陳林 張希 王海

(成都中醫(yī)藥大學(xué)，四川 成都 611137)

當(dāng)前，許多地方高校已經(jīng)開始采用流程再造的思想，來解決教學(xué)管理所面臨的問題，作為企業(yè)流程再造在高校教學(xué)管理的應(yīng)用和延伸，教學(xué)管理流程再造已經(jīng)成為地方高校教學(xué)管理改革的核心內(nèi)容［1］。本文就我校教務(wù)管理為更好服務(wù)師生，加強(qiáng)過程管理，精簡業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建新的流程體系，提高效率和管理質(zhì)量方面的探索作一介紹，并對后續(xù)流程評價提出思考。

一、工作原則和指標(biāo)

教學(xué)管理工作本身就是向師生提供服務(wù)，流程再造要以師生的需求為導(dǎo)向，必須把師生的滿意度作為評價工作質(zhì)量的準(zhǔn)則。我校在流程再造過程中，以效率為中心，依靠現(xiàn)代化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，以服務(wù)為導(dǎo)向進(jìn)行流程優(yōu)化，刪減不必要的審批程序，簡化工作流程，減少師生的往來奔波，有利于滿足師生的個性化需求，提高了他們的滿意度。

二、流程的分析與優(yōu)化

高校教務(wù)管理流程必須體現(xiàn)高等教育的教學(xué)規(guī)律，必須符合人才培養(yǎng)的要求，體現(xiàn)管理的科學(xué)性、高效性。對教務(wù)流程進(jìn)行再造，首先就是要對現(xiàn)有教務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化。這一過程中，我們采用“5W1H”［2］法進(jìn)行分析:對每條流程都反復(fù)詢問6個問題:這條流程的目的(what);為什么這樣設(shè)計(jì)流程，是否符合設(shè)計(jì)原理，有存在必要嗎(why);流程中涉及的活動地點(diǎn)是否符合服務(wù)的對象(where);各個活動的完成時間有什么要求，是否影響效率(when);各個活動什么崗位執(zhí)行更好(who);流程怎么執(zhí)行(how)。在分析的基礎(chǔ)上，采用“ECR”法［2］的取消(eliminate)、合并(combine)、重排(rearrange)、簡化(simplify)共四個環(huán)節(jié)對教務(wù)管理流程進(jìn)行改進(jìn)。

三、教務(wù)流程的審定

學(xué)校教務(wù)管理內(nèi)容眾多，大致又可以劃分為教學(xué)行為過程管理及常規(guī)行為事務(wù)管理兩個方面。教學(xué)行為過程管理主要包括教學(xué)計(jì)劃管理、課堂教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、考試管理、教學(xué)行政事務(wù)管理等;常規(guī)行為事務(wù)管理則主要涉及學(xué)籍管理、教材管理等。各項(xiàng)工作具體涉及的辦事流程更多，學(xué)校自2006年起，從教務(wù)管理實(shí)際出發(fā)，對教務(wù)管理中每項(xiàng)工作進(jìn)行認(rèn)真分析，將5個大類70多項(xiàng)教務(wù)管理工作進(jìn)行清理，圖表化處理49項(xiàng)。

表1 經(jīng)審核的核心教務(wù)流程

此次教務(wù)管理流程的再造，首先是對各項(xiàng)工作的清理，根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)，采用“5W1H”法進(jìn)行分析研究對各流程進(jìn)行分類，并最終確定為核心流程10項(xiàng)(見表1)，一般流程39項(xiàng)。再根據(jù)流程再造原理，采用“ECR”法進(jìn)行優(yōu)化，具體的講，對核心流程，根據(jù)效率中心原則，確保管理質(zhì)量，保證工作效率前提下，研究確定各流程的核心控制點(diǎn);再緊抓核心控制點(diǎn)，對其他控制點(diǎn)和環(huán)節(jié)，通過取消、分解、合并和重排，進(jìn)行優(yōu)化，提高效率。對一般流程，通過分析流程的目的，服務(wù)對象和執(zhí)行方式，采用分類處理，具體分析的方法進(jìn)行優(yōu)化。

四、核心流程再造——以課表調(diào)整為例

按課表維護(hù)教學(xué)正常運(yùn)轉(zhuǎn)是學(xué)校教務(wù)處的最重要的工作之一，課表調(diào)整是維護(hù)教學(xué)秩序的核心流程。原流程有教師個人填寫調(diào)停課申請表，報(bào)教研室審核同意，由教研室報(bào)學(xué)院教學(xué)院長審核同意，再由學(xué)院報(bào)學(xué)校教務(wù)處審核同意，轉(zhuǎn)教務(wù)處教務(wù)科審核處理，確定補(bǔ)課時間和地點(diǎn)后通知學(xué)生學(xué)院和課程所在學(xué)院，再協(xié)調(diào)后勤管理部門落實(shí)教室。

核心流程的再造就是要緊抓其核心控制點(diǎn)的流程優(yōu)化。課表調(diào)整的流程再造就是要在注意課表嚴(yán)肅性的同時，以教師為本，減少教師往來奔波。環(huán)節(jié)上，在以學(xué)院為主體的辦學(xué)思路下，根據(jù)效率中心原則，確定核心控制點(diǎn)為學(xué)院審核、學(xué)校教務(wù)科辦理。流程優(yōu)化上，依托教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)平臺，有調(diào)課意愿的教師本人網(wǎng)上提交申請，由學(xué)院教學(xué)科研科通過教務(wù)管理平臺審核報(bào)學(xué)校教務(wù)處教務(wù)科根據(jù)協(xié)調(diào)處理，教師、學(xué)生和后勤管理部門可以上網(wǎng)查看調(diào)整過程和結(jié)果。

又根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)分析教師不能按課表上課，申請課表調(diào)整的原因主要有3項(xiàng):因身體不適暫緩上課申請停課、因臨時有事需要申請調(diào)課、因業(yè)務(wù)出差在外不能按時上課申請調(diào)課。應(yīng)根據(jù)不同情況靈活進(jìn)行處理，因身體不適，事出突然的，登陸教務(wù)管理網(wǎng)申請停課，補(bǔ)課事宜延期辦理;因事、因差的提前登陸教務(wù)管理網(wǎng)遞交調(diào)課申請，見圖1。

五、一般流程再造——以教室臨時使用的申請為例

教室是學(xué)校重要的教學(xué)資源，教室臨時申請使用是一般流程里面最常用的流程。對一般流程再造，要根據(jù)服務(wù)對象和執(zhí)行方式，采用具體分析、分類處理的方法進(jìn)行優(yōu)化。

對教室的臨時使用的功能與應(yīng)用進(jìn)行分析，大致區(qū)分為班團(tuán)活動、教學(xué)安排兩類，而且這兩類活動同時安排，互相影響，此次流程再造區(qū)別的進(jìn)行轉(zhuǎn)移和調(diào)整，一些環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了下放，見圖2。

根據(jù)教師臨時使用申請需求量的不同，按2∶1的比例拆分為教學(xué)工作區(qū)和學(xué)生活動區(qū)。教學(xué)工作區(qū)(B教、C教)繼續(xù)由教務(wù)處統(tǒng)籌安排作為公共選修課開課、補(bǔ)課、考試等教學(xué)工作使用;新獨(dú)立出來的學(xué)生活動區(qū)(A教)所有教室全部鎖定，晚上不再做教學(xué)安排，調(diào)整給學(xué)生處和團(tuán)委直接審批安排，銜接后勤。主管部門的調(diào)整也更有利于滿足學(xué)生班團(tuán)活動、社團(tuán)活動的需要，同時教學(xué)工作區(qū)也可不受學(xué)生活動的影響，見圖2。

針對多校區(qū)的教室，為使申請更加靈活方便，對非主校區(qū)的臨時教室使用還通過采用派出值班，集中辦理和統(tǒng)一安排，各自打印相結(jié)合的方法，提高了往來交通的效率，有利于工作的開展。

六討論

此次教學(xué)流程改造，首先是教學(xué)管理工作隊(duì)伍的一次思想大洗禮，是由教學(xué)管理隊(duì)伍更新管理理念，根據(jù)流程再造的原理，依托教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)平臺，以提高工作效率，改進(jìn)工作質(zhì)量一次探索。通過此次系統(tǒng)的分類整理與優(yōu)化，基本實(shí)現(xiàn)了初定目標(biāo)。

第一，核心流程再造抓住了核心控制點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化，提高效率也保證了管理質(zhì)量，其中有相當(dāng)一部分已付諸實(shí)踐，個別流程還在收集師生意見后又進(jìn)行了細(xì)節(jié)完善和提高，已初顯成效。

第二，一般流程的再造，充分考慮效率，以教師為本，根據(jù)不同的目的需要具體問題具體分析，調(diào)整、下放相結(jié)合，受到師生好評。

第三，新流程編纂成冊的工作已在進(jìn)行中，但流程的再造是一個系統(tǒng)的工程。對新建立的流程而言，如何評價其再造的效果是一個很大的課題。通常，有效性、高效性以及適應(yīng)性是流程評價的三個重要指標(biāo)［1］。我們下一步對新流程的測評，主要通過有效性、高效性兩個指標(biāo)，恰當(dāng)考慮適用性，考慮提供服務(wù)的成本在投入的人力、物力和時間上是否節(jié)約，服務(wù)的效果在師生滿意度上是否提升，整體的水平在協(xié)調(diào)和決策的質(zhì)量上是否有提高，以確定是否滿足流程再造的需要。通過對新設(shè)計(jì)的流程的效果評價審查，將為新流程轉(zhuǎn)向連續(xù)的改善活動提供依據(jù)。

［1］ 張依鳳.地方高校教學(xué)管理流程再造研究—以濟(jì)南大學(xué)為例［S］.天津:河北工業(yè)大學(xué)，2008

［2］ 文忠波，等.高校教育管理流程再造與優(yōu)化對策［J］.科技進(jìn)步與對策，2009，26(16):153－154