何珊

【摘要】主題詞是公文的組成要素之一，它既有別于“關鍵詞”，也有別于“主題語”。正確使用公文主題詞便于揭示公文主要內(nèi)容，便于公文歸檔管理、檢索查詢，便于辦公自動化和公文處理的規(guī)范化。但從當前的機關工作實踐來看，在公文主題詞標引上還存在著許多問題。筆者結(jié)合工作實踐，談一下正確標引公文主題詞的粗淺認識。

【關鍵詞】主題詞現(xiàn)狀措施

一、現(xiàn)狀及其原因分析

公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉(zhuǎn)換出來的，是體現(xiàn)公文主題特征及歸屬類別、能為計算機識別的名詞或名詞性詞組。但是我們時?？梢园l(fā)現(xiàn)，公文主題詞標引中，標引的隨意性較大,錯標、漏標的現(xiàn)象比較突出，把公文標題的關鍵詞視作主題詞、缺少公文主題的別詞或是內(nèi)容屬詞標引不當、隨意組培主題詞的現(xiàn)象比比皆是。甚至在地方政府辦公室秘書科起草的文件中，竟然會出現(xiàn)“ 領導講話XXX（人名）通報”這類主題詞。殊不知人名一般不作為主題詞使用。公文主題詞的缺省不僅影響了公文法定的權威性、嚴肅性和公文處理工作效率，影響了基層黨政機關的形象，而且對檔案分類也頗有影響。

筆者分析，造成這樣的現(xiàn)狀原因有四：

一是認識程度不夠。由于主體是公文的主要組成部分，占據(jù)版心的大部分位置，主體對公文質(zhì)量的好壞起著決定性的作用，因此許多人過分強調(diào)公文主體的完整性、規(guī)范性和用詞的準確性，認為一份公文只要具備公文標題、主送機關、公文正文、附件、發(fā)文印章和附注等7個要素，就是完整合格的公文。出于這個觀念，很多人不能清醒地認識公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用，忽略了主題詞存在的必要性和重要性，認為主題詞和公文的關系不大，標與不標、標對標錯無關緊要。恰恰相反，缺少了眉首和版記，無論七要素如何完整，行文如何準確流暢，它首先是不完整的公文，就不可能合格和規(guī)范。

二是參考依據(jù)有限。公文主題詞的標引主要依據(jù)是由中共中央廳秘書局1998年8月修訂的《公文主題詞表》和國務院辦公廳秘書局1997年12月修訂的《國務院公文主題詞表》。此外，遵照國標，相關行業(yè)和部門結(jié)合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。電力系統(tǒng)公文處理的主題詞標引，則是依據(jù)國務院批準公布的《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704-1999），省委、省政府、原國家電力公司修訂頒發(fā)的公文處理辦法，以及2001年原江西省電力工業(yè)局據(jù)此印發(fā)的公文處理實施細則。但是由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之隨著社會經(jīng)濟和電網(wǎng)事業(yè)的快速發(fā)展，各級公文主題詞應用和制作中出現(xiàn)了很多問題。因此，根據(jù)工作需要不斷完善、規(guī)范主題詞的應用、制作迫在眉睫。

三是專業(yè)培訓缺乏。文件審核是秘書人員的日常工作之一，對主題詞不標注或許可以糾正，但也不可能完全做到準確、規(guī)范地標引主題詞。筆者發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)各類文秘工作培訓不少，但專題針對主題詞的培訓幾乎沒有?；鶎愚k公室秘書因白天忙于辦文、辦會等事務性工作，晚上忙于爬格子，實際參培時間少之又少。即便是通過自學，對主題詞認識也缺乏系統(tǒng)性，加之實際工作經(jīng)驗不足，認識的有限性和理解的差異性，使得秘書人員在審核公文主題詞時往往拿捏不準，即費時間又弄不準確，造成標注的主題詞缺乏準確性和一致性。

四是執(zhí)行不嚴謹。無規(guī)矩不成方圓，有規(guī)矩則要執(zhí)行。主題詞選擇中明確規(guī)定，“當文件所反映的時間因素和位置因素超出詞表規(guī)定的范圍時，可進行自由標引，但每份文件只限1個，而且須用‘△加以標注?！笨杀氖?，在我們大呼執(zhí)行力的當代，又有多少人熟知主題詞的標引規(guī)則，有多人掌握主題詞的標引規(guī)則、方法和技巧。在日常工作中接觸到的各類文件中，我們很難看到‘△符號的出現(xiàn)，取而代之的是一些隨心所欲地采用句子或短語形式代替的令人啼笑皆非、標新立異的詞類，使得標注的主題詞沒有任何檢索價值。

五是電腦的迅速發(fā)展。當前，大多辦公自動化系統(tǒng)都具備公文檢索體系，人們可以通過主題詞來查找有關主題的文件。但是主題詞的標引不正確，則使得檢索范圍有限，查找跨度較小。日常工作中，我們習慣在“開始”菜單中用“包含文字”模糊查找需要的文件，而非通過查找主題詞這種真正意義的信息檢索方法搜索所需文件?？萍嫉难杆侔l(fā)展和日常習慣的養(yǎng)成，無疑使人們忽視了標引主題詞的意義和作用。雖然，新上線的協(xié)同辦公系統(tǒng)會自動根據(jù)文件標題提取主題詞，但也存在一定的錯誤，不能正確、完整地反映公文內(nèi)容。如《關于印發(fā)〈贛西電網(wǎng)2011年繼電保護及安全自動裝置整定方案〉的通知》，協(xié)同辦公系統(tǒng)會自動生成“華東地區(qū)江西供電公司通知”；《關于解決220kV新珠線#7、#8塔基安全隱患的函》，系統(tǒng)自動生成主題詞 “公安安全函”，而建議分別改為“能源繼電保護方案通知”、“能源線路安全函”。

二、解決措施與建議

公文主題詞的制作、標引、查找，不僅要求標注者必須了解公文的主題內(nèi)容，確定主題概念，而且還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標注。因此標注類屬詞的難度占據(jù)了公文主題詞審核的大部分時間。公文主題詞的選取方法也不是一兩句就能說清的，因此如何讓公文主題詞既不費時又相對準確，是擺在當前的一個難題。

前提：高度重視標引

隨著信息社會的飛速發(fā)展，各單位對內(nèi)對外事務的加大，信息量、數(shù)據(jù)量的的增加，公文使用頻率也隨之加大。為進一步適應規(guī)范化、精益化管理的要求，各級各單位領導，特別是機關辦公室的部門和秘書工作者，應要提高對公文主題詞嚴肅性、重要性和必要性的認識，把主題詞標注水平作為衡量公文制作質(zhì)量的一條重要標準，并以此評判公文制作者和秘書人員的工作能力，杜絕標注的隨意性，保證標注的準確性和一致性。各單位公文制作者要把公文主題詞標注工作當作責無旁貸的分內(nèi)事，把主題詞當作公文的完整要素規(guī)范標注，不斷提高標注工作水平。

基礎：強化專題培訓

不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標注，不懂公文內(nèi)容就不可能標注出恰如其分的公文主題詞。主題詞標注工作是個系統(tǒng)、繁瑣，又在不斷發(fā)生變化的工作，具體的工作人員除了要懂公文制作基礎知識，學習標注規(guī)范外，還要不斷加強政治理論、行業(yè)管理及相關知識的學習，要加強學習包括辦公自動化、計算機網(wǎng)絡知識在內(nèi)的先進的科學知識和技能。因此，為提高公文主題詞標引的質(zhì)量和公文的整體水平，應每年定期對各級文秘人員和檔案管理人員開展公文處理業(yè)務培訓，使其掌握正確的標注方法，熟悉相關規(guī)則和要求，準確規(guī)范標注主題詞，以確保公文和檔案的高質(zhì)量、高水平。此外，保證文秘和檔案人員的相對穩(wěn)定性，加強公文審核環(huán)節(jié)的考核，也是保證公文處理的連續(xù)性和公文主題詞標引規(guī)范化的有效途徑。

保障：修訂完善主題詞表

建議制定或完善統(tǒng)一的內(nèi)部公文主題詞表和標注規(guī)則。各單位除參照國務院公文主題詞表和本行業(yè)試用的公文主題詞表外，應該根據(jù)自身的特色和需要，制定內(nèi)部通用的公文主題詞，并根據(jù)發(fā)展和需要，及時增補和刪減詞目，并盡可能收納工作范圍內(nèi)的基本名詞術語、業(yè)務工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術語，使公文詞表的編制在保持與《國務院公文主題詞表》的銜接和協(xié)調(diào)的基礎上，又突出本行業(yè)特點，兼顧思想性、科學性、實用性和概括性，便于單位內(nèi)部各部門遵照使用。

突破：實現(xiàn)技術創(chuàng)新

公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找，同時也嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。財政部早在1996文件就印發(fā)了《財政系統(tǒng)公文主題詞表》，并為編排了手工標引和自動標引兩種主題詞檢索方式，設計了《財政系統(tǒng)公文主題詞表》標引軟件，使快速準確地查找、標引主題詞成為可能。工作人員輸入文件標題，可以獲得軟件自動生成的主題詞，同時還能利用該軟件檢測、查驗主題詞的標引是否正確和規(guī)范。因此，筆者建議電力系統(tǒng)部門也可借鑒此方式，進一步完善協(xié)同辦公系統(tǒng)相關功能，改變主題詞的編寫和標引和審核難的狀況，使主題詞變成一件輕松的工作，并且快速、準確、規(guī)范，促進公文的規(guī)范化、電子化和網(wǎng)絡化，提高工作效率。