摘要：本文借鑒全面質(zhì)量管理理論，運用過程方法對會計檔案管理的基本流程進行了分析，在此基礎(chǔ)上依據(jù)會計檔案管理的基本流程對會計檔案管理收集、整理、鑒定、利用等階段的質(zhì)量控制方法進行了探討。

關(guān)鍵詞：會計檔案；質(zhì)量管理；過程方法

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務(wù)計劃的數(shù)據(jù)源，又是進行科學(xué)經(jīng)濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經(jīng)驗、智慧和技術(shù)的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對會計檔案進行全過程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強會計檔案建設(shè)，提高會計檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現(xiàn)實意義。

一、會計檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學(xué)的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會計檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強調(diào)會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會計檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對會計檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。

（二）法規(guī)標準依據(jù)

遵循法規(guī)標準的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質(zhì)量的根本途徑。會計檔案管理的相關(guān)法規(guī)標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權(quán)條例》。

（三）實踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強會計檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會計業(yè)務(wù)實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應(yīng)從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質(zhì)量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會計檔案形成的特點和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應(yīng)嚴格遵照會計部門保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會計檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴格遵循標準規(guī)范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關(guān)標準規(guī)范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會計檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

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