□文/金麗媛

企事業(yè)單位發(fā)展需要從大量檔案中不斷提取出來的有價值的知識資源，實現(xiàn)從數(shù)字化檔案管理模式向知識管理模式的轉(zhuǎn)變

關(guān)于知識管理的定義，理論界尚未形成公論。企業(yè)知識管理咨詢專家卡爾·弗拉保羅認(rèn)為，知識管理為單位實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供了新途徑，其目的在于運用集體的智慧提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力；巴斯認(rèn)為，知識管理是指為了增強組織的績效而創(chuàng)造、獲取和使用知識的過程；美國的維娜·艾莉?qū)χR管理的定義是：“幫助人們對擁有的知識進(jìn)行反思，幫助建立和發(fā)展支持人們進(jìn)行知識交流的技術(shù)和單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并幫助人們獲得知識來源，促進(jìn)他們之間進(jìn)行知識的交流”；維格認(rèn)為，知識管理是指組織有系統(tǒng)、明確地對其知識資產(chǎn)進(jìn)行充分地探索與運用，以提升組織內(nèi)相關(guān)工作的績效，并能達(dá)到報酬的極大化；貝克曼認(rèn)為，知識管理是指組織利用正式的管理渠道獲取有用的經(jīng)驗、知識和專業(yè)能力，使其能幫助組織創(chuàng)造新能力、提升績效、促進(jìn)研發(fā)并強化顧客的價值。

筆者認(rèn)為，知識管理不同于檔案管理、信息管理，單位的檔案資源只是我們的知識源泉，真正的知識管理是對知識從獲取到存儲、共享利用的全過程的管理，簡單地說就是，知識通過知識挖掘平臺從單位的產(chǎn)品、檔案、個人經(jīng)驗中挖掘出來，形成規(guī)范的有價值的單位知識庫，同時通過知識共享平臺最大化的服務(wù)于單位的員工和經(jīng)營者，單位利用知識經(jīng)營獲得的成果又變成了新的知識源，從而再可以產(chǎn)生出新的知識，這樣一個周而復(fù)始的過程。通過這樣的知識管理，可以有效實現(xiàn)知識價值的不斷轉(zhuǎn)化，促進(jìn)單位不斷成熟和壯大。

知識管理是必需的

目前大多數(shù)企事業(yè)單位都有大量的檔案資源，包括非結(jié)構(gòu)化的電子文檔和結(jié)構(gòu)化的客戶檔案、產(chǎn)品檔案、流程數(shù)據(jù)等，個別企業(yè)針對這些檔案資源建立了自己的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化管理，員工可以利用信息系統(tǒng)查詢技術(shù)可以比較快速和準(zhǔn)確地查詢到相關(guān)的檔案信息。但是，員工若要根據(jù)自身的工作性質(zhì)和信息需求，從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中獲取所需要的有價值的信息則是非常困難，這些有價值的信息可能存在于某篇文檔中的某一頁的某一段中，也可能存在于某產(chǎn)品的某一篇源代碼的某個實現(xiàn)方法中，要想得到這些有價值的信息，需要翻閱整篇文檔或者閱讀整個產(chǎn)品的源代碼才能得到，導(dǎo)致每項工作基本上都是從頭開始，工作的質(zhì)量和效率都非常低下。工作的成果又成為新的檔案，企業(yè)的檔案資源越來越龐大，而這些檔案資源成為了永久的陳列品，形成惡性循環(huán)。另一方面，員工自身也不能從企業(yè)歷史檔案中積累經(jīng)驗成長進(jìn)步，導(dǎo)致企業(yè)整體工作效率和實力低下，企業(yè)競爭力下降。

當(dāng)前企事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入一個由學(xué)習(xí)和知識主導(dǎo)的知識經(jīng)濟(jì)時代。在這個時代，信息改變了資本的屬性，知識成為最寶貴的資源和最重要的資本，并且日益成為促進(jìn)發(fā)展的主要因素。企事業(yè)單位發(fā)展需要的不僅僅是一大堆沒有可利用價值的數(shù)字化檔案資源，而更重要的是需要從大量檔案中不斷提取出來的有價值的知識資源，從數(shù)字化檔案管理模式向知識管理模式轉(zhuǎn)變，只有這樣單位的價值積累才會越來越多，單位競爭力才會整體提高?？梢姡R管理是企事業(yè)單位發(fā)展中的必由之路。企事業(yè)單位需要引入一整套知識管理體系，實現(xiàn)從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中發(fā)現(xiàn)和提取有價值的知識，同時建立單位知識庫、建立單位知識共享平臺，最終實現(xiàn)單位和員工共同快速發(fā)展，提高單位的綜合競爭力。

體系模型的構(gòu)建

知識管理是對知識從獲取到存儲、共享利用的全過程的管理，基于這樣的觀點，筆者圍繞知識從產(chǎn)生、獲取到利用的整個生命周期提出了企事業(yè)單位知識管理體系模型，該模型包括知識源、知識挖掘平臺、單位知識庫和知識共享平臺四大部分組成。

——知識源是知識的來源，按照可見性不同可分為顯性知識源和隱性知識源，顯性知識源主要包括單位的各類檔案資料、外部引進(jìn)的各類資源等，隱性知識源則主要是存在于員工大腦中的不可見的知識和經(jīng)驗，知識就是從這些知識源中挖掘出來的。

——知識挖掘平臺是知識管理體系中關(guān)鍵性的基礎(chǔ)平臺，它主要解決的問題是：從非結(jié)構(gòu)化的知識源中找出有價值的不同知識（也稱之為知識發(fā)現(xiàn)）。目前這項工作無法完全依賴于數(shù)據(jù)挖掘信息系統(tǒng)來完成，而是以人工整理分析為主、以數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)為輔助工具的人機結(jié)合的平臺。企事業(yè)單位搭建知識挖掘平臺，關(guān)鍵在于制定知識發(fā)現(xiàn)的方法策略，約束員工按照既定的規(guī)則從單位的檔案資料庫中去分析并抽取出有價值的滿足不同對象需求的知識點。

——單位知識庫是知識統(tǒng)一存儲和管理的地方。存儲在單位知識庫里的知識一般都有以下公共特征：知識目錄，是為了管理知識的需要從業(yè)務(wù)上劃分的知識目錄樹；知識類別，為了區(qū)別不同屬性的知識引入了知識類別；知識，是包含所有屬性的知識條目，知識屬于某個知識目錄和某個知識類別；關(guān)鍵詞，是為了檢索方便不斷建設(shè)的知識詞庫，一條知識可以有多個關(guān)鍵詞。為了管理這些知識，還需要建設(shè)知識庫管理系統(tǒng)，用來進(jìn)行知識的錄入、審批、修改、刪除等操作。通用的知識庫管理系統(tǒng)一般要求具備以下功能：目錄維護(hù)功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識目錄；知識類別維護(hù)功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識類別；關(guān)鍵詞維護(hù)服務(wù)，包括添加、刪除、修改、查詢關(guān)鍵詞；知識維護(hù)服務(wù)，包括添加、修改、查詢、作廢、清理知識，還包括知識流轉(zhuǎn)審批等功能。

——知識共享平臺是為了方便知識檢索和傳播而設(shè)計的，它聯(lián)系著知識源和單位知識庫，單位員工或者經(jīng)營者通過知識共享平臺可以很方便的從知識源中查找到自己想要找的檔案資料，同時也可以很方便的從單位知識庫中快速檢索到自己最關(guān)心的價值知識。在知識共享平臺中主要包括搜索引擎和知識地圖兩部分內(nèi)容。

這四部分之間的關(guān)系是：單位員工或者經(jīng)營者通過知識共享平臺獲取知識，進(jìn)行單位日常經(jīng)營活動，經(jīng)營的成果包括“一些輸出的檔案資料和員工經(jīng)驗的積累”，而這些最終又演變?yōu)閱挝坏闹R源，挖掘產(chǎn)生新的知識。單位的知識管理就是這樣一個從知識源到知識挖掘、知識存儲、知識共享的一個周而復(fù)始的過程。

實施的重點環(huán)節(jié)

那么如何在單位里進(jìn)行推廣實施企事業(yè)單位知識管理體系呢？筆者認(rèn)為主要采用以下幾步驟分期實施。

認(rèn)知培訓(xùn)。這個階段是單位導(dǎo)入知識管理體系的敲門磚，目標(biāo)是讓單位員工和經(jīng)營者共同參與知識管理活動。由于大多數(shù)員工只希望從單位或者他人那里獲取知識，而不希望共享自己學(xué)習(xí)的經(jīng)驗知識，所以首先要對員工進(jìn)行培訓(xùn)引導(dǎo)，讓員工認(rèn)識到知識共享對個人發(fā)展的好處，然后通過制度和單位文化的共同作用創(chuàng)造知識共享的文化和讓員工養(yǎng)成知識共享的習(xí)慣。在組織知識管理的實施中，必須注意抓住“知識管理的火種”，所謂知識管理的“火種”即是指這樣一些人：認(rèn)同知識管理的理念并能身體力行的參與單位的知識管理實踐；能通過自己的行為影響別人去認(rèn)識知識管理、促進(jìn)其余員工參與知識管理。單位知識管理的實施過程中，只有擁有盡量多的知識管理的“火種”，知識管理才可以比較順利的實施。如果單位能將一些對知識管理感興趣的、有一定研究的人員培育成知識管理的“火種”，讓這些人參與知識管理的實踐并推動身邊人的參與，那就沒有什么困難不能克服。

體系構(gòu)建。一是構(gòu)建知識挖掘平臺。知識挖掘平臺關(guān)鍵是建立一套知識搜集和知識發(fā)現(xiàn)的流程制度和作業(yè)指導(dǎo)書，同時需要研發(fā)知識挖掘信息系統(tǒng)，用來輔助人工整理和發(fā)現(xiàn)知識之用，有了工具和制度，就可以保證了我們手工去整理和發(fā)現(xiàn)知識。二是構(gòu)建單位知識庫。需要研制知識庫管理系統(tǒng)，用于管理知識，同時需要制訂知識入庫審批的流程、規(guī)劃單位知識目錄體系，知識分類體系和詞庫等。三是構(gòu)建知識共享平臺。知識共享平臺的核心工作是研制基于知識庫的搜索引擎和知識地圖系統(tǒng)，知識地圖需要人工規(guī)劃出知識的來龍去脈，知識與知識之間的網(wǎng)狀關(guān)系模型。

推廣應(yīng)用。整套知識管理體系的推廣應(yīng)用需要知識管理制度做保證，可以選取適當(dāng)?shù)牟块T和流程依照規(guī)劃基礎(chǔ)進(jìn)行知識管理實踐，并從短期效果來評估知識管理體系，結(jié)合推廣中出現(xiàn)的問題進(jìn)行修正，效果明顯則開展單位全面的知識管理實踐。