摘 要:借學(xué)校提出的“十二五”規(guī)劃目標(biāo)的東風(fēng),響應(yīng)“爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)”的口號(hào),也為了確保圓滿完成學(xué)校下達(dá)的教學(xué)、科研任務(wù),促進(jìn)高等學(xué)校教育事業(yè)的健康發(fā)展,突出辦公室的服務(wù)職能,把爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)落到實(shí)處,院系辦公室的管理人員就必須提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。
關(guān)鍵詞:院系辦公室 素質(zhì) 服務(wù)
中圖分類號(hào):G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2011)03(c)-0206-01
高校院系辦公室是學(xué)院對(duì)外、對(duì)內(nèi)的“窗口”,是完成學(xué)校下達(dá)的各種日?;A(chǔ)性工作,保障學(xué)校決策實(shí)施,促進(jìn)教學(xué)、科研和其他管理任務(wù)協(xié)調(diào)運(yùn)作的重要部門。借學(xué)校提出的“十二五”規(guī)劃目標(biāo)的東風(fēng),響應(yīng)“爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)”的口號(hào),也為了確保圓滿完成學(xué)校下達(dá)的教學(xué)、科研和其他任務(wù),促進(jìn)高等學(xué)校教育事業(yè)的健康發(fā)展,突出辦公室的服務(wù)職能,把爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)落到實(shí)處,院系辦公室的管理人員就必須提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。
1 過(guò)硬的思想政治品德素質(zhì)
政治思想是做好工作的前提。任何時(shí)候,院系辦公室人員都要把政治方向放在第一位。平時(shí)注重加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和黨性修養(yǎng),提高思想認(rèn)識(shí)水平,認(rèn)真學(xué)習(xí)中共中央的十七大五中全會(huì)精神。通過(guò)黨性教育,提高辦公室人員的思想認(rèn)識(shí),堅(jiān)定社會(huì)主義信念。通過(guò)學(xué)習(xí),掌握科學(xué)理論,才能站得高,看得遠(yuǎn),增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性,從而有效地提高辦公室的工作水平、質(zhì)量、效率。另外,作為一名管理人員還要有極高的保密思想覺(jué)悟,因?yàn)榻虒W(xué)成果、科研成果保密是二級(jí)學(xué)院辦公室管理者的工作之一,這涉及到專利權(quán)、著作權(quán)以及國(guó)家機(jī)密。還有對(duì)于院系黨政辦公會(huì)還沒(méi)有形成決議的內(nèi)容也不要說(shuō)出去,以免在教職工中形成矛盾,引起不必要的事端。這就要求管理者做到不該看的不看,不該問(wèn)的不問(wèn),不該說(shuō)的不說(shuō)。
2 高水平的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平
作為高校的一名辦公室工作人員,要能準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地向領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)信息,為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)各項(xiàng)決策,處理日常事務(wù)。這就要求辦公室人員具備合理的文化知識(shí)結(jié)構(gòu)和廣博的知識(shí)。只有這樣,才能視野開(kāi)闊、思想敏銳、富有開(kāi)拓創(chuàng)新的精神。那么,怎樣才能提高文化素質(zhì)呢?一是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣,樹(shù)立“終身學(xué)習(xí)”的思想。學(xué)習(xí)教育理論和本院系相關(guān)專業(yè)的常識(shí),即學(xué)習(xí)行政管理學(xué)、秘書(shū)學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、辦公自動(dòng)化等知識(shí),使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問(wèn)題的能力、調(diào)查研究的能力、綜合協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力,成為工作上的多面手。二是強(qiáng)調(diào)全員學(xué)習(xí),即辦公室的各個(gè)階層都要全心投入學(xué)習(xí)。在辦公室工作中有意識(shí)地構(gòu)建共同學(xué)習(xí)的氛圍,形成共同學(xué)習(xí)的機(jī)制。三是利用寒、暑假期間參加相關(guān)的培訓(xùn)班或組織人員到相同專業(yè)的兄弟院校與同行開(kāi)展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)。通過(guò)這些方式促進(jìn)知識(shí)共享和信息交流,從而全面提高辦公室人員的文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和管理質(zhì)量。
3 良好的心理素質(zhì)及工作作風(fēng)
院系辦公室的工作“細(xì)、雜、繁、忙”。辦公室管理人員往往是“做好無(wú)功,做錯(cuò)有過(guò)”,在執(zhí)行具體規(guī)章制度時(shí)難免會(huì)觸犯到個(gè)別教師的利益,于是各種批評(píng)、指責(zé)、抱怨之聲蜂擁而至。鑒于辦公室工作的復(fù)雜性,就要求辦公室人員胸襟寬闊、心態(tài)坦然、不計(jì)較個(gè)人得失,要能承受委屈,學(xué)會(huì)“努力做事,低調(diào)做人”,為學(xué)院的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的綿薄之力。
4 強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)
院系管理要貫徹“教育以育人為本,以學(xué)生為主體;辦學(xué)以人才為本,以教師為主體”的方針。這種以人為本的管理理念,強(qiáng)調(diào)管理是為人服務(wù),“管理就是服務(wù)”。辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落實(shí)點(diǎn)都在于發(fā)展好教師和學(xué)生的根本利益,為學(xué)院的教學(xué)、科研工作服務(wù)。而“服務(wù)”又是辦公室工作的主要職能之一,也是其基本特征之一。因此,辦公室人員要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。要提高辦公室工作的效率,就有必要提高服務(wù)質(zhì)量。那么,服務(wù)質(zhì)量如何提高呢?一是提高個(gè)人的業(yè)務(wù)水平,熟悉辦公室工作的日常程序;二是端正服務(wù)態(tài)度,把為師生服務(wù)看做自己的天職。做到熱情、周到、耐心、及時(shí)、細(xì)致,“想師生之所想,急師生之所急,解師生之所憂”。把握人性需求,體現(xiàn)人情關(guān)愛(ài),營(yíng)造濃濃的人文氛圍,做到主動(dòng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、超前服務(wù)。辦公室工作人員要在優(yōu)質(zhì)的服務(wù)中努力提高工作效率。
總之,辦公室管理人員要樹(shù)立“陽(yáng)光、便捷、貼心”的服務(wù)理念,深刻領(lǐng)悟十七大精神內(nèi)涵,努力提高業(yè)務(wù)技能,優(yōu)化服務(wù)環(huán)境,用實(shí)際行動(dòng)來(lái)豐富創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先的內(nèi)涵,將爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)落到實(shí)處。
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科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)2011年9期