羅曉丹

淺談河南省水利普查檔案質(zhì)量控制管理措施

羅曉丹

水利普查是一次綜合性、全方位的普查，涉及范圍廣、參與部門多、技術(shù)要求高、工作難度大，這在河南省水利發(fā)展史上是空前的，在統(tǒng)計(jì)調(diào)查史上也是少有的。水利普查檔案管理是水利普查工作的重要內(nèi)容，收集保存好大量的水普檔案、加強(qiáng)水普檔案監(jiān)督管理就顯得尤為重要。第一次全國(guó)水利普查自2010年正式啟動(dòng)以來(lái)，河南省各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)高度重視，周密部署，將檔案管理貫穿于普查工作全過(guò)程，與其他各項(xiàng)工作同安排、同部署、同時(shí)抓，同步推進(jìn)，指導(dǎo)思想上突出一個(gè)“早”字：早計(jì)劃、早安排、早部署，早建章立制、早落實(shí)管理人員、早落實(shí)工作責(zé)任；工作方法上落實(shí)一個(gè)“協(xié)”字：協(xié)調(diào)左右，協(xié)同部門，協(xié)助基層，多管齊下，協(xié)力工作；具體工作中狠抓一個(gè)“細(xì)”字：細(xì)心制定工作制度，嚴(yán)密工作流程，仔細(xì)收集資料，悉心整理，細(xì)密分類，細(xì)致歸檔，精細(xì)裝訂，謹(jǐn)慎保管，做到簡(jiǎn)化整理，深化檢索，科學(xué)管理，規(guī)范歸檔。主要經(jīng)驗(yàn)做法是：

一、高度重視，明確責(zé)任，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是普查檔案工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵。河南省水利廳黨組高度重視水利普查檔案工作，在多次各類工作會(huì)議上對(duì)全省水利普查檔案工作提出要求。第一次全國(guó)水利普查工作開(kāi)展伊始，全省各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)高度重視水利普查檔案管理工作，成立了檔案管理的工作組織，明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，選調(diào)了檔案工作人員，明晰了工作責(zé)任，落實(shí)了工作經(jīng)費(fèi)，同時(shí)建立了水利普查檔案工作制度，認(rèn)真履行檔案工作的責(zé)任和義務(wù)，將檔案工作納入水利普查工作計(jì)劃和管理工作程序，實(shí)行同步管理，同步運(yùn)行。

二、及早安排，超前謀劃，注重資料收集

資料收集是檔案管理的基礎(chǔ)。2011年，根據(jù)《第一次全國(guó)水利普查檔案管理辦法》要求，河南省普查辦結(jié)合全省實(shí)際，率先研究制定了《河南省水利普查檔案管理細(xì)則》，從制度上將檔案工作納入水利普查工作內(nèi)容和工作計(jì)劃，落實(shí)職責(zé)分工，完善工作程序，配備必要的檔案管理軟硬件設(shè)施，及時(shí)、積極、主動(dòng)開(kāi)展水利普查檔案工作。要求全體普查工作人員在抓好普查工作的同時(shí)，必須對(duì)水利普查過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的各類歸檔資料，應(yīng)交盡交，個(gè)人不得保存，嚴(yán)防資料丟失和泄密。檔案管理人員對(duì)各類資料要做到早收集、早歸整、應(yīng)收盡收，邊收集，邊整理邊歸檔，確保水利普查資料的完整。

三、加強(qiáng)溝通，密切合作，規(guī)范化管理

省普查辦多次與省水利廳、省檔案局溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)商討研究解決業(yè)務(wù)中的疑難問(wèn)題，制定印發(fā)《河南省水利普查檔案管理細(xì)則》，細(xì)化分解水利普查文件材料歸檔范圍保管期限和歸檔文件材料整理要求，并按照要求配備了專用檔案室、檔案柜和保險(xiǎn)柜，存放涉密材料，同時(shí)做好防火、防盜、防潮、防污染、防蟲(chóng)害等工作，確保檔案安全。建立健全檔案管理制度，從檔案收集、整理、立卷、歸檔以及安全、保密等方面，制定和完善了一系列規(guī)章制度，使檔案管理工作做到有章可循，確保檔案管理工作規(guī)范化、制度化。省水利廳、省檔案局聯(lián)合制定和印發(fā)了《河南省第一次全國(guó)水利普查檔案驗(yàn)收辦法》，細(xì)化各項(xiàng)驗(yàn)收規(guī)定。全省各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)也注重與當(dāng)?shù)厮姓鞴懿块T和檔案行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，尋求檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與技術(shù)支持，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決在普查檔案工作中的困難和技術(shù)問(wèn)題，推進(jìn)普查工作進(jìn)展。

四、加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

省普查辦先后召開(kāi)全省水利普查檔案管理座談會(huì)，舉辦水利普查檔案管理培訓(xùn)班，邀請(qǐng)省水利廳、省檔案局專家，對(duì)各市、縣（市、區(qū)）水利普查辦公室、技術(shù)支撐單位檔案管理工作人員等400余人進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)參觀省級(jí)檔案資料實(shí)物，增進(jìn)認(rèn)識(shí)和交流，并就水利普查檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)討論、答疑，提高水利普查管理人員的業(yè)務(wù)水平，保障檔案工作要求的規(guī)范實(shí)施。組建全省檔案管理QQ群，覆蓋到各縣（市、區(qū)），打造業(yè)務(wù)溝通、指導(dǎo)平臺(tái)。收集檔案整理過(guò)程中的疑難問(wèn)題，研究解答后形成匯編材料印發(fā)。

五、明確原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格過(guò)程控制

為了確保水利普查檔案規(guī)范、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，河南省制定了詳細(xì)的工作流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。全省水利普查檔案整理遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性原則，著重突出“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”。一是明確歸檔材料整理原則。水利普查文件材料要按“卷”進(jìn)行整理，在案卷整理工作中，應(yīng)注意遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。二是統(tǒng)一歸檔文件材料整理要求。結(jié)合《第一次全國(guó)水利普查檔案管理辦法》、《第一次全國(guó)水利普查檔案驗(yàn)收辦法》和其他電子文件檔案、文書(shū)檔案的管理規(guī)定，從如何建立水利普查檔案的最基本單元開(kāi)始，對(duì)歸檔文件材料整理原則、方法，歸檔文件編號(hào)，案卷裝訂、裝盒到文件材料的收集、整理、移交、安全保管等方面進(jìn)行了系統(tǒng)全面的要求。三是統(tǒng)一歸檔格式和驗(yàn)收時(shí)間。所有紙質(zhì)文件、音像材料、照片資料等都要?dú)w檔規(guī)范、包裝美觀。電子文件、音像材料、照片分別參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理歸檔。根據(jù)《河南省水利普查檔案管理細(xì)則》要求，省水利普查辦負(fù)責(zé)各省轄市水利普查檔案管理工作的驗(yàn)收，省轄市水利普查辦負(fù)責(zé)所轄各縣（市、區(qū)）水利普查檔案管理工作的驗(yàn)收。四是制定普查質(zhì)量歸檔流程，編制河南省第一次全國(guó)水利普查歸檔材料收集指引，列出省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)及技術(shù)支撐單位水利普查檔案資料收集清單，明確歸檔重點(diǎn)與分類，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”原則做好資料歸集。

六、強(qiáng)化分工，精細(xì)操作，確保檔案質(zhì)量

在水利普查檔案整理中，河南省堅(jiān)持一個(gè)“細(xì)”字，即從工作細(xì)節(jié)著手，收集資料要細(xì)心，整理資料要細(xì)致，裝訂資料要精心，保管資料要嚴(yán)密，確保普查檔案真實(shí)完整、可靠安全。省普查辦選配了業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的水利普查檔案管理專職人員，對(duì)全省水利普查檔案管理進(jìn)行綜合指導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案日常管理工作，同步做好有關(guān)文件、便函和簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)的收集，及時(shí)做好有關(guān)會(huì)議、培訓(xùn)等資料的整理、歸檔工作，建立歸檔文件材料的案卷和文件級(jí)目錄及重要文件材料全文數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)水普檔案信息化管理。各專項(xiàng)同志嚴(yán)格按照《第一次全國(guó)水利普查檔案管理辦法》，將各項(xiàng)資料分門別類，交由專人統(tǒng)一歸檔。把檔案整理與日常業(yè)務(wù)等工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，合理分配工作時(shí)間，做到普查填報(bào)工作與檔案整理兩不誤。

全國(guó)水利普查工作已進(jìn)入收尾階段，河南省水利普查工作也在緊鑼密鼓地進(jìn)行。作為全國(guó)水利普查大軍中的一員、水利普查檔案工作者深感責(zé)任重大，使命艱巨而光榮，相信通過(guò)全省各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)團(tuán)結(jié)協(xié)作，真抓實(shí)干，一定能夠圓滿完成河南省水利普查檔案工作

河南省水文水資源局 450003）