延安，是屹立在黃土地上的歷史豐碑，它在中國(guó)革命進(jìn)程中所做出的彪炳千秋的貢獻(xiàn)，永遠(yuǎn)被載入燙金封面的中國(guó)史冊(cè)。鐵血中國(guó)風(fēng)，全民齊抗戰(zhàn)，延安是抗日戰(zhàn)爭(zhēng)的心臟，黨不僅在這里制定了全面抗戰(zhàn)路線和持久戰(zhàn)的戰(zhàn)略方針，還領(lǐng)導(dǎo)抗日軍民浴血奮戰(zhàn)、英勇殺敵，形成了中華兒女不分民族、階層、黨派、宗教，同仇敵愾，共赴國(guó)難的全民抗戰(zhàn)局面。延安作為我黨當(dāng)時(shí)革命的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化中心，根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展和客觀的需要，在這里，上呈下達(dá)的文件穿梭般地往來(lái)，據(jù)統(tǒng)計(jì)：1937年僅黨中央與各地方往來(lái)的文件、電報(bào)有4500余件，到1938年已經(jīng)增加到8200余件。檔案材料成倍增加，而且是日積月累、愈積愈多，這就需要增強(qiáng)檔案資料的管理工作。
　　
　　文件材料的來(lái)源
　　
　　檔案的基礎(chǔ)是文件材料，文件材料的來(lái)源也是檔案管理的前提，二者不可分割。在延安形成的大量檔案主要來(lái)源于四個(gè)方面。
　　一、請(qǐng)示報(bào)告?？谷諔?zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，由于中國(guó)共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民軍隊(duì)長(zhǎng)期處于被分割的游擊戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境，各地的情況又千差萬(wàn)別，中共中央難以制定統(tǒng)一的政策，為了加強(qiáng)與中央的溝通，并能使中央及時(shí)了解重要情況并指導(dǎo)各項(xiàng)工作，保證中央與地方上情下達(dá)、下情上報(bào)，確保政令暢通，各地的黨組織和軍隊(duì)向中央上報(bào)了大量請(qǐng)示報(bào)告。這時(shí)期的請(qǐng)示報(bào)告與第一、二次國(guó)內(nèi)革命戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的請(qǐng)示報(bào)告有相同的地方，但也存在一些差異。隨著無(wú)線電通訊的發(fā)展，此時(shí)，以文電形式進(jìn)行請(qǐng)示報(bào)告的文件材料日益增多，1937年僅由中共中央秘書處收到的電報(bào)就多達(dá)2140件，占全年收發(fā)文電的一半。同時(shí)，由于各個(gè)抗日民主根據(jù)地要通過(guò)敵人的封鎖線向中央遞送文件，路途遙遠(yuǎn)，比較困難。因此，各地方用徒步遞送請(qǐng)示報(bào)告的文件愈來(lái)愈少。由于客觀原因，造成了送件時(shí)間拖得很長(zhǎng)，各地都想多送，所以，派交通員有的一次送幾十件甚至幾百件材料。比如，山東省委1943年1月至1944年2月一年中向中央報(bào)送文件四次，共566件，平均每次送140余件。有些亟待請(qǐng)示解決的問題，也無(wú)法正常處理，失去了請(qǐng)示報(bào)告的意義。1944年4月，王若飛代中央起草了《關(guān)于各級(jí)黨委如何對(duì)上級(jí)做報(bào)告問題的意見》的指示，后經(jīng)毛澤東親筆修改，最終由劉少奇以名為《關(guān)于做報(bào)告問題的意見》下發(fā)?！兑庖姟芬?guī)定了四種請(qǐng)示報(bào)告的方式，分別是電訊；派人送書面報(bào)告材料；派人口頭匯報(bào)請(qǐng)示；在新華社廣播。四種方式可因具體情況交替使用，這也是抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期請(qǐng)示報(bào)告制定的一個(gè)特點(diǎn)。此外，《意見》還對(duì)報(bào)送材料的范圍和如何具體書寫提出了詳細(xì)的要求。
　　二、敵友我三方面的材料。知己知彼，百戰(zhàn)不殆。為了抗日戰(zhàn)爭(zhēng)的勝利，黨中央、中央軍委、中央社會(huì)部等先后發(fā)布許多指令性文件。毛澤東同志對(duì)此項(xiàng)工作更為重視，對(duì)其基本目的和重要意義多次在著作中加以論述。1941年8月1日《中共中央關(guān)于調(diào)查研究的決定》規(guī)定，為了盡快開展并做好這項(xiàng)工作，各地均應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)收集材料。為此，中共中央設(shè)立了調(diào)查研究局，在中共中央局、分局和各省委設(shè)立了調(diào)研局或調(diào)研室，內(nèi)設(shè)材料室和研究室。材料室專管收集材料、保管材料和上送文件材料。研究局通常利用調(diào)查會(huì)或其他各種重要會(huì)議收集材料，也通過(guò)口頭形式進(jìn)行收集材料。早在1938年3月13日毛澤東在給陜甘寧邊區(qū)政府交際處負(fù)責(zé)人金城信中說(shuō)：“廣東材料很好。以后多收集這些材料告我，從外來(lái)人口中應(yīng)該收集各方面材料”。于是，黨中央決定可以“個(gè)別口頭詢問或派人去問，或調(diào)人來(lái)問。問干部、問工人、問農(nóng)民、問文化人、問商人、問官吏、問流氓、問俘虜、問同情者”。問的方式靈活，記錄下來(lái)即可整理成材料。此外，中央還決定“收集縣志、府志、省志、家譜，加以研究”。有條件的地方或單位還收集了名人列傳。收集到材料后，敵占區(qū)的各級(jí)黨組織和在抗日民主根據(jù)地的黨政機(jī)關(guān)，采用了不同渠道將文件材料運(yùn)送到了延安。有的派人徒步秘密傳遞，由于各敵占區(qū)和各抗日民主根據(jù)地距離延安路途遙遠(yuǎn)，且有一道道封鎖線，所以這種傳遞方式最為艱難。有的通過(guò)拍發(fā)情報(bào)材料進(jìn)行傳遞，在敵占區(qū)和國(guó)民黨統(tǒng)治地區(qū)，我地下黨組織收集到材料，一部分壓縮成電訊，用秘密電訊或明碼電訊拍發(fā)到延安。有的采購(gòu)各種書報(bào)刊物并通過(guò)郵局郵寄，各地方采購(gòu)到敵偽和國(guó)民黨方面的書報(bào)刊物等，一般由各地郵政局和抗日民主根據(jù)地郵局遞送，開始，各地寄來(lái)的書報(bào)刊物由中央秘書處收發(fā)科負(fù)責(zé)接收，后來(lái)成立了一個(gè)“山河郵局”，負(fù)責(zé)接收和分配各地送來(lái)的書報(bào)刊物。從1942年到1945年，中共中央秘書處每年平均收到這方面的文件資料約有1萬(wàn)件。
　　三、歷史檔案。為總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，借以指導(dǎo)抗日戰(zhàn)爭(zhēng)，1937年5月，毛澤東、朱德聯(lián)名發(fā)出《軍委關(guān)于征集紅軍歷史材料的通知》，便于“大規(guī)模的編輯十年來(lái)全國(guó)的紅軍戰(zhàn)史”，編委會(huì)由鄧小平、張愛萍、陸定一、丁玲等11人組成，負(fù)責(zé)征集文獻(xiàn)史料。自從通知發(fā)出后，許多黨政軍機(jī)關(guān)和紅軍老戰(zhàn)士積極響應(yīng)、踴躍捐獻(xiàn)，有的交文件，有的交照片，有的交回憶錄。中央軍委秘書處和中共中央秘書處通力合作，分別將收集到的有關(guān)紅軍文件資料集中使用，終于出版了《紅軍大事記》、《紅一方面軍長(zhǎng)征記》等珍貴的歷史書籍。
　　四、歸檔的文件材料。在抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，中央各機(jī)關(guān)一般都堅(jiān)持了歸檔制度，這種歸檔制度有兩層意思：第一層是一個(gè)機(jī)關(guān)的內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)向本機(jī)關(guān)秘書處歸檔；第二層意思是各機(jī)關(guān)將已經(jīng)辦完的文件材料移交給中共中央秘書處材料科集中保存。為了使歸檔工作有序進(jìn)行，1941年在《中共秘書處材料科黨務(wù)材料管理法》（草案）中對(duì)移交和接收材料的工作提出了如下要求“收到材料依收到次序登記于登記表上，并編寫登記號(hào)碼”。這種文件登記表包含了文件登記號(hào)、分類號(hào)、文件名稱、文件作者、文件日期、頁(yè)數(shù)、內(nèi)容摘要等等。
　　
　　檔案的整理與編目
　　
　　由于文件材料日益增多，而且檔案保管部門有相當(dāng)一部分文件材料是零散的，在戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境中不便攜帶，在敵占大城市中不利隱蔽，也不利于研究和使用。因此，檔案材料的整理就成了文書檔案工作者的一項(xiàng)重要任務(wù)。文件材料的整理是圍繞著戰(zhàn)爭(zhēng)形勢(shì)和地下斗爭(zhēng)這根特定環(huán)境進(jìn)行的，既要分類立卷，又要把檔案分為普通、秘密和機(jī)密三種，在立卷后還要進(jìn)行編目等項(xiàng)工作。
　　一、檔案的分類立卷。分類立卷是確保案