單位的文印室配有一臺HP LaserJet 5100Se企業(yè)級激光打印機(jī)，每天都要打印成百上千頁材料。由于大家的辦公水平參差不齊，因而每天都有少則幾十張多則上百張的辦公用紙被浪費(fèi)了。為了控制日益上升的辦公開支，有人向經(jīng)理提出了一個建議，每天統(tǒng)計一下各部門的紙張浪費(fèi)情況，浪費(fèi)太嚴(yán)重的人要點(diǎn)名批評，甚至?xí)贿青暌幌驴鄣舢?dāng)月獎金。這讓部分平時排版打印文檔馬馬虎虎，常常浪費(fèi)紙張的同事有點(diǎn)緊張，于是紛紛去請教公司的辦公專家丁丁。下文就是他關(guān)于如何節(jié)省辦公用紙的一點(diǎn)經(jīng)驗之談。

在日常辦公過程中，往往是一個甚至幾個辦公室的多臺電腦共享一臺激光打印機(jī)。由于Windows XP默認(rèn)安裝有支持打印預(yù)覽功能的程序Microsoft Office Document Image Writer，因此在沒有安裝打印機(jī)的電腦上排版的常見紙張類型（如A4），不會有什么問題。但對于一些特殊紙張尺寸（如8K），有時會出現(xiàn)一些頁面設(shè)置和打印預(yù)覽不一致的問題。一般來說，默認(rèn)的打印機(jī)不同，在“頁面設(shè)置”中可以直接選擇的紙張類型也不同（如圖1）。

這時，可以通過下載安裝相同型號的打印機(jī)驅(qū)動來解決這個問題。方法如下：執(zhí)行“控制面板/打印機(jī)和傳真機(jī)/添加打印機(jī)”命令，根據(jù)“添加打印機(jī)向?qū)А?，一步一步安裝與自己將要使用的目標(biāo)打印機(jī)相同的驅(qū)動程序，并注意去掉“自動檢測并安裝即插即用打印機(jī)”前面的鉤（如圖2），選擇不打印測試頁，安裝完成后將它設(shè)置為默認(rèn)打印機(jī)。你會發(fā)現(xiàn)如果該打印機(jī)連接的電腦和你的電腦是在同一個局域網(wǎng)中，還可以先將目標(biāo)打印機(jī)設(shè)置成網(wǎng)絡(luò)共享，然后在本機(jī)上添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，這樣就可以實(shí)現(xiàn)即時正確的預(yù)覽和打印。

在打印預(yù)覽之前，先要執(zhí)行“文件/頁面設(shè)置”命令，對紙張和頁邊距進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，默認(rèn)紙型是A4，還可以自定義紙張尺寸。頁面設(shè)置完成之后，才能進(jìn)行打印預(yù)覽。在打印預(yù)覽過程中，有時還會出現(xiàn)部分文檔內(nèi)容無法顯示，就好像被切掉一樣（如圖3），明明左右都有空間，為什么就是不能顯示文字呢，真令人費(fèi)解。

要更好地理解這個問題，先要從常見的紙張尺寸標(biāo)準(zhǔn)談起。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織的ISO 216定義了今日世界上大多數(shù)國家所使用的紙張尺寸標(biāo)準(zhǔn)，主要分為A、B、C三組，其中C組紙張尺寸主要使用于信封。當(dāng)今世界最為流行的辦公紙張A4就是來源于這個標(biāo)準(zhǔn)，而在我國還流行一種K制尺寸（如圖4）。

出現(xiàn)文檔內(nèi)容顯示不全的情況，一般都是由于自定義紙張?zhí)?，超出了打印機(jī)支持的打印范圍，或者是弄錯了進(jìn)紙方向（如圖5）。例如，你自定義43×28厘米的縱向紙張尺寸，打印預(yù)覽時就不能完全顯示，而改成A3（29.7×42）再預(yù)覽就沒有問題了。例如，學(xué)校里經(jīng)常要要打印8K的各種試卷，既可以自定義26×36.8厘米的紙張尺寸，也可以直接選B4來代替8K，然后將相應(yīng)的頁邊距適當(dāng)調(diào)小一點(diǎn)即可。

在對編輯好的各種文檔進(jìn)行打印預(yù)覽時，不能只看首頁，而要一頁一頁地仔細(xì)瀏覽，特別是一些有圖形和表格的頁面，不能超出文檔的有效范圍，否則無法打印出來。如果對已經(jīng)預(yù)覽正確的文檔再修改，即使只修改一兩個字符，也要重新預(yù)覽，因為文檔中的各種格式對象之間會相互制約，有時會“牽一發(fā)而動全身”。對于Word文檔，一般一個表格應(yīng)盡量排版在一頁之內(nèi)，如果不得不分在多頁，則需要設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)命令（選中標(biāo)題行，執(zhí)行“表格/標(biāo)題行重復(fù)”菜單命令）。對Excel工作表，常會出現(xiàn)的問題是由于頁面設(shè)置或頁邊距設(shè)置不當(dāng)，將希望打印在一頁上的內(nèi)容漏掉幾行或幾列在下一頁，結(jié)果必然是多用了一倍的紙張，卻還要重頭再來。而在打印PowerPoint演示文稿時，通常應(yīng)采用講義方式打?。▓?zhí)行“文件/打印”命令，打開“打印”對話框，在打印內(nèi)容處選擇“講義”，并根據(jù)需要選擇每張紙上打印的幻燈片數(shù)量），以最大限度節(jié)省紙張。

如果想再利用一下已經(jīng)使用過單面的紙張，打印一些僅僅用于復(fù)印、傳真的材料，則需要先將這些紙張冷卻、放平、壓正之后再使用。因為激光打印機(jī)的工作溫度會將剛打印過的紙張熨熱，表面張力會讓紙的中間產(chǎn)生一定的彎度，如果立即就使用這些紙張，往往會影響到打印機(jī)的正常進(jìn)紙，有時甚至?xí)a(chǎn)生卡紙而不能繼續(xù)打印。即使能打印出來，紙的表面往往也會被扭曲，不能正常使用，真可謂得不償失。

總而言之，如果我們能將文檔打印過程中的各種圖文排版問題解決在萌芽狀態(tài)，相信紙張浪費(fèi)的情況一定會越來越少，這對單位對公司，都是好事一件。別忘了，勤儉節(jié)約可是中華民族的傳統(tǒng)美德哦！