研究生的招生類別和招生數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作也迎來前所未有的挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，目前高校研究生檔案的管理工作相對(duì)滯后，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，檔案管理模式基本沒有變化?，F(xiàn)在高校中沿用的檔案管理模式有兩種，集中管理模式和分散管理模式，前者是指檔案由人事部門或?qū)W生工作部門統(tǒng)一管理；后者是指檔案由學(xué)生所在院、系的專門科室進(jìn)行管理。不管是哪一種模式，都是在研究生入學(xué)時(shí)收集材料，在學(xué)生離校時(shí)才會(huì)進(jìn)行材料整理，然而畢業(yè)生的就業(yè)活動(dòng)在離校前的一個(gè)學(xué)期就開始了。這種舊的管理模式，不能充分發(fā)揮檔案的參考、依據(jù)作用，降低了檔案的利用率。另一方面，檔案管理現(xiàn)代化水平落后。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正處于從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主體的管理模式向紙質(zhì)文件與電子文件并存的管理模式過渡的階段[2]。許多高校本科生的檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。但是，研究生檔案還是以手工操作為主來完成材料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作，這使得檔案的查閱、調(diào)閱與應(yīng)用受到影響，不能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。再者這種方式不便于檔案信息資源的共享，不利于用人單位對(duì)學(xué)生檔案的檢索，導(dǎo)致檔案利用率普遍偏低。

(三)檔案內(nèi)容單一

首先，各高校檔案的歸檔范圍基本沒有變化。多數(shù)高校研究生檔案的規(guī)定內(nèi)容有高校招生錄取材料、入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎(jiǎng)懲文件、入黨入團(tuán)材料、報(bào)到證存根、體檢表、答辯材料等。這些信息多為研究生入學(xué)前的基本資料，檔案中反映研究生在讀階段的信息幾乎沒有。其次，研究生檔案表現(xiàn)為集體化，沒有體現(xiàn)個(gè)體差異。與本科生的培養(yǎng)相比較，研究生的培養(yǎng)涉及的范圍廣泛、內(nèi)容多樣、環(huán)節(jié)復(fù)雜，更加注重對(duì)個(gè)體的培養(yǎng)。據(jù)此，檔案中的內(nèi)容應(yīng)該是因人而異的，應(yīng)反映每個(gè)個(gè)體在校期間的表現(xiàn)。然而我們發(fā)現(xiàn)，畢業(yè)生檔案中的內(nèi)容除了關(guān)于個(gè)人基本信息不同外，其余材料往往千篇一律，不足以反映個(gè)人的個(gè)性特征[1]。尤其是檔案中對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)內(nèi)容，多為空話套話，表現(xiàn)為公式化的評(píng)語，內(nèi)容單一，不能全面地反映該生的綜合素質(zhì)和能力。

二、提高研究生檔案管理水平的對(duì)策

(一)堅(jiān)持以人為本的管理理念

以人為本是我們實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，是進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)要堅(jiān)持的原則。高校是孕育人才、培養(yǎng)人才的搖籃，是向社會(huì)不斷輸送人才的地方，因此注重以人為本是高校管理的重要理念。近年來教學(xué)改革不斷深入，高校根據(jù)自己的辦學(xué)理念和對(duì)人才的定位，不斷調(diào)整教學(xué)計(jì)劃，形成獨(dú)具特色的教學(xué)模式[3]。檔案管理是高校管理的重要組成部分，高校的學(xué)生檔案應(yīng)該是豐富多彩和獨(dú)具特色的。研究生檔案則是體現(xiàn)高校教育的重要信息資源，高校必須要堅(jiān)持“以人為本”做好檔案管理工作，增加檔案透明度，讓研究生本人清楚自己的檔案內(nèi)容，變被動(dòng)管理為主動(dòng)服務(wù)，體現(xiàn)研究生檔案管理“以人為本”的管理理念。

(二)不斷拓展歸檔資源

在高校檔案管理中，研究生檔案管理和本科生檔案管理是有區(qū)別的。就服務(wù)對(duì)象來說，研究生檔案管理所針對(duì)的是素質(zhì)較高的研究生及其導(dǎo)師；就服務(wù)內(nèi)容來講，包含研究生及其導(dǎo)師的科研和其他工作[4]。可以看出，研究生檔案管理具有極強(qiáng)的科技性和知識(shí)性。因此，筆者建議，在研究生檔案管理中，歸檔資料除了規(guī)定的資料外，應(yīng)再增加一些其他資料。例如：研究生在讀期間發(fā)表的論文(出版刊物的封面、目錄、正文復(fù)印件)、各種基金的申請表和專家評(píng)審意見、專利申請情況、參加導(dǎo)師科研項(xiàng)目的情況等。在研究生檔案中加入這方面的材料，一是有利于高校統(tǒng)計(jì)研究生的科研情況，有針對(duì)性地鼓勵(lì)研究生科技創(chuàng)新；二是方便用人單位更全面的了解學(xué)生情況，使學(xué)生順利完成就業(yè)、擇業(yè)選擇。

研究生學(xué)習(xí)不同于本科生，其在讀期間自主學(xué)習(xí)的時(shí)間更多。因此研究生檔案的歸檔內(nèi)容除增加上述資料收集外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)個(gè)人能力方面資料的收集工作。如國家職業(yè)技能資質(zhì)證書、英語計(jì)算機(jī)等級(jí)證書和各種專項(xiàng)成績證書、各種技能競賽證書、駕駛執(zhí)照、參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料、特長展示資料等等。這樣有利于學(xué)生畢業(yè)時(shí)用人單位對(duì)其進(jìn)行全面了解，從而增加學(xué)生就業(yè)機(jī)會(huì)。

(三)提高檔案信息化水平

檔案管理的現(xiàn)代化和信息化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)階段隨著研究生招生人數(shù)和專業(yè)種類的不斷增加，必然導(dǎo)致研究生檔案的種類和數(shù)量急劇增多，同時(shí)對(duì)檔案的查閱次數(shù)也會(huì)隨之增加，這對(duì)檔案的查閱速度和工作效率的要求也越來越高[5]。檔案管理以傳統(tǒng)的人工操作為主的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)研究生教育的發(fā)展，也不能很好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。因此，必須改進(jìn)落后的管理模式，在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，完善和加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理手段，建立一個(gè)現(xiàn)代化的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)研究生檔案的現(xiàn)代化管理。一方面，建立電子檔案收集平臺(tái)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓學(xué)生自己擁有賬戶，通過登錄系統(tǒng)完善部分檔案信息，這樣有利于學(xué)校及時(shí)了解學(xué)生發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步完善培養(yǎng)方案；另一方面，利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將畢業(yè)生檔案信息向社會(huì)開放，因?yàn)闄n案本身就是一種信息資源，檔案的開放會(huì)更有利于高校之間人才的交流。此外，還能及時(shí)、準(zhǔn)確地為用人單位提供畢業(yè)生信息，為研究生就業(yè)助一臂之力，提高其檔案資源的利用率。

(四)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員作為檔案管理的關(guān)鍵要素，要不斷地提高自身素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求。首先，在思想上引起重視，改變舊的管理理念，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的好壞直接反映高校管理水平的高低；要意識(shí)到檔案是對(duì)學(xué)生個(gè)體的全面反映，是學(xué)生成長的重要記載。其次，由于檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，要加強(qiáng)專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，開展各種培訓(xùn)活動(dòng)，例如職業(yè)技能指導(dǎo)、崗前培訓(xùn)等。高校檔案管理人才既要懂檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又要懂現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)，能將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。再者，提高服務(wù)意識(shí)。研究生檔案管理工作其主要目的是便于人們的查閱和調(diào)閱，建立方便、快捷的查詢系統(tǒng)是研究生檔案管理工作努力的方向[6]，如果做不到這一點(diǎn)，再完整的檔案保存也沒有實(shí)際意義，不能體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

總之，研究生檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，也是高校人才培養(yǎng)工程的基礎(chǔ)性管理工作。我們應(yīng)當(dāng)重視研究生的檔案管理工作，提高檔案管理工作水平，使研究生檔案的內(nèi)容更加豐富，能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張家英.大學(xué)生檔案[J].檔案時(shí)空，2005(8)：36-37.

[2] 金 鑫.檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中存在的問題及對(duì)策[J].前沿，2004(5)：100-101.

[3] 潘 虹，陳 龍，高玉琴.研究生檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2006(21)：16-17.

[4] 戚 艷.信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化芻議[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2006，19(1)：115-116.

[5] 周小朋.淺談新增碩士學(xué)位授權(quán)單位的研究生檔案管理[J].科教文匯，2009(10)：237-239.

[6] 陶業(yè)濤.提高認(rèn)識(shí)努力做好研究生檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2010(3)：37.